Il segretario ha un nome diverso. Cosa c'è in un nome? Descrizione del lavoro del segretario-referente

Volendo essere moderni, i datori di lavoro nazionali molto spesso prendono in prestito titoli di lavoro da pratiche straniere, molto spesso russe. Ad esempio, recentemente puoi imbatterti in nuove posizioni come "direttore dell'ufficio" o "segretario alla reception", che, ahimè, non troveremo ancora nell'elenco unificato delle qualifiche delle posizioni dei dipendenti (di seguito - ECSD).

Nel frattempo, i libri di consultazione e i classificatori delle qualifiche russe hanno da tempo natura consultiva. Mentre la legislazione bielorussa, vale a dire la clausola 3, parte 2, art. 19 del Codice del lavoro della Repubblica di Bielorussia (di seguito denominato Codice del lavoro) contiene un requisito rigoroso che i nomi di professioni, posizioni, specialità devono corrispondere agli elenchi delle qualifiche, approvato secondo le modalità stabilite dal Governo della Repubblica di Bielorussia. A sua volta, il comma 1 delle Disposizioni generali del Repertorio unificato delle tariffe e delle qualifiche dei posti di lavoro dei dipendenti, approvato con Risoluzione del Ministero del Lavoro e della Protezione Sociale della Repubblica di Bielorussia del 2 gennaio 2012 n. 1 (di seguito denominato Disposizioni generali dell'AESD), lo afferma L’ECSD è obbligatorio per l’uso nelle organizzazioni indipendentemente dalla loro forma organizzativa e legale, in cui i rapporti di lavoro si basano su un contratto di lavoro (contratto).

Delle spiacevoli conseguenze legali che potrebbero derivare dalla violazione dei suddetti requisiti legali abbiamo scritto nel numero precedente della nostra rivista e non lo ripeteremo qui. Tuttavia, consigliamo vivamente: prima di aggiungere la posizione di segretario alla tabella del personale dell'organizzazione e di registrare l'assunzione nel libro di lavoro del dipendente, è necessario consultare il classificatore nazionale della Repubblica di Bielorussia “Professioni dei lavoratori e posizioni dei dipendenti " (OKRB 006-2009), approvato con la risoluzione del Ministero del Lavoro e della Protezione Sociale della Repubblica di Bielorussia del 22 ottobre 2009 n. 125, e assicurarsi che tale posizione sia prevista da questo documento, quindi verificare sull'ECSD se le responsabilità del tuo segretario corrispondono alla posizione che hai scelto per lui.

L'OKRB 006-2009 prevede più di una dozzina di incarichi, il cui nome contiene la parola "segretario". Tra questi vi sono, ad esempio, il “Segretario del Presidium”, il “Segretario del Consiglio Accademico” o il “Segretario della Sessione della Corte”. Siamo interessati a quelle segretarie, senza le quali il lavoro dell'ufficio, dell'ufficio, della reception del direttore, ecc. è impossibile. Le responsabilità lavorative di tali segretari, nonché i requisiti di qualificazione per tali posizioni, sono stabiliti nell'edizione 1 della ECSD “Posizioni di dipendenti per tutti i tipi di attività”, approvata con decreto del Ministero del lavoro e della protezione sociale del Repubblica di Bielorussia del 30 dicembre 1999 n. 159 (con numerose modifiche e integrazioni, l'ultima delle quali è stata introdotta con la risoluzione n. 95 del 03/09/2012).

Segretario della reception del direttore

ATTENZIONE: Le informazioni presentate qui sono un po' obsolete, vedere le modifiche!

La segretaria alla reception del direttore (codice posizione secondo OKRB 006-2009–24690) è forse la professione di segretaria più comune. Tuttavia, non si può non notare che, in base al nome stesso della posizione, per la sua introduzione nella tabella del personale, è necessario avere nell'organizzazione non solo un manager, ma anche un'area reception. È vero, non possiamo dire quanto sia necessario.

Questa posizione è classificata come specialista e non è classificata. Secondo l’ECSD Le responsabilità lavorative del segretario alla reception del manager includono svolgere lavori di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'organizzazione; ricevere la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal dirigente, trasmetterla secondo la decisione assunta a unità strutturali o specifici esecutori per l'utilizzo nel processo lavorativo o preparare le risposte; condurre lavori d'ufficio, eseguire varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e l'assunzione di decisioni. Segretario della reception del direttore svolge inoltre le seguenti funzioni:

• accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo dell'organizzazione;
• prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del manager;
• monitora la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verifica la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al gestore per la firma, garantisce la loro redazione di alta qualità;
• organizza le conversazioni telefoniche del dirigente, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne porta alla sua attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, porta tempestivamente le informazioni al la sua attenzione, ricevuta attraverso i canali di comunicazione;
• per conto del responsabile, redige lettere, richieste, altri documenti, prepara risposte agli autori delle lettere;
• svolge attività di preparazione di riunioni e conferenze tenute dal responsabile (raccolta materiali necessari, comunicando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro iscrizione), tiene e redige verbali delle riunioni e dei convegni;
• esercita il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'organizzazione degli ordini e delle istruzioni impartiti, nonché sul rispetto dei termini per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'organizzazione presa sotto controllo;
• mantiene un file di controllo e registrazione;
• fornisce al posto di lavoro del manager le necessarie attrezzature organizzative, forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al suo lavoro efficace;
• stampa, su indicazione del responsabile, il materiale ufficiale necessario per il suo lavoro, ovvero inserisce informazioni aggiornate nella banca dati;
• organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la tempestiva considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti;
• copia i documenti su una fotocopiatrice personale;

Svolgere i compiti a lui assegnati con alta qualità Il segretario alla reception del direttore dovrebbe sapere: atti normativi, altre linee guida e materiali metodologici relativi alle attività dell'organizzazione e alla tenuta dei registri; struttura e gestione dell'organizzazione e delle sue divisioni; organizzazione del lavoro d'ufficio; modalità di registrazione e trattamento dei documenti; lavoro d'archivio; dattiloscritto; regole per l'uso dei citofoni; standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa; regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard; fondamenti di etica ed estetica; regole della comunicazione d'impresa; nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro; regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche; fondamenti di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro; normative interne sul lavoro; norme e regolamenti di tutela del lavoro.

In conformità con i requisiti di qualificazione dell'ECSD, un manager può essere nominato per la posizione di segretario all'accoglienza una persona che ha un'istruzione specialistica superiore o secondaria senza presentare requisiti di esperienza lavorativa.

Segretario-assistente

Anche la posizione di assistente segretario (codice posizione secondo OKRB 006-2009–24692) appartiene alla categoria degli specialisti, tuttavia l'ECSD gli impone requisiti più elevati in termini di complessità delle responsabilità funzionali e livello di formazione.

L'assistente segretario, in conformità con le sue responsabilità lavorative, organizza il lavoro per fornire servizi documentali e non documentari al capo dell'organizzazione (azienda); costituisce razionalmente il proprio fondo di riferimento e di informazione, organizza i servizi informativi per il gestore; svolge lavori d'ufficio; prepara rassegne stampa, compila materiali di riferimento, li classifica e li sistematizza, mantiene un dossier tematico; provvede all'accoglienza, alla registrazione, alla ricerca operativa, alla consegna dei documenti, all'emissione di informazioni operative sui documenti, nonché:

• controlla la tempestiva esecuzione dei documenti;
• prepara materiali analitici, sintesi di relazioni, bozze di discorsi al manager sulle aree di attività più importanti dell'organizzazione (azienda);
• svolge lavori per garantire i collegamenti dell'organizzazione (azienda) (telefono, fax, computer, ecc.) con le organizzazioni partner, i media;
• organizza riunioni, dirige e redige verbali, vigila sull'attuazione delle proprie decisioni;
• prepara bozze di lettere commerciali, telegrammi, telefax e altri documenti inviati a terzi, partecipa alle trattative con partner stranieri senza interprete, prepara le risposte agli autori delle lettere;
• assicura l'organizzazione del lavoro del manager nella preparazione di viaggi di lavoro e riunioni, nell'accoglienza dei visitatori e nella pianificazione del proprio orario di lavoro;
• tiene registri e monitora l'esecuzione delle istruzioni del gestore;
• forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i termini stabiliti.

Segretario-referente secondo i requisiti dell'ECSD bisogna sapere: atti normativi, altre linee guida e materiali metodologici sul supporto informativo e documentale per le attività di gestione; il sistema dei poteri di governo nella repubblica e nella sua regione; personale dirigente dell'organizzazione (azienda), sue divisioni; struttura, funzioni, compiti dell'organizzazione (azienda), sua interazione verticalmente e orizzontalmente; regole per scrivere lettere commerciali; tecniche e metodi di negoziazione e protocollo; materiali guida sulle regole per la compilazione, archiviazione, ricerca ed emissione di informazioni e materiale di riferimento; tecniche di astrazione, attrezzature per ufficio, organizzazione delle pubbliche relazioni e delle relazioni con i media; 1-2 lingue straniere, russo e bielorusso; fondamenti di economia, organizzazione della produzione, del lavoro e del management; fondamenti di psicologia sociale generale, etica, estetica; nozioni di base della legislazione del lavoro; norme e regolamenti in materia di protezione del lavoro e sicurezza antincendio.

Per la posizione di segretario-referente, l'ECSD richiede i seguenti requisiti di qualificazione: istruzione superiore (secondaria specializzata) senza requisiti di esperienza lavorativa. Inoltre non esiste alcuna categorizzazione per questa posizione.

Assistant Manager

In questo contesto, sarebbe logico menzionare una posizione come "assistente del capo dell'organizzazione" (codice posizione secondo OKRB 006-2009–24347), che nelle sue responsabilità funzionali è significativamente simile alla posizione di segreteria, ma si differenzia da quest'ultimo per la maggiore complessità delle sue responsabilità funzionali. Sebbene questa posizione sia classificata anche come professionale, è spesso considerata l'apice della carriera di segretaria.

Secondo il vicedirettore dell'ECSD svolge attività di carattere analitico-costruttivo e tecnico-informatico, così come il lavoro generale per conto e sotto la diretta supervisione del manager; svolge attività informativa e tecnica con documenti ricevuti a nome del responsabile e da lui firmati; prepara proposte al gestore per la nomina di soggetti responsabili dell'esecuzione dei documenti ricevuti a nome del gestore, ne coordina l'attuazione; partecipa insieme al manager alla stesura di un programma (pianificazione) del suo lavoro, viaggi di lavoro, riunioni, ecc., adotta misure per rispettarlo, e anche svolge le seguenti funzioni:

• fornisce supporto tecnico per l'attività del gestore (ordinazione di biglietti, trasporti, ecc.; organizzazione di riunioni, convegni, trattative, ecc.);
• accompagna il manager in viaggi di lavoro, meeting, ricevimenti particolari, ecc.; vi partecipa direttamente sulle problematiche individuate dal manager, riferisce al manager sui risultati di tali attività;
• conserva verbali e altri documenti documentanti lo svolgimento e i risultati di riunioni, trattative, convegni, ecc.;
• comunica con organizzazioni, enti statali e governi locali, pubblico e media per risolvere questioni identificate dal manager e che non richiedono la partecipazione diretta del manager;
• per conto del manager, coordina le singole questioni con i dipendenti delle divisioni strutturali, comunica loro le istruzioni e gli ordini del manager, ne monitora l'attuazione;
• raccoglie materiali e informazioni, prepara materiali analitici, informativi, di riferimento e di altro tipo e li presenta al responsabile;
• riceve, per conto del dirigente, dagli enti statali e dalle amministrazioni locali, documenti e informazioni necessarie al dirigente;
• controlla la tempestiva considerazione delle proposte, istanze, reclami rivolti al dirigente;
• esegue istruzioni una tantum da parte del manager per organizzare il lavoro del personale nella direzione determinata dal manager;
• esegue altre istruzioni del manager nell'ambito delle relazioni ufficiali.

Assistente del capo dell'organizzazione bisogna sapere: atti normativi che regolano le direzioni prioritarie di sviluppo del settore rilevante dell'economia; politiche interne ed esterne dell'organizzazione; profilo, specializzazione e caratteristiche della struttura organizzativa e gestionale dell'organizzazione; struttura e attrezzatura di un ufficio moderno; principi di rappresentanza negli enti pubblici, negli enti locali, negli organismi terzi; principi e metodi di gestione; organizzazione del lavoro d'ufficio, pubbliche relazioni, media; fondamenti di etica ed estetica; procedure di comunicazione aziendale; la procedura per sistematizzare la contabilità e conservare la documentazione utilizzando le moderne tecnologie informatiche; fondamenti di economia, organizzazione e gestione del lavoro; nozioni di base della legislazione del lavoro; norme e regolamenti in materia di protezione del lavoro e sicurezza antincendio.

Secondo i requisiti di qualificazione dell'ECSD, una persona nominata alla posizione di assistente del capo di un'organizzazione, deve avere un'istruzione superiore senza requisiti di esperienza lavorativa. Anche l’ECSD non prevede una categoria per questa posizione.

Segretario. Solo una segretaria...

Fino a poco tempo fa, nei libri di consultazione e nei classificatori esisteva la posizione di "segretario-dattilografo". A differenza di quelli sopra elencati, essa apparteneva alla categoria degli altri dipendenti (esecutori tecnici), e pertanto le veniva addebitata una tariffa notevolmente inferiore.

Forse non c'è bisogno di spiegare perché questa posizione non è stata popolare negli ultimi tempi ed era quasi impossibile trovarla anche nelle organizzazioni più squallide. Per non dire tempestivamente, ma il legislatore, tuttavia, ha risposto alle nuove tendenze e divideva questa posizione in due: segretaria e dattilografa. Di quest'ultima non parleremo perché, viste le caratteristiche delle sue responsabilità lavorative, non è in alcun modo correlata al nostro argomento di oggi.

Ma per quanto riguarda la posizione "segretario"(codice OKRB 006-2009–24658), va notato che la sua comparsa nell'ECSD è completamente giustificata. A proposito, l'uso di questa posizione sarà del tutto appropriato quando l'organizzazione non ha un responsabile della reception in quanto tale e il titolo di "segretario della reception del direttore" solleva dubbi, come discusso sopra. Oppure come chiamare, ad esempio, una persona che siede nella sala di ricevimento del vice capo di un'organizzazione, o nella sala di ricevimento del capo di un'unità strutturale? Qui è dove hai solo bisogno di una segretaria.

Il segretario, in conformità con le responsabilità lavorative prescritte nel ECSD, svolge funzioni tecniche per garantire e mantenere il lavoro del capo dell'organizzazione(i suoi vice, capi delle divisioni strutturali), tra cui:

• raccoglie e presenta le informazioni necessarie al manager da dipartimenti o esecutori;
• organizza le conversazioni telefoniche del responsabile, registra i messaggi ricevuti in sua assenza e ne porta all'attenzione il contenuto;
• svolge lavori sulla preparazione organizzativa delle riunioni e delle riunioni tenute dal responsabile (raccogliendo i materiali necessari, comunicando ai partecipanti l'ora, il luogo, l'ordine del giorno della riunione o della riunione, la loro registrazione), mantenendo e redigendo verbali;
• stampa, su indicazione del responsabile, documenti ufficiali e materiali necessari per il suo lavoro, inserisce le informazioni necessarie nella banca dati;
• se ha competenze di stenografia, stenografa i testi di ordini, istruzioni, lettere e altri documenti di organizzazione e amministrazione, provvedendo poi alla loro decodificazione e stampa o inserimento delle informazioni in una banca dati;
• trasmette e riceve informazioni tramite dispositivi riceventi e intercomunicanti (telex, fax, telefax, ecc.);
• prepara vari documenti e materiali utilizzando la tecnologia informatica;
• accetta i documenti per la firma da parte del gestore;
• organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la tempestiva considerazione delle loro richieste e proposte;
• svolge il lavoro d'ufficio, riceve la corrispondenza indirizzata al manager, la sistematizza secondo la procedura stabilita e la trasferisce, previo esame da parte del manager, a dipartimenti o esecutori specifici per l'utilizzo nel processo del loro lavoro o nella preparazione di una risposta;
• mantiene un fascicolo di controllo e registrazione, monitora le scadenze di evasione degli ordini del gestore posti sotto controllo;
• forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi nei termini stabiliti;
• prepara i documenti per la riproduzione su apparecchiature di duplicazione e copia anche i documenti;
• fornisce al posto di lavoro del manager forniture per ufficio e attrezzature organizzative;
• è conforme ai requisiti di protezione del lavoro e sicurezza antincendio, alla disciplina di produzione e lavoro e alle normative interne sul lavoro.

L’ECSD lo ha scoperto il segretario deve sapere: regolamenti, istruzioni, altro materiale guida e documenti normativi sulla tenuta dei registri; struttura dell'organizzazione e delle sue divisioni; dattiloscritto; regole di ortografia e punteggiatura; regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard; regole per il funzionamento di apparecchiature informatiche, apparecchiature per la riproduzione di materiali stampati, registratori vocali, registratori e altri mezzi tecnici utilizzati; regole per l'uso dei citofoni; standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa; fondamenti di etica ed estetica; regole della comunicazione d'impresa; nozioni di base dell'organizzazione del lavoro; nozioni di base della legislazione del lavoro; normative interne sul lavoro; requisiti di protezione del lavoro e di sicurezza antincendio.

Può essere nominata la carica di segretario una persona che ha un'istruzione secondaria generale e una formazione speciale secondo un programma stabilito.

Ancora una volta, attiriamo l'attenzione dei lettori sul fatto che questa posizione appartiene alla categoria 3 - "Altri dipendenti" - e dovrebbe essere retribuita meno di tutte quelle elencate in precedenza, che appartengono alla categoria 2 - "Specialisti". In altre parole, “segretario” è un gradino sotto rispetto a “segretario alla reception del direttore”.

Forse gli atti giuridici normativi nazionali che regolano le questioni relative ai titoli lavorativi sono in ritardo rispetto alla vita, il che è del tutto naturale, poiché le norme giuridiche che regolano determinate relazioni compaiono solo dopo la comparsa delle relazioni stesse. È possibile che le responsabilità lavorative delle professioni sopra indicate non prevedano tutte le funzioni di una moderna segretaria, o che le funzioni elencate non corrispondano alla situazione attuale. Tuttavia, quando si nominano le posizioni, è necessario rispettare i requisiti di legge relativi alla conformità di questi nomi con gli elenchi e i classificatori delle qualifiche.

Categorie moderne di segretari

Oggi, nelle organizzazioni e imprese di varie forme organizzative e giuridiche, esistono molti tipi di professione di segretaria. Titoli principali: assistente (o assistente) di un top manager (capo di un'organizzazione), assistente segretario, segretario di reception (o segretario di reception), direttore di ufficio o amministratore di ufficio. Da un lato, il titolo della posizione svolge spesso una funzione psicologica e aumenta il prestigio del lavoro svolto dal segretario. Molte persone accettano di pagare salari bassi rispetto alla media del mercato, purché la posizione abbia un nome sonoro. D'altra parte, dietro nomi diversi si nascondono spesso responsabilità lavorative completamente diverse.

La posizione di segretaria di accoglienza (o segretaria di accoglienza) è il primo passo della tua carriera. Esistono diversi nomi per un segretario alla reception: segretario - receptionist; segretario d'ufficio o segretario di accoglienza; segretario di turno, receptionist o responsabile d'ufficio; segretario - amministratore. Le responsabilità sono poche, ma sono estremamente responsabili: organizzare l'accoglienza dei visitatori (inclusa l'offerta di tè o caffè), rispondere e distribuire le telefonate, inviare e ricevere la corrispondenza e, se necessario, conservare la documentazione e stampare i documenti. Il grado di indipendenza è basso. In un dipendente che ricopre la carica di addetto alla reception, ciò che viene apprezzato, innanzitutto, è la capacità di seguire accuratamente le istruzioni e le indicazioni del responsabile. Solitamente non è richiesta la conoscenza di una lingua straniera. Poiché il segretario della reception è la prima persona che vedono i visitatori dell'organizzazione, è lui che crea un'immagine favorevole e degna dell'azienda, deve fare una buona impressione e, quindi, avere una voce e un aspetto piacevoli, capacità di comunicazione aziendale , gli vengono richieste anche buone capacità comunicative, diligenza incondizionata, buona volontà, gentilezza, capacità di frenare le proprie emozioni, pazienza.

La posizione di segretario presuppone un'indipendenza leggermente maggiore. Il personale dirigente delle organizzazioni commerciali non statali è, di norma, molto ridotto. I dirigenti di queste società sono principalmente impegnati nella risoluzione dei problemi produttivi di base, dei problemi strategici di sviluppo delle loro imprese e affidano una parte significativa del lavoro gestionale (principalmente amministrativo) ai loro segretari. Il segretario del capo di un'azienda moderna non deve solo digitare rapidamente e redigere correttamente i documenti, ma anche redigere i testi di vari documenti, modificare progetti, non solo organizzare razionalmente l'accoglienza dei visitatori e il servizio telefonico, ma anche risolvere autonomamente molte questioni secondo le istruzioni ricevute dal gestore.

Questo nuovo tipo di professione di segretaria si chiama segretaria-assistente. Come sapete, la segretaria e l'assistente sono tipologie abbastanza diverse della professione di segretaria. Il segretario del capo di un'organizzazione è un assistente che organizza le attività del primo manager, redige per lui documenti, organizza riunioni, trattative, viaggi d'affari e fornisce il servizio telefonico.

Un assistente è uno specialista non solo nel campo degli affari di segreteria, ma anche nel campo delle attività principali dell’azienda; predispone decisioni, relazioni, relazioni, discorsi manageriali, documenti analitici; analizza la situazione e partecipa allo sviluppo della strategia e delle tattiche dell'azienda. Un segretario-referente è un manager fidato che dispone di determinate informazioni e libera il suo capo dal lavoro attuale per dargli l'opportunità di concentrarsi sulla risoluzione delle principali questioni aziendali. Grazie al lavoro dell'assistente segretario, il manager può concentrarsi il più possibile sullo svolgimento dei propri compiti professionali. Una segretaria - un assistente in un'azienda - è uno specialista che dimostra capacità intellettuali e creative.

Un responsabile d'ufficio è un dipendente del quale nessuna organizzazione può fare a meno. Questa parola, stranamente, non ha forma femminile. Questa è una professione che crea miti attorno a sé. Per una persona non iniziata, il lavoro di un direttore d'ufficio può sembrare elementare: parlare al telefono, portare il caffè al capo e sorridere calorosamente ai visitatori. Ma non è così semplice: non per niente la segretaria è considerata il "volto" dell'azienda, e il successo della futura collaborazione dipende in gran parte dall'impressione che fa al cliente e da come comunica. Il personale organizzativo dell'ufficio assicura l'attività congiunta di tutte le componenti delle attività tecnologiche d'ufficio e il suo coordinamento con le funzioni gestionali previste. Comprende i capi delle divisioni strutturali dell'ufficio.

In situazioni reali è possibile combinare le funzioni di varie categorie di impiegati nelle attività di specifici impiegati. Fino a poco tempo fa, tali dipendenti, di norma, svolgevano funzioni di coordinamento oltre alle loro attività principali, il che non è sempre giustificato. Un'organizzazione efficace del lavoro d'ufficio richiede una formazione professionale e la disponibilità di una posizione adeguata con i diritti e le responsabilità necessarie. La pratica negli ultimi anni ha realizzato questa esigenza sotto forma di posizione di responsabile di ufficio. Un direttore d'ufficio è un amministratore professionale che gestisce le attività dell'apparato gestionale di un'impresa (ma non un'unità strutturale). In senso figurato, il direttore d'ufficio è il “proprietario dell'ufficio”, il “capo dello staff”, il primo assistente del direttore nella risoluzione di innumerevoli questioni amministrative ed economiche dell'attività dell'impresa (organizzazione, istituzione). Il responsabile dell'ufficio non dovrebbe tanto aiutare il capo dell'organizzazione nello svolgimento delle sue funzioni, ma piuttosto assumersi la responsabilità dell'attuazione di tutto il lavoro operativo dell'azienda, partecipare attivamente allo sviluppo della sua strategia e al lavoro di gestione del personale, e nella progettazione di processi, operazioni e procedure gestionali.

L'elenco delle qualifiche delle posizioni per dirigenti, specialisti e altri dipendenti, approvato con risoluzione del Ministero del lavoro russo del 21 agosto 1998 n. 37, classifica la posizione di segretario di un vicedirettore come esecutore tecnico. L’Associazione Internazionale dei Segretari dà la seguente definizione di segretario del manager: “Si tratta di un assistente esecutivo responsabile del supporto documentale per le attività del manager, dell’unità strutturale o dell’organizzazione nel suo complesso, che lavora in modo indipendente, senza controllo diretto da parte del manager.

Una segretaria è un impiegato con una vasta gamma di responsabilità, dalla risposta alle telefonate (receptionist) all'assistente manager (segretaria personale).

Di solito è richiesta una segretaria moderna che abbia capacità di lavorare con un personal computer, conoscenza delle lingue straniere, capacità di comunicazione, cultura della comunicazione, puntualità e accuratezza.

Per lavorare come segretaria non è necessario possedere conoscenze o abilità particolari; chiunque può lavorare come segretaria. Non certamente in quel modo. Per lavorare come segretaria non è necessario laurearsi in un'università, è sufficiente completare corsi specializzati. I corsi di segreteria coprono parecchio: studio della comunicazione aziendale, etica, lettura veloce, psicologia pratica, gestione dell'ufficio, corsi di dattilografia, stenografia, acquisizione della capacità di maneggiare apparecchiature per ufficio, mini-PBX, competenze in 1C. Inoltre, gli psicologi sottolineano l’importanza di qualità come: la capacità di una persona di percepire sottilmente gli altri e di rispondere adeguatamente al comportamento degli altri, e la resistenza allo stress. Gli psicologi chiamano questo insieme di qualità “intelligenza emotiva”. Non tutti possono farlo; non lo insegnano all’università; non dipende dall’intelligenza mentale di una persona.

La segretaria deve essere una bellezza alta e con le gambe lunghe. Il suo compito è decorare l'ufficio. Non certamente in quel modo. È sufficiente un aspetto gradevole. Poiché il segretario è l'uomo d'affari dell'azienda. Pertanto, bisogna necessariamente avere un senso dello stile e del buon gusto. È la capacità di vestirsi bene, parlare con competenza e comportarsi nella società secondo le regole fondamentali dell'etichetta aziendale che forma la prima impressione dell'azienda tra i clienti. I partner commerciali, comunicando prima con la segretaria, decidono a livello intuitivo se faranno affari con questa azienda o meno. Il capo di una struttura aziendale, che ha a cuore soprattutto il prestigio della sua azienda, non inserirà mai nella sala dei ricevimenti una ragazza bella ma incompetente. È consigliabile organizzare il lavoro del capo e dell'ufficio, una delle tante responsabilità del segretario.

Lavorare come segretaria è facile. Devi solo rispondere alle chiamate, preparare il caffè, inviare documenti per la firma. No non è vero. I rappresentanti di questa professione spesso devono affrontare straordinari e una costante riorganizzazione del loro programma in conformità con il programma del capo. Lavorare come segretaria è spesso emotivamente faticoso. Quando non c'è molto da fare, cosa che accade molto raramente, spesso vengono caricati di lavoro aggiuntivo, ad esempio le funzioni di capoufficio, ecc. E se il capo è di cattivo umore, la prima a cadere nel mirino è la segretaria. Inoltre, una brava segretaria è il pacificatore dell'azienda, è in grado di prevenire una possibile “tempesta”. Questo, ovviamente, non è nelle istruzioni di servizio. Ma il grado di rapporto tra la segretaria e il manager dipende dalla capacità di “incassare un colpo”. Inoltre, il segretario deve essere in grado di trovare un linguaggio comune con il team, mantenere rapporti fluidi e professionali con tutti i dipendenti, senza individuare nessuno. Oltre a questo abile lavoro psicologico, i compiti della segretaria comprendono lo svolgimento della corrispondenza commerciale, la pianificazione della giornata lavorativa del capo, la risposta a tutti i tipi di chiamate, la ricezione di partner commerciali, il monitoraggio del lavoro della reception e talvolta dell'intero ufficio.

La segretaria è una “faccendina” per esaudire i “desideri” dell'azienda; la figura della segretaria in azienda non ha un'importanza determinante. Non certamente in quel modo. Una segretaria che è riuscita a guadagnare autorità dalla squadra e dal capo, diventa una sorta di “eminenza grigia”, in modo invisibile ma può influenzare in modo significativo il lavoro dell'azienda nel suo insieme. Spesso il manager si rivolge alla segretaria per un consiglio, ed è l'assistente che prende la decisione finale del capo. Spesso è meglio informato sugli affari dell'azienda rispetto al capo e ai suoi vice e può dare consigli tempestivi, corretti ed equilibrati. Il segretario dà il tono di ogni giornata lavorativa e influenza indirettamente il manager. Ad esempio, un posto di lavoro ben organizzato e una consegna tempestiva delle informazioni necessarie facilitano il lavoro del capo.

Il segretario non ha opportunità di avanzamento di carriera. La professione non implica promozione. In parte è così. Un leader manterrà accanto a sé un buon segretario. Il capo farà del suo meglio per ignorare le richieste di promozione del supervisore se ha fiducia nel suo dipendente e sa che si può fare affidamento su di lui in ogni circostanza. Quindi professionalità e dedizione possono giocare uno scherzo crudele a un dipendente. D'altra parte, queste qualità possono diventare la base per la crescita della carriera. Il segretario di turno deve partecipare a tutti i processi aziendali e questa è un'esperienza di vita acquisita molto importante e un ottimo inizio per il futuro. Ci sono molti esempi in cui, dopo aver lavorato come segretarie, le persone sono diventate uomini d'affari, funzionari di alto rango e top manager. Inoltre, una segretaria qualificata dei nostri tempi può guadagnare abbastanza bene, al livello di un importante top manager.

La segretaria è una professione femminile. Gli uomini non lavorano in tali posizioni. La maggior parte delle donne lavorano come segretarie. Ciò si spiega con il fatto che, emotivamente, le donne sono più flessibili, è più facile per loro adattarsi all'umore, alle abitudini, al carattere del capo, risolvere i conflitti, ecc. Tuttavia, gli uomini sono in grado di svolgere anche i compiti di segretario. Molte grandi aziende preferiscono i rappresentanti del sesso più forte, rinominando la posizione da "segretario" a "assistente manager".

La professione di segretaria è una delle più richieste sul mercato del lavoro. Sì. Qualsiasi azienda ha semplicemente bisogno vitale di una persona che monitori tutta la documentazione, incontri i clienti, serva caffè e protegga l'ufficio del capo da visitatori indesiderati. Inoltre, era il “biglietto da visita” dell'azienda.

Ogni segretaria è l'amante del manager per il quale lavora. Questo è un mito consolidato. Tutti intorno a lui hanno fiducia in lui, tranne il suo capo e la sua segretaria. Ciò che distingue un professionista è che se non vuole il tipo di rapporto menzionato, allora non accadrà. Anche se le storie d'amore in ufficio non sono così rare. Accade così che il capo e la segretaria trascorrano molto tempo insieme al lavoro, attraversando tutte le difficoltà degli affari, quindi tra loro nascono spesso rapporti informali. Ma è meglio non ridurre la distanza esistente tra capo e segretaria, nell'interesse dell'azienda.

La segretaria deve sorridere costantemente. Sì. Dopotutto, nessuno vuole vedere un dipendente triste, aggressivo o timido. La posizione di segretaria ti obbliga a trattare tutti quelli che si presentano alla porta del capo, a trattare tutti con gentilezza, con un sorriso e a mandare via educatamente i visitatori che il capo non vuole. Esistono anche corsi di formazione speciali che ti insegnano a sorridere quando necessario.

Il segretario è definito il fedele assistente e il braccio destro del capo, e per una buona ragione, perché tra le responsabilità del segretario del manager c’è quello di garantire l’efficacia delle attività gestionali e amministrative. La segretaria del manager è impegnata nella preparazione e nell'esecuzione di documenti e documenti aziendali, aiuta il capo negli affari e risolve molte questioni organizzative.

La posizione di assistente segretario può anche essere considerata una posizione di rappresentanza, poiché è il volto dell'azienda: incontra gli ospiti, risponde alle chiamate e alle lettere. Questo tipo di lavoro richiede grande compostezza, capacità comunicative e organizzazione. Per questo motivo, la professione di segretaria può promettere grandi prospettive: in futuro uno specialista può diventare un direttore d'ufficio, e poi uno dei direttori o dei top manager.

La posizione di segretario esecutivo è richiesta in quasi tutte le aziende che dispongono di un ufficio per clienti e visitatori. Queste possono essere sia grandi imprese che piccole organizzazioni imprenditoriali.

Storia della professione

Nel corso del tempo, i poteri del segretario si sono ampliati notevolmente e oggi possono svolgere un'ampia varietà di funzioni. Pertanto, è nata la necessità di specialisti con una specializzazione ristretta, a seguito della quale è apparsa la professione di assistente segretario, impiegato, segretario-traduttore e direttore d'ufficio.

Responsabilità del segretario

Le responsabilità lavorative dell'assistente segretario includono:

• accoglienza dei visitatori;
• ricevere telefonate;
• tenuta dei registri;
• pianificare la giornata lavorativa del manager;
• organizzazione di riunioni;
• ordinare biglietti e prenotazioni alberghiere per il direttore e altri dipendenti durante un viaggio d'affari;
• ordinare cancelleria per l'ufficio;
• esaudire le richieste del gestore.

A volte le funzioni della segretaria del direttore includono la corrispondenza in inglese.

Requisiti per una segretaria

I requisiti per un assistente di segreteria includono:

• istruzione secondaria o superiore;
• Possesso del PC;
• conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio;
• conoscenza dell'inglese (a volte).

Inoltre, la posizione di segretario richiede le seguenti competenze:

• puntualità;
• la capacità di avere un bell'aspetto (presentabile);
• organizzazione.

Esempio di curriculum della segretaria

Riprendi il campione

Come diventare segretaria

Come diventare segretaria? Chiunque può averlo istruzione superiore che ha completato corsi per assistente di segreteria o ha ricevuto formazione direttamente sul posto di lavoro. Di norma, i datori di lavoro non impongono requisiti speciali sulla specialità acquisita dal richiedente, ma si concentrano sul garantire che il richiedente abbia le qualità personali necessarie e sia in grado di svolgere compiti al livello adeguato.

Stipendio del segretario

Lo stipendio di una segretaria può variare da 15 a 45 mila rubli. Il reddito dipende dalle mansioni del dipendente e dalla regione in cui lavora. Lo stipendio medio di un assistente segretario è di 30mila rubli.

Ritorno alle responsabilità del manager

Il segretario svolge i seguenti compiti:

— Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del dirigente.

— Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal manager, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o ad un esecutore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.

— Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del manager.

— Risponde alle telefonate, registra e trasmette le informazioni ufficiali al direttore, organizza conversazioni telefoniche con il direttore.

— Per conto del manager, redige lettere, richieste e altri documenti.

— Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccolta dei materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantenendo e redigendo verbali di riunioni e riunioni.

— Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni impartiti, nonché il rispetto dei termini per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del manager, presi sotto controllo.

— Fornisce al posto di lavoro del manager le necessarie attrezzature organizzative, forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del manager.

— Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.

— Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i termini stabiliti.

— Organizza viaggi d'affari per il manager: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.

— Svolge incarichi ufficiali individuali dal suo diretto superiore.

Il segretario ha il diritto:

— Ricevere informazioni, comprese informazioni riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.

— Presentare proposte al management per migliorare il proprio lavoro e quello dell'azienda.

— Richiedere personalmente o per conto del dirigente ai dipartimenti dell'impresa e ad altri specialisti informazioni e documenti necessari per adempiere ai suoi doveri ufficiali.

— Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento dei compiti ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati come risultato delle attività dell'azienda.

— Prendi decisioni di tua competenza.

Il segretario ha il compito:

— Per inadempimento e/o intempestivo e negligente adempimento dei propri doveri d'ufficio.

— Per mancato rispetto delle istruzioni, degli ordini e dei regolamenti vigenti sul mantenimento dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.

— Per violazione delle norme interne sul lavoro, della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza e di sicurezza antincendio.

Responsabilità del direttore
Ex direttore
Controllo esterno
Gestione operativa
Sistema di controllo

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Ciò che un segretario deve sapere ed essere in grado di fare è stabilito nella descrizione della qualifica.

Caratteristiche di qualificazione- questo è un documento normativo che stabilisce cosa dovrebbe fare un determinato dipendente nel suo lavoro, cosa dovrebbe sapere ed essere in grado di fare per questo e quale dovrebbe essere il livello della sua formazione.

Responsabilità lavorative (la segretaria deve essere in grado di farlo) Svolgere funzioni tecniche per supportare e mantenere il lavoro del capo dell'impresa (o divisione), aiutare a pianificare la giornata lavorativa del manager. Ricevi le informazioni necessarie per il manager dai dipartimenti o dagli artisti, chiama i dipendenti secondo le sue istruzioni. Organizzare le conversazioni telefoniche del dirigente, ricevere e trasmettere messaggi telefonici, registrare i messaggi ricevuti in sua assenza e portare all'attenzione del dirigente il loro contenuto. Organizzare viaggi e trasferte di lavoro per il manager. Svolgere il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora, il luogo e l'ordine del giorno della riunione o della riunione, registrandoli), mantenendo e redigendo verbali. Fornire al posto di lavoro del manager forniture per ufficio, attrezzature organizzative e creare condizioni favorevoli al suo lavoro efficace. Trasmetti e ricevi informazioni tramite citofoni, stampa rapidamente vari materiali come indicato dal gestore. Condurre il lavoro di documentazione, accettare la corrispondenza indirizzata al manager, sistematizzarla secondo la procedura adottata presso l'impresa e trasferirla, previa considerazione, ai capi dipartimento o esecutori specifici per l'utilizzo nel processo del loro lavoro o per preparare una risposta . Fornire servizi di informazione al manager e ai dipendenti (orale, documentari, compilare rassegne stampa, fornire copie di articoli interessanti). Monitorare le scadenze per il completamento delle istruzioni del gestore sulle domande personali dei cittadini. Organizzare l'accoglienza dei visitatori, mostrando loro tatto e attenzione, facilitare la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti, formulare i fascicoli secondo la nomenclatura dei fascicoli approvata, garantirne la sicurezza e trasmetterli agli archivi entro i tempi stabiliti . Creare e utilizzare database (comprese le informazioni su Internet).

Il segretario deve sapere: le attività dell'azienda e le responsabilità lavorative e le competenze dei dipendenti; norme e istruzioni per il supporto della documentazione; dattiloscritto; lavorare su un personal computer, moderni editor di computer (Word, Excel, ecc.); regole di ortografia e punteggiatura; l'ordine di disposizione dei materiali durante la stampa di vari documenti; regole per il funzionamento delle apparecchiature d'ufficio (fax, mini centrali telefoniche automatiche, fotocopiatrici, registratori vocali, registratori); regole per l'uso dei citofoni; standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa; normative interne sul lavoro; fondamenti dell'organizzazione scientifica del lavoro di segreteria; la psicologia umana e le leggi della comunicazione efficace; etichetta d'ufficio; norme e regolamenti in materia di tutela del lavoro, sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio; lingua straniera di clienti e partner; Codice del lavoro della Federazione Russa.

Per sviluppare e specificare le caratteristiche delle qualifiche nelle imprese (aziende), vengono sviluppate le descrizioni dei lavori.

Descrizione del lavoro– il principale documento organizzativo e legale che regola le attività del segretario, definendo i suoi diritti, la posizione nell’organizzazione e la natura del suo lavoro. Il segretario fa affidamento su questo documento nei suoi rapporti con i dipendenti. Ciò che è scritto nella descrizione del lavoro, allora sorge la domanda, quali diritti sono dati in esso, quelli sono quelli che ha la segretaria.

La descrizione del lavoro di segretaria è un documento individuale, poiché la posizione di segretaria ha molte gradazioni. In una piccola organizzazione (o azienda) ci sarà un solo segretario (segretario referente). Nelle organizzazioni più grandi, il manager e i suoi delegati possono avere segretari in ciascuna unità strutturale. Ci sono segretari del consiglio, segretari scientifici dei consigli scientifici, ecc. Ogni segretario, sempre, in base al volume e alle specificità delle attività dell'organizzazione, ai requisiti del manager e alla sua fiducia nel segretario, sviluppa sempre la propria gamma di responsabilità e diritti , varie combinazioni di tipi di lavoro creativi, logici e tecnici. Allo stesso tempo, esiste una serie standard di operazioni di gestione per i servizi documentali e non documentali che vengono eseguite da tutti i segretari. Inoltre, la particolarità e la complessità della stesura del job description di un segretario sono dovute alla versatilità delle sue attività. Pertanto, è impossibile parlare di un unico standard per la descrizione del lavoro di una segretaria (segretaria di riferimento).

Tuttavia, come ogni descrizione del lavoro, esistono requisiti generali. Innanzitutto ha una struttura unitaria già stabilita del testo, vale a dire le sezioni:

1. Disposizioni generali;

2) funzioni;

3) responsabilità lavorative;

5) responsabilità;

6) relazioni;

7) collegamenti per posizione.

Potrebbe essere aggiunta una sezione “Valutazione del lavoro” e negli ultimi anni è apparsa sempre più spesso la sezione “Organizzazione del lavoro (routine quotidiana)”.

La sezione “Disposizioni generali” contiene il nome esatto della posizione secondo la tabella del personale, la posizione nel sistema di gestione, ovvero il nome dell'unità strutturale e della subordinazione, la procedura di nomina e licenziamento e la procedura di sostituzione. Nelle grandi organizzazioni che dispongono di un servizio di istituto di istruzione prescolare, il segretario ha una doppia subordinazione: direttamente al suo supervisore e al capo del servizio di istituto di istruzione prescolare. I segretari vengono nominati e licenziati per ordine del capo (in una grande organizzazione - su proposta del capo del servizio dell'istituto di istruzione prescolare).

Questa sezione specifica inoltre i requisiti di formazione professionale e di esperienza lavorativa. Oggi l'atteggiamento nei confronti del segretario e i requisiti per lui sono cambiati radicalmente. Le aziende cercano una segretaria con un'istruzione specialistica superiore o secondaria, che conosca una lingua straniera e sia fluente con il computer. Sempre più spesso al segretario, anche all'estero, è richiesto di conoscere non una, ma due o più lingue straniere, poiché le aziende hanno numerosi contatti con partner stranieri, e il segretario comunica con loro. Contiene inoltre indicazioni sui principali documenti legislativi, regolamentari, normativi, metodologici, organizzativi e amministrativi che guidano il segretario nel suo operato.

Nella sezione “Funzioni” sono elencate le principali aree di attività del segretario (assistente-segretario), ad esempio: supporto informativo e documentale per il manager, supporto organizzativo al lavoro del manager, partecipazione alla preparazione di mostre e presentazioni, ecc.

La sezione "Responsabilità lavorative" elenca tutti i tipi di lavoro, operazioni e tecnologie utilizzate nella loro implementazione. Elenca il lavoro svolto dal segretario in una sequenza logica. Tutti i tipi di lavoro sono suddivisi in operazioni che indicano la tecnologia di esecuzione. Ad esempio, la funzione “supporto informativo e documentale” è divisa in due parti: documentazione e lavoro con i documenti. La documentazione comprende, a sua volta, la redazione di lettere (lettere di invito, lettere di sollecito, ecc.), telegrammi, ecc., su indicazione del responsabile dei lavori; digitare i documenti del manager su un computer; verificare la correttezza dei documenti presentati al responsabile per la firma (visti, disponibilità e correttezza dei dati secondo i requisiti della norma, ecc.); fare e certificare copie di documenti, ecc. Lavorare con i documenti include ricevere documenti in entrata (gli orari sono indicati, ad esempio: alle 09 e alle 16), ricevere fax ed e-mail (durante il giorno); elaborazione iniziale dei documenti ricevuti in conformità con i requisiti delle istruzioni di gestione dell'ufficio; esame preliminare dei documenti (se affidato al segretario); registrazione dei documenti secondo le regole stabilite nell'organizzazione; segnalazione dei documenti al responsabile, ecc.

La sezione “Diritti” è forse la più importante. Sottolinea il posto del segretario nel sistema di gestione, la sua importanza e la posizione nell’organizzazione. È attraverso i diritti che sono visibili i poteri delegati dal dirigente al segretario ed il grado della sua indipendenza. Questa sezione consente al segretario di liberare il tempo del manager per risolvere compiti strategici e tattici di base.

È questa sezione del mansionario che attribuisce maggiori o minori poteri al segretario (segretario-referente) e determina il grado delle sue capacità.

La sezione “Responsabilità” è redatta nel rigoroso rispetto della legge.

La sezione "Rapporti (collegamenti per posizione)" è anche molto importante per organizzare il lavoro di qualsiasi dipendente dell'apparato gestionale, e principalmente ciò è dovuto all'implementazione attiva di sistemi automatizzati che richiedono un'indicazione dettagliata di quali informazioni, in quale forma, a chi viene trasmesso e da chi viene ricevuto.

Negli ultimi anni, nelle descrizioni delle mansioni è spesso apparsa una sezione “Valutazione del lavoro”. Di solito specifica criteri per la tempestività del lavoro e la sua qualità, ad esempio: assenza di reclami, reclami e critiche; nessun errore nei documenti; rispetto dei termini per l’esecuzione delle istruzioni gestionali, ecc.

Di norma, la descrizione del lavoro termina con l'indicazione della procedura per la sua revisione. Le condizioni per la revisione della descrizione del lavoro possono essere cambiamenti nella struttura dell'organizzazione, con conseguente ridistribuzione delle responsabilità dei dipendenti, un cambiamento nei tipi di lavoro svolto dal segretario o l'introduzione della tecnologia informatica. Ma molto più spesso indicano il periodo per la revisione obbligatoria o la riapprovazione delle istruzioni (3 anni o 5 anni).

Una sezione facoltativa è "Organizzazione del lavoro", ma recentemente è stata molto popolare e sta diventando sempre più comune. Fornisce una routine quotidiana approssimativa per il lavoro di una segretaria. Potrebbe assomigliare a questo.

PRIMA META' DELLA GIORNATA LAVORATIVA:

1) vieni al lavoro 10 minuti prima del manager per verificare le condizioni del posto di lavoro (tuo e del manager), metterti in ordine, elaborare o chiarire un programma per il giorno successivo;

2) selezionare i documenti e i fascicoli necessari secondo il piano;

3) ricevere corrispondenza, familiarizzare con i contenuti, mettere da parte i documenti che richiedono una decisione prioritaria da parte del gestore;

4) trasferire immediatamente al gestore telegrammi, fax e messaggi telefonici urgenti;

5) per i restanti documenti, predisporre le opzioni per eventuali risposte o deliberazioni, distribuirle tra gli esecutori;

6) visualizzare recensioni, segnalazioni, inviti, ecc. ricevuti.

D.; registra le date e gli orari di tutti gli eventi nel tuo diario calendario;

7) conservare i documenti necessari per l'informazione corrente e per la consultazione del lavoro;

8) riferire al responsabile circa la corrispondenza ricevuta;

9) chiarire insieme al responsabile il contenuto degli eventi previsti per la giornata corrente;

10) trasmettere telefonicamente e di persona le istruzioni del responsabile agli esecutori competenti e ricordare loro le scadenze per l'esecuzione degli atti.

SECONDA META' DELLA GIORNATA:

1) raccolta e preparazione dei documenti eseguiti per la firma;

2) riferire al responsabile sui documenti eseguiti, prendere dal responsabile i documenti da lui elaborati;

3) elaborare e inviare documenti in uscita;

4) programmare le attività per il giorno successivo.

Durante tutta la giornata lavorativa si svolgono:

a) lavorare con i visitatori, conversazioni telefoniche;

b) archiviazione in fascicoli degli atti eseguiti;

c) eseguire lavori su un computer;

d) organizzare la copiatura dei documenti secondo le istruzioni del responsabile.

FINE GIORNATA LAVORATIVA:

1) rivedere la propria agenda e informare i dipartimenti competenti sulla necessità di prepararsi per determinati eventi;

2) se il dirigente resta in servizio oltre la fine della giornata lavorativa, è necessario fornirgli tutte le informazioni e i materiali necessari;

3) mettere in ordine il proprio posto di lavoro, rimuovere i documenti, chiudere a chiave la cassaforte e tutti gli schedari, spegnere le apparecchiature elettroniche e tecniche dalla rete.

La descrizione del lavoro è parte integrante dell'intero pacchetto di documenti necessari per organizzare il lavoro dell'apparato gestionale.

CONSIGLIO. Organizza la tua giornata lavorativa in modo da poter portare a termine tutto ed essere utile a tutti. Dedicati al tuo lavoro, ma non dimenticare che ci sono questioni che vanno oltre le tue competenze. Quindi fai solo quello che devi fare.

Riassumendo: Va notato ancora una volta che la descrizione del lavoro di segretaria è un documento individuale, poiché la posizione di segretaria ha molte gradazioni. Ogni segretario, in base al volume e alle specificità delle attività dell'organizzazione, alle esigenze del manager e alla sua fiducia nel segretario, sviluppa la propria gamma di responsabilità e diritti, varie combinazioni di tipi di lavoro creativi, logici e tecnici.

L'ingegnere capo di un'impresa è solitamente considerato il braccio destro del direttore e il deputato al commercio è il braccio sinistro, ma quando il segretario è assente, il direttore non ha alcuna mano.

Il concetto di segretario e varietà
Il concetto di "segretario" abbastanza ampio. Tradotto dal latino, la parola “secretarius” significa “confidente”.

Di solito il rapporto tra la segretaria e il manager è abbastanza fiducioso, ed è così che dovrebbe essere, perché obbligato dai poteri ufficiali.

Il concetto di segretaria oggi è piuttosto complesso e presenta molte gradazioni, ne farò un esempio di alcune:
Segretario tecnico– lavora con apparecchiature da ufficio (fax, apparecchio multifunzione, personal computer), utilizza Internet, esegue istruzioni di dirigenti e dipendenti, chiama aziende e istituzioni per conto del dirigente, riceve e invia messaggi tramite comunicazioni.
Segretario dell'accoglienza– riceve lettere e fax in arrivo, e-mail, risponde alle telefonate, le inoltra a reparti o dipendenti specifici e saluta i visitatori.
Segretario d'ufficio– riceve e analizza la corrispondenza, esegue le istruzioni del dirigente e dei suoi delegati, digita documenti, conserva la documentazione.
Segretario-assistente- non solo un segretario, ma anche uno specialista che conosce bene le attività dell'azienda, che in alcuni casi può prendere alcune decisioni indipendenti. L'assistente segretario prepara i rapporti del manager, ricerca la documentazione necessaria per il manager, pianifica la giornata lavorativa del manager e risolve le questioni amministrative di sua competenza.
Capo ufficio– assicura il funzionamento dell’intero ufficio: prepara i materiali per le presentazioni, assicura servizi di trasporto ininterrotti, comunicazioni chiare, assicura il funzionamento delle attrezzature d’ufficio e la disponibilità di cancelleria. Il responsabile dell'ufficio è responsabile dell'aspetto dell'ufficio; in una piccola istituzione può svolgere contemporaneamente le funzioni di ufficiale del personale.
Nelle piccole organizzazioni commerciali, i segretari, qualunque sia il nome con cui vengono chiamati, si distinguono per il fatto che devono svolgere un lavoro universale.
La professione di segretaria è forse la più vicina alla professione di attore. La specificità e la complessità del lavoro del segretario sono dovute al fatto che è sempre in vista, al centro della comunicazione con il management, i colleghi e i clienti. Un sorriso, una voce piacevole, un aspetto curato, gesti sicuri e buona volontà, indipendentemente dall'umore, creano un'atmosfera speciale in ufficio.

Descrizione del lavoro del segretario

HO APPROVATO
Amministratore delegato
Cognome I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Disposizioni generali

1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
1.2. Il segretario è nominato e revocato per ordine del direttore generale della società.
1.3. Il segretario riporta direttamente al direttore generale/responsabile dell'unità strutturale della società.
1.4. Durante l'assenza del segretario, i suoi diritti e le sue responsabilità vengono trasferiti ad un altro funzionario, come annunciato nell'ordine dell'organizzazione.
1.5. Alla carica di segretario viene nominata una persona che soddisfa i seguenti requisiti: istruzione superiore, specializzazione secondaria superiore o secondaria incompleta, esperienza in lavori simili per almeno sei mesi, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), Microsoft Programmi per ufficio (Word, Excel).
1.6. Il Segretario è guidato nella sua attività da:
— atti legislativi della Federazione Russa;
— Lo statuto della società, i regolamenti interni sul lavoro e altri regolamenti della società;
— ordini e istruzioni della direzione;
- questa descrizione del lavoro.

2. Responsabilità lavorative del segretario

Il segretario svolge i seguenti compiti:
2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico per l'attività amministrativo-amministrativa del responsabile.
2.2. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o ad un esecutore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
2.3. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del manager.
2.4. Risponde alle telefonate, registra e trasmette le informazioni ufficiali al manager, organizza conversazioni telefoniche con il manager.
2.5. Per conto del manager, redige lettere, richieste e altri documenti.
2.6. Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
2.7. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del responsabile, prese sotto controllo.
2.8. Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del manager.
2.9. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
2.10. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti.
2.11. Organizza viaggi d'affari per il manager: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.
2.12.

Esegue incarichi ufficiali individuali dal suo diretto superiore.

3. Diritti del segretario

Il segretario ha il diritto:
3.1. Ricevere informazioni, comprese informazioni riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.
3.2. Presenta proposte al management per migliorare il tuo lavoro e quello dell'azienda.
3.3. Richiedere personalmente o per conto del manager ai dipartimenti dell'impresa e ad altri specialisti informazioni e documenti necessari per adempiere ai suoi doveri ufficiali.
3.4. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento dei compiti ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati come risultato delle attività dell'azienda.
3.5. Prendi decisioni di tua competenza.

4. Responsabilità del segretario

Il segretario ha il compito:
4.1. Per inadempimento e/o adempimento intempestivo e negligente dei propri doveri d’ufficio.
4.2. Per mancato rispetto delle istruzioni, degli ordini e dei regolamenti vigenti sul mantenimento dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme interne sul lavoro, della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza e di sicurezza antincendio.

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Abbiamo già accennato più volte che è molto difficile determinare le responsabilità tipiche di un segretario o di un assistente esecutivo. Molto dipende dalla portata delle attività dell'azienda, dalle sue dimensioni, dall'immaginazione del manager e praticamente non è regolato da nulla. Inoltre, esiste una divisione all'interno della professione stessa che, come dimostra la pratica, è intesa in modo diverso da dipendenti e datori di lavoro.

Gli stessi segretari percepiscono la differenza, a volte intuitivamente, ed è per questo che nei forum continuano i dibattiti su chi è “più importante”, quale gerarchia esiste all’interno della professione e qual è il livello più alto nella carriera di un impiegato amministrativo. Non c’è ancora consenso su questo argomento tra i miei colleghi.

Tuttavia, se esistono questi numerosi nomi, allora devono esistere anche i fenomeni che descrivono.

Comprendiamo tutte le complessità della classificazione delle posizioni amministrative.

Comprendere i concetti

Elenchiamo le principali posizioni amministrative: “segretario”, “assistente”, “segretario-assistente”, “vicedirettore”, “segretario alla reception”, “responsabile dell'ufficio”. Prima di esaminarli più in dettaglio, capiamo cosa si intende con ciascuna di queste posizioni.

Wikipedia non definisce la posizione di "segretario". Contiene esclusivamente l’articolo “Segretario Referente”, che contiene la seguente definizione: assistente segretario- un impiegato con una vasta gamma di responsabilità, dal rispondere alle telefonate (receptionist) all'assistente manager (segretario personale).

Di seguito l'elenco delle mansioni svolte dal segretario-assistente:

• ricevere le telefonate pervenute al gestore;
• lavorare con i documenti: determinazione dell'importanza, preparazione, registrazione, distribuzione, ricezione, conservazione, sistematizzazione;
• pianificazione e allestimento per l'accoglienza dei visitatori;
• assistenza nella pianificazione dell'orario di lavoro del capo, talvolta nella prenotazione di hotel e biglietti aerei;
• partecipazione alla preparazione delle trattative commerciali;
• ordinare cancelleria e altre cose necessarie per il funzionamento dell'ufficio, talvolta fornendo cibo al direttore.

Non c'è stata particolare chiarezza dopo aver letto questo articolo. Sappiamo già tutti che la gamma di responsabilità è ampia e che queste possono essere svolte sia da una segretaria che da un vicedirettore. Inoltre, questa non è la metà dei compiti che devono svolgere i rappresentanti tipici della nostra professione. O forse questo è un nome generico per un intero gruppo di professioni? È improbabile, la maggior parte delle persone sente ancora "segretario" senza alcun prefisso.

La parola "segretario", come sapete, deriva dal lat. segreto(“segreto, mistero”). E nell'antica Roma le persone fidate venivano chiamate segretari. Conclusione: il segretario ha accesso a determinate informazioni che non sono soggette a divulgazione pubblica, e per svolgere i suoi compiti deve guadagnarsi la fiducia del manager.

Per quanto riguarda l'origine della parola "referente", anche il nome è latino: "riprodurre, riferire". Pertanto, questa persona lavora con le informazioni. In generale, l'origine delle parole si riferisce senza dubbio alla professione moderna, ma non spiega completamente cosa fa un determinato dipendente nell'organizzazione.

Riassumiamo: la maggior parte di noi sono, dopotutto, segretarie-assistenti. Tuttavia, questo si riflette molto raramente nella tabella del personale e nel libro di lavoro: molti dei miei colleghi vengono “chiamati” in modo diverso.

Evitare la confusione

Segretario pressoricezione- una posizione che nella coscienza di massa è associata alla ricezione e distribuzione di chiamate e corrispondenza. A volte tali dipendenti possono anche occuparsi della prima accoglienza dei visitatori. Tra gli incarichi di segreteria, questo è l'unico il cui nome fa subito capire cosa dovrai fare. Anche se, ovviamente, ci sono delle eccezioni.
Capo ufficio- questa è una carta da lucido dall'inglese. ufficio manager, cioè. capo ufficio. Le sue responsabilità principali sono gestire le risorse amministrative, finanziarie e di altro tipo per garantire il buon funzionamento del singolo ufficio e dei suoi dipendenti. Office Manager è una delle posizioni dirigenziali junior.
Un tale dipendente può essere subordinato ad autisti, addetti alle pulizie e spesso segretari. A causa del fatto che il direttore dell'ufficio è responsabile del supporto vitale dell'ufficio e dei suoi dipendenti, molte persone pensano che questa posizione sia simile alla posizione di un custode. Hanno molte responsabilità simili, ma Dio non voglia che tu confonda e chiami il direttore dell'ufficio un responsabile delle forniture! Non c'è niente di sbagliato in quest'ultimo, ma il grado di responsabilità di un responsabile d'ufficio è molto più elevato e richiede qualifiche più elevate.
Assistant Manager- una posizione che molti considerano il livello più alto nella carriera di un impiegato amministrativo. Nelle aziende occidentali, la posizione spesso suona come "assistente personale" (traduzione letterale dall'inglese). personale assistente). Preferisco la versione tradizionale, perché il titolo del lavoro ne racchiude tutta l'essenza. Assistente - dalla parola "aiuto". Un vicedirettore assiste il suo capo nello svolgimento dei suoi compiti. Ciò che sarà incluso esattamente nelle funzioni dell’assistente dipende da molti fattori.

Pertanto, le responsabilità di due specialisti che occupano formalmente la stessa posizione possono essere radicalmente diverse: uno di loro lavora con la documentazione, distribuisce telefonate e riceve visitatori, mentre l'altro partecipa alle riunioni di gestione e ha il potere di prendere decisioni importanti. Questo, tra l'altro, non esclude affatto il fatto che entrambi cuciano bottoni strappati e stiano cercando una tata per i figli del loro leader. Ancora una volta, nessun ordine: il nome in questo caso chiarisce solo il tuo scopo e non è noto come lo realizzerai esattamente.

Studiamo documenti normativi

Esiste un documento che descrive tutte le posizioni presentate nel nostro Paese - "Classificatore tutto russo delle occupazioni dei lavoratori, delle posizioni dei dipendenti e dei livelli tariffari"(OKPDTR, OK 016-94). Se hai difficoltà a determinare una posizione in azienda, puoi fare riferimento a questo documento e scegliere quella più adatta.

Questo classificatore può essere trovato sui siti web: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Quest'ultimo, oltre a OK 016-94, ha il "Libro di riferimento unificato sulle tariffe e sulle qualifiche" (UTKS) e il "Classificatore panrusso delle occupazioni" (OKZ 010-93, OKZ). Queste sono due sezioni di OK 016-94. Il primo comprende le professioni dei lavoratori, il secondo le posizioni dei dipendenti.

Le professioni dei lavoratori (e ce ne sono 5491 nel classificatore) non ci interessano in questo caso; passiamo alle posizioni dei dipendenti. Ce ne sono 2598 e probabilmente puoi trovare tutto ciò di cui abbiamo bisogno qui.

Cominciamo, forse, con la carica di segretario. Come risultato della ricerca alfabetica, otteniamo la seguente tabella (vedi Tabella 1).

Tabella 1

Posizioni nell'OK 016-94 contenenti il ​​nome “segretario”

Ogni posizione ha la sua codice. Inoltre, diverse posizioni ne hanno una Codice OKZ, il che significa che sono combinati in un unico gruppo. Il nome "segretaria del direttore" si riferisce al gruppo 4115 (gruppo "Segretarie"). Questo gruppo è composto dalle seguenti posizioni:

• impiegato;
• segretario di uno specialista cieco;
• capo segretario;
• impiegato del tribunale;
• segretario del dipartimento educativo;
• segretario-dattilografo;
• segretario-stenografo.

Ecco cosa si dice dei segretari del gruppo citato: I segretari svolgono funzioni tecniche per supportare e servire il lavoro del capo di un'organizzazione o impresa, utilizzando un computer, apparecchiature per ufficio e altri mezzi tecnici.

Le loro responsabilità includono:

Questo sito ha una comoda divisione delle posizioni in gruppi, da cui si può vedere che è incluso il gruppo 4115 gruppo senior 411 “Segretari, operatori di macchine contatrici e professioni connesse”. Questi ultimi, oltre ai segretari, comprendono operatori informatici, stenografi, dattilografi, ecc.

In generale, le responsabilità di cui sopra non sono in contrasto con la realtà, tranne che la menzione di telescrivente e macchina da scrivere farà sorridere qualcuno (e qualcuno rabbrividirà). Tuttavia, qualsiasi segretario, anche alle prime armi, guardando l'elenco di responsabilità proposto, si chiederà: “Come? Ed è tutto? Dov’è il supporto per il visto, l’organizzazione dei viaggi d’affari, la registrazione degli incontri?” Abbiamo detto più di una volta che quella di segretaria è una professione che richiede di dedicare almeno la metà del proprio tempo lavorativo al servizio non documentato del manager e dei dipendenti. La riga "ricezione visitatori" non trasmette la varietà di compiti che una segretaria deve svolgere. Le restanti responsabilità sono puramente tecniche e riguardano il lavoro con i documenti. Osservando la descrizione esistente, potresti pensare che la segretaria sieda in una stanza separata e digiti solo sul computer e scriva qualcosa nel registro delle registrazioni. Ma sappiamo che questo è tutt’altro che vero. Pertanto, è improbabile che tale definizione soddisfi gli specialisti.

Torniamo al classificatore: non è inclusa la posizione di “direttore di ufficio”, così come di “direttore di ufficio” e di “vicedirettore”. Esiste però una posizione “referente” (codice 26088), che è inclusa nel gruppo 3431 - “Personale amministrativo e dirigente”.

Questo gruppo, oltre ai vari titoli di amministratori e dirigenti, comprende le posizioni di ispettore per il monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, assistente e assistente per le attività principali.

È un quartiere divertente, vero? Nello stesso gruppo con il referente è presente un ispettore per il monitoraggio dell'esecuzione degli ordini. Molte segretarie conoscono questo controllo in prima persona, poiché lo eseguono da sole.

Il sito web http://www.etks.info/ lo dice il personale amministrativo e dirigente e il personale con professioni correlate risolvono problemi amministrativi e di coordinamento nelle attività delle organizzazioni e delle loro divisioni strutturali, mantengono la documentazione e il supporto informativo.

Le loro responsabilità includono:

• conservare la corrispondenza commerciale, i verbali e altra documentazione amministrativa;
• Pianificazione e organizzazione di riunioni, riunioni d'affari e viaggi;
• coordinare la tempistica dei vari eventi, monitorandone il rispetto;
• assistenza a dirigenti e dipendenti nella risoluzione di problematiche amministrative e organizzative;
• preparazione di bozze di contratti, accordi, trattative, organizzazione dell'accoglienza di visitatori e dipendenti;
• svolgimento dei compiti connessi;
• gestione degli altri dipendenti.

Quanti dei compiti presenti in questo elenco svolgi? Come si chiama la tua posizione? "Segretario"? "Capo ufficio"? "Assistant Manager"?

Se ricordiamo che tradizionalmente il lavoro di una segretaria è suddiviso in servizi documentari e non documentari e la maggior parte di noi svolge compiti previsti dalle liste di entrambi i gruppi considerati (“Segretari” e “Personale amministrativo e dirigente”), allora possiamo concludere che in base alle mansioni svolte, la maggior parte di noi sono assistenti segretari.

Cosa significa? Perché posizioni come "vicedirettore" o "responsabile dell'ufficio" non si riflettono nel classificatore? Perché ci sono posizioni nella pratica, ma non nel classificatore? Forse è obsoleto o i compilatori non si sono preoccupati di comprendere la situazione nel moderno mercato del lavoro?

Naturalmente, questo classificatore è alquanto conservativo. Ma anche i dizionari ortografici sono conservatori. Le persone parlano e scrivono in modo diverso, ma ci sono alcune regole, una norma accettata dagli esperti e le persone alfabetizzate ne sono guidate. Tutte le istruzioni, i classificatori e gli altri documenti ufficiali sviluppati da specialisti implicano l'esistenza di un'organizzazione ideale in cui il segretario si occupa dei documenti, la loro esecuzione è monitorata dagli ispettori e il supporto per i visti e il lavoro con le delegazioni sono responsabilità del servizio di protocollo.

Non pensare che questo non accada. Questo è esattamente il modo in cui è strutturato il lavoro di molte grandi agenzie governative, aziende, amministrazioni e fabbriche. In primo luogo, perché esistono da decenni e nelle loro attività sono guidati da descrizioni di lavoro e regolamenti sviluppati in URSS, quando la situazione "chi va nella foresta, chi prende la legna da ardere" era difficile da immaginare. In secondo luogo, questa divisione delle responsabilità ha molto a che fare con la segretezza. Ad esempio, nelle fabbriche che eseguono ordini militari, i segretari esecutivi non hanno accesso a Internet e lasciano i telefoni cellulari in una cassaforte all'ingresso. In una situazione del genere, è difficile cercare informazioni o ordinare biglietti. Questo viene fatto da singoli specialisti con accesso a Internet.

Inoltre, una cosa è se il segretario di un'azienda che impiega un centinaio di persone è "uno svizzero, un mietitore e un suonatore di flauto", un'altra cosa se l'azienda ne impiega diverse migliaia. In questo caso, la maggior parte dei processi lavorativi sono strettamente regolamentati e centralizzati. Non può esserne responsabile uno specialista, ci sono interi dipartimenti.

A proposito

Per quanto riguarda la presenza di titoli obsoleti a prima vista (ad esempio "segretario-dattilografo"), nel nostro Paese fino ad oggi ci sono organizzazioni in cui alcuni documenti vengono stampati solo su una macchina da scrivere (a causa della segretezza). Inoltre, la presenza della parola "dattilografo" in questa definizione indica molto spesso una grande quantità di lavoro associato specificamente alla preparazione dei documenti. In epoca sovietica, erano i dattilografi a esibirsi questo lavoro, e nelle grandi aziende con lavoro d'ufficio centralizzato questo persiste fino ad oggi.
Questa posizione può essere chiamata, ad esempio, "operatore PC"? Naturalmente molte aziende lo fanno. Ma perché, se nella coscienza di massa a questo concetto è già stato assegnato un certo elenco di responsabilità? Alla lingua non piacciono le innovazioni artificiali. Quando questo termine perderà la sua rilevanza, scomparirà.

Perché, in pratica, ci sono segretari che svolgono funzioni di assistenti, ispettori per il controllo dell'esecuzione dei documenti e persino traduttori? Perché la teoria è sempre diversa dalla pratica. Le aziende, soprattutto quelle piccole, cercano principalmente di risparmiare denaro assegnando molte responsabilità diverse a un dipendente. Uno dei miei colleghi ha dato la seguente definizione della posizione di segretario: “una persona che fa ciò che gli altri dipendenti non vogliono fare”. Ebbene, questo accade. Inoltre, come abbiamo già detto, la discrepanza nelle responsabilità è spesso associata all'impossibilità di inserire una determinata unità nella tabella del personale, nonché alla mancata comprensione da parte dei datori di lavoro delle gradazioni esistenti all'interno della professione.

Confronto delle responsabilità

Vediamo cosa intende il datore di lavoro con questo o quel nome. Per fare ciò, rivolgiamoci ai siti di ricerca di lavoro. Selezioniamo più annunci con i nomi: “segretaria”, “assistente di segreteria”, “vicedirettore”, “capoufficio”, selezioniamone tre per ogni gruppo e confrontiamo gli elenchi delle mansioni svolte (non duplicheremo mansioni che si ripetono in diversi posti vacanti).

Capo ufficio

1. Esecuzione delle istruzioni del direttore.
2. Supporto vitale in ufficio.
3. Assistenza nella pianificazione dell'orario di lavoro del manager.
4. Preparazione ed esecuzione della corrispondenza e della documentazione interna.
5. Accoglienza ospiti e visitatori del gestore, organizzazione di incontri e trattative.
6. Comunicare con i clienti in ufficio, creando per loro un'atmosfera amichevole e accogliente. Nota dell'autore: Questo datore di lavoro ha deciso di risparmiare denaro su un responsabile del servizio clienti.
7. Ricevere le chiamate pervenute sulla linea pubblicitaria e trasferirle al reparto desiderato.
8. Monitoraggio dell'ordine e della pulizia in ufficio.
9. Sistematizzazione e classificazione di documenti e informazioni, portandoli agli immediati esecutori. Nota dell'autore: sembra che questo sia lavoro d'ufficio? Ma no, in questo posto vacante è indicato su una riga separata.
10. Portare le informazioni ricevute dai clienti all'attenzione dei manager.
11. Esecuzione delle istruzioni impartite dal personale dell'ufficio per completare e trasmettere loro le istruzioni e le informazioni necessarie.
12. Controllo della correttezza della documentazione in conformità con i requisiti stabiliti durante l'assunzione di nuovi dipendenti. Nota: Lo sapevo, in azienda non c'è nessun funzionario del personale!
13. Eseguire lavori di copia e duplicazione.
14. Rilascio procure.
15. Mantenimento dei fogli presenze. Nota dell'autore: Sicuramente non c'è nessun ufficiale del personale!
16. Preparazione di documenti e preparazione di relazioni sulla spesa dei fondi per esigenze aziendali.

segretario

1. Organizzazione del flusso di documenti, conduzione della corrispondenza commerciale.
2. Esecuzione delle istruzioni del manager.
3. Preparazione della documentazione e del reporting necessari.
4. Organizzazione e coordinamento di riunioni, trattative, conferenze.
5. Organizzazione di viaggi d'affari (ordinazione di biglietti aerei e ferroviari, trasferimenti, prenotazioni alberghiere, ecc.).
6. Organizzazione dell'arrivo dei partner (prenotazioni alberghiere, trasferimenti, ecc.).
7. Ricezione e distribuzione delle chiamate in entrata.
8. Garantire il funzionamento dell'ufficio.
9. Esecuzione delle istruzioni del management (ricerca di informazioni, stesura di report, comunicazione con i fornitori di materie prime, spesso in inglese).
10. Fornitura di servizi postali e di corriere.
11. Garantire il flusso dei documenti aziendali interni.
12. Posta.
13. Supporto amministrativo al manager.
14. Monitoraggio dell'esecuzione delle istruzioni gestionali.
15. Lavorare con apparecchiature per ufficio.
16. Predisposizione documenti organizzativi ed amministrativi.

Segretario-assistente

1. Organizzazione delle attività d'ufficio.
2. Ricezione e distribuzione delle chiamate.
3. Accoglienza dei visitatori.
4. Organizzazione di incontri e trattative.
5. Organizzazione di viaggi d'affari (ordinazione e prenotazione di biglietti, hotel, taxi, supporto per il visto).
6. Corrispondenza di lavoro.
7. Invio e ricezione posta, rilascio procure.
8. Lavoro d'ufficio.
9. Esecuzione delle istruzioni della direzione.
10. Lavorare con un servizio di corriere.
11. Interazione con le funzioni aziendali.
12. Mantenere l'ordine e un'atmosfera amichevole in ufficio.
13. Fornire supporto amministrativo al programma giornaliero del direttore.
14. Monitoraggio dell'esecuzione delle istruzioni e approvazione della documentazione avviata dal direttore.
15. Predisposizione della documentazione organizzativa ed amministrativa.

Assistant Manager

1. Ricevere chiamate in entrata/in uscita.
2. Gestione posta/corrispondenza, corrispondenza commerciale.
3. Analisi delle informazioni, raccolta dati, reporting.
4. Comunicazione con i capi dipartimento.
5. Eseguire le istruzioni del manager entro determinati termini.
6. Monitoraggio della puntuale esecuzione degli ordini/incarichi di lavoro.
7. Supporto per viaggi d'affari (elaborazione visti, prenotazione biglietti ferroviari e aerei, trasferimenti, hotel, eventi, escursioni).
8. Organizzazione e supporto all'accoglienza delle delegazioni e dei visitatori da parte della direzione dell'impresa, organizzazione di incontri, trattative, presentazioni.
9. Monitoraggio del consumo di cancelleria, ordinando se necessario.
10. Registrazione e conservazione delle informazioni originali e dei documenti organizzativi e amministrativi.
11. Supporto vitale in ufficio.
12. Lavoro d'ufficio, flusso di documenti.
13. Registrazione della documentazione in entrata, in uscita, interna.
14. Assistenza nella pianificazione della giornata lavorativa del manager.

Come puoi vedere, i professionisti che lavorano in queste posizioni hanno molte responsabilità simili. Tutti loro sono coinvolti (o prendono parte) al supporto vitale dell'ufficio, ricevendo e distribuendo le chiamate, organizzando il flusso di documenti ed eseguendo le istruzioni del manager.

Guarda gli elenchi delle responsabilità di un segretario, di un assistente segretario e di un assistente esecutivo. Sono quasi identici. Forse in una delle aziende ci si aspetta che anche l'assistente svolga un lavoro analitico. Un po' fuori dall'ordinario è la posizione di un direttore d'ufficio, dal quale i datori di lavoro si aspettano di svolgere le funzioni di ispettore del personale e di lavorare. E, forse, è l'unico da cui non ci si aspetta che aiutino il manager (o semplicemente non è indicato nell'annuncio?). Possiamo dire con sicurezza che il vicedirettore dovrà aiutare il manager, il che non lo solleva dalla necessità di “sostenere la vita” dell'ufficio.

Prima di trarre conclusioni, passiamo a un altro parametro: quali requisiti i datori di lavoro impongono agli specialisti in queste posizioni (Tabella 2).

Tavolo 2

Requisiti imposti dal datore di lavoro al capoufficio, al segretario, all'assistente segretario, al vicedirettore

Ebbene, i nostri datori di lavoro selezionati casualmente non richiedono bell'aspetto e istruzione superiore da un direttore d'ufficio. Secondo noi non vedono molta differenza tra una segretaria e un capoufficio. I requisiti per le altre tre posizioni, così come le responsabilità svolte, sono quasi identici. Solo dall'assistente manager vogliono esperienza di lavoro come assistente personale, senza dimenticare la capacità di lavorare in squadra (non è un segreto che molti assistenti tendono a staccarsi dalla squadra - le specificità del lavoro lo richiedono).

Naturalmente, durante il colloquio si scopre che si sono semplicemente "dimenticati" di scrivere metà dei compiti e da qualche parte appariranno altre due dozzine di requisiti per il candidato. Ma in generale la tendenza è chiara: il datore di lavoro vede nel capoufficio una persona che si prenderà cura dell'ufficio, di tutti i dipendenti e anche dei clienti. Ma non c'è molta differenza tra segretario, vicesegretario e vicedirettore.

Cioè, la teoria e questa volta si sono discostate dalla pratica. Per noi è chiaro che il segretario deve svolgere, diciamo, funzionalità tecniche (lavorare con documenti, ecc.), E l'assistente manager o assistente deve svolgere funzioni più complesse (scrivere lettere commerciali, compilare revisioni analitiche, ecc.). Conosco una sola azienda in cui le responsabilità sono distribuite in questo modo. Ma lei appartiene alla categoria dell'ideale. In pratica, tale divisione rappresenta più un’eccezione che una regola.

Ho il sospetto che nella maggior parte dei casi i datori di lavoro vogliano semplicemente risparmiare denaro assumendo uno specialista che combini diverse funzioni. Inoltre, l'introduzione di unità aggiuntive nella tabella del personale è una seccatura.

Perché il nome più comune per questo gruppo di posizioni amministrative è “segretario”? Innanzitutto perché è sulla bocca di tutti da tempo. In secondo luogo, in teoria, il vicedirettore può rifiutarsi di aiutare i dipendenti del dipartimento e la segretaria non può andare da nessuna parte. In terzo luogo, non tutti sanno chi sia questo misterioso “referente”, quindi è meglio non creare inutili complicazioni terminologiche.

È ovvio che la divisione ufficiosamente accettata, che pone i vicedirettori al di sopra dei segretari o degli assistenti segretari, è, di fatto, una formalità. Senza dubbio, “vicedirettore” sembra più rispettabile di “segretario del direttore”. Questa, forse, è tutta la differenza. Il datore di lavoro è più interessato alle tue qualità personali e alla tua esperienza lavorativa rispetto a ciò che c'è nel tuo libro di lavoro. Naturalmente, non abbiamo finito con la confusione delle posizioni. Tuttavia, per coloro che sono preoccupati per il fatto che, nonostante la varietà dei compiti che svolgono, la loro posizione si chiama “segretaria”, ti consigliamo di scartare tutti i complessi e, alla domanda per chi lavori, rispondi con orgoglio: “Segretaria. "