Sekreterare har ett annat namn. Vad finns i ett namn? Arbetsbeskrivning sekreterare-referent

Inhemska arbetsgivare vill vara moderna och lånar ofta jobbtitlar från utländska praktiker, oftast ryska. Till exempel kan du nyligen stöta på nya tjänster som "kontorschef" eller "receptionistsekreterare", som vi tyvärr ännu inte hittar i Unified Qualification Directory of Employee Positions (nedan kallade - ECSD).

Samtidigt har ryska kvalifikationsreferensböcker och klassificerare länge varit rådgivande till sin natur. Medan den vitryska lagstiftningen, nämligen klausul 3, del 2, art. 19 i Vitrysslands arbetslagstiftning (nedan kallad arbetslagstiftningen) innehåller ett strikt krav på att namnen på yrken, befattningar, specialiteter måste motsvara kvalifikationskataloger, godkänd på det sätt som bestämts av Republiken Vitrysslands regering. I sin tur, klausul 1 i de allmänna bestämmelserna i Unified Tariff and Qualification Directory of Employee Positions, godkänd genom resolution av ministeriet för arbete och socialt skydd i Republiken Vitryssland daterad 2 januari 2012 nr 1 (nedan kallad ESDC:s allmänna bestämmelser), anger att ECSD är obligatoriskt för användning i organisationer oavsett deras organisatoriska och juridiska former, där arbetsrelationer grundar sig på ett anställningsavtal (kontrakt).

Vi skrev om de obehagliga juridiska konsekvenserna som kan uppstå i samband med brott mot ovanstående lagkrav i förra numret av vår tidning och kommer inte att upprepas här. Vi rekommenderar dock starkt: innan du lägger till tjänsten som sekreterare till organisationens personaltabell och registrerar anställningen i den anställdes arbetsbok, bör du först titta på den nationella klassificeraren för Republiken Vitryssland "Arbetares yrken och anställdas positioner ” (OKRB 006-2009), godkänd av resolutionen från ministeriet för arbete och socialt skydd i Republiken Vitryssland daterad den 22 oktober 2009 nr 125, och se till att en sådan position tillhandahålls av detta dokument, och kontrollera sedan på ECSD om din sekreterares ansvarsområden motsvarar den tjänst du har valt för honom.

OKRB 006-2009 tillhandahåller mer än ett dussin tjänster, vars namn innehåller ordet "sekreterare". Bland dem finns det till exempel "Presidiets sekreterare", "Akademiska rådets sekreterare" eller "domstolssekreterare". Vi är intresserade av dessa sekreterare, utan vilka arbetet på kontoret, kontoret, chefens reception etc. är omöjligt. Arbetsuppgifterna för sådana sekreterare, liksom kvalifikationskraven för dessa befattningar, anges i nummer 1 av ECSD "Anställdas befattningar för alla typer av verksamhet", godkänd genom dekret från ministeriet för arbete och socialt skydd av Republiken Vitryssland daterad 30 december 1999 nr 159 (med många ändringar och tillägg, varav de sista infördes genom resolution nr 95 daterad 2012-03-09).

Sekreterare i chefsmottagningen

UPPMÄRKSAMHET: Informationen som presenteras här är något föråldrad, se för ändringar!

Chefens mottagningssekreterare (befattningskod enligt OKRB 006-2009–24690) är kanske det vanligaste sekreteraryrket. Man kan dock inte undgå att lägga märke till att det, utifrån själva namnet på befattningen, för dess införande i bemanningstabellen är nödvändigt att ha i organisationen inte bara en chef, utan också en reception. Det är sant att vi inte kan säga hur nödvändigt detta är.

Denna tjänst klassas som specialist och är inte kategoriserad. Enligt ECSD I arbetsuppgifterna för chefens mottagningssekreterare ingår utföra arbete med organisatoriskt och tekniskt stöd för organisationschefens administrativa och administrativa verksamhet; ta emot korrespondens som tagits emot av chefen, överföra den i enlighet med beslutet till strukturella enheter eller specifika utförare för användning i arbetsprocessen eller förbereda svar; bedriva kontorsarbete, utföra olika operationer med hjälp av datorteknik utformad för att samla in, bearbeta och presentera information när man förbereder och fattar beslut. Sekreterare i chefsmottagningen utför även följande funktioner:

• accepterar dokument och personliga uttalanden för underskrift av organisationens chef;
• förbereder dokument och material som behövs för chefens arbete;
• övervakar granskning och inlämning i rätt tid av strukturella enheter och specifika utförare av dokument som tagits emot för utförande, kontrollerar riktigheten av de förberedda utkasten till dokument som skickas till chefen för underskrift, säkerställer deras högkvalitativa redigering;
• organiserar telefonsamtal med chefen, registrerar informationen som tagits emot i hans frånvaro och gör honom uppmärksam på dess innehåll, sänder och tar emot information via mottagnings- och intercom-enheter (telefax, telex, etc.), samt telefonmeddelanden, ger omedelbart information till hans uppmärksamhet, mottagen via kommunikationskanaler;
• på uppdrag av chefen, upprättar brev, förfrågningar, andra dokument, förbereder svar till författarna till breven;
• utför arbete med att förbereda möten och konferenser som hålls av chefen (kollekt nödvändiga material, meddelar deltagarna om tid och plats för mötet, dagordningen, deras registrering), upprätthåller och upprättar protokoll från möten och konferenser;
• utövar kontroll över de anställdas verkställande av utfärdade order och instruktioner, samt överensstämmelse med tidsfristerna för att uppfylla instruktionerna och instruktionerna från chefen för organisationen som tagits under kontroll;
• upprätthåller en kontroll- och registreringsfil;
• förser chefens arbetsplats med nödvändig organisatorisk utrustning, kontorsmaterial och skapar förhållanden som gynnar hans effektiva arbete;
• skriver ut, på ledning av chefen, officiellt material som är nödvändigt för hans arbete, eller matar in aktuell information i databanken;
• organiserar mottagandet av besökare, underlättar ett snabbt övervägande av förfrågningar och förslag från anställda;
• kopierar dokument på en personlig kopiator;

Att utföra de uppgifter som tilldelats honom med hög kvalitet Chefens mottagningssekreterare bör veta: reglerande rättsakter, andra riktlinjer och metodologiskt material som rör organisationens verksamhet och registerföring; struktur och ledning av organisationen och dess divisioner; organisation av kontorsarbete; metoder för registrering och behandling av dokument; arkivarbete; maskinskriven; regler för användning av intercoms; standarder för ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation; regler för utskrift av affärsbrev med hjälp av standardformulär; grunderna i etik och estetik; regler för affärskommunikation; grunderna för arbetsorganisation och arbetsledning; regler för drift av datorutrustning; grundläggande förvaltningsrätt och arbetslagstiftning; interna arbetsbestämmelser; regler och föreskrifter för arbetarskydd.

I enlighet med ECSD:s kvalifikationskrav kan en chef utses till tjänsten som mottagningssekreterare en person som har en högre eller gymnasial specialiserad utbildning utan att ställa krav på arbetslivserfarenhet.

Sekreterare-assistent

Tjänsten som sekreterarebiträde (befattningskod enligt OKRB 006-2009–24692) hör också till kategorin specialister, dock ställer ECSD högre krav på den vad gäller komplexiteten i funktionsansvar och utbildningsnivå.

Den biträdande sekreteraren organiserar i enlighet med sina arbetsuppgifter arbete för att tillhandahålla dokumentära och icke-dokumentära tjänster till chefen för organisationen (företaget); bildar rationellt sin egen referens- och informationsfond, organiserar informationstjänster för förvaltaren; utför kontorsarbete; förbereder pressrecensioner, sammanställer referensmaterial, klassificerar och systematiserar dem, upprätthåller ett tematiskt underlag; tillhandahåller mottagning, registrering, operativ sökning, leverans av dokument, utfärdande av operativ information om handlingar, samt:

• kontrollerar att dokument utförs i tid;
• förbereder analytiskt material, sammanfattningar av rapporter, utkast till tal till chefen om de viktigaste verksamhetsområdena för organisationen (företaget);
• utför arbete för att säkerställa kopplingar mellan organisationen (företaget) (telefon, fax, dator, etc.) med partnerorganisationer, media;
• organiserar möten, genomför och upprättar protokoll, övervakar genomförandet av deras beslut;
• förbereder utkast till affärsbrev, telegram, telefax och andra dokument som skickas till tredje part, deltar i förhandlingar med utländska partners utan tolk, förbereder svar till brevskrivare;
• säkerställer organisationen av chefens arbete med att förbereda affärsresor och möten, ta emot besökare och planera hans arbetstid;
• håller register och övervakar utförandet av instruktioner från chefen;
• bildar filer i enlighet med den godkända nomenklaturen, säkerställer deras säkerhet och lämnar in dem till arkiven inom den fastställda tidsramen.

Sekreterare-referent enligt kraven i ECSD måste veta: reglerande rättsakter, andra riktlinjer och metodmaterial om information och dokumentationsstöd för förvaltningsverksamhet; systemet med statliga myndigheter i republiken och i dess region; ledningspersonal för organisationen (företaget), dess divisioner; organisationens (företagets) struktur, funktioner, uppgifter, dess interaktion vertikalt och horisontellt; regler för att skriva affärsbrev; tekniker och metoder för förhandlingar och protokoll; vägledningsmaterial om reglerna för sammanställning, lagring, sökning och utfärdande av information och referensmaterial; abstraktionstekniker, kontorsutrustning, organisation av PR och mediarelationer; 1–2 främmande språk, ryska och vitryska; grunderna för ekonomi, organisation av produktion, arbete och ledning; grunderna för allmän socialpsykologi, etik, estetik; grunderna i arbetslagstiftningen; regler och föreskrifter för arbetarskydd och brandsäkerhet.

För tjänsten som sekreterare-referent kräver ECSD följande kvalifikationskrav: högre (gymnasial specialiserad) utbildning utan krav på arbetslivserfarenhet. Det finns inte heller någon kategorisering för denna position.

Assisterande chef

I detta sammanhang vore det logiskt att nämna en sådan tjänst som ”assistent till organisationschefen” (befattningskod enligt OKRB 006-2009–24347), som i sitt funktionsansvar väsentligt liknar en sekreterartjänst, men skiljer sig från den senare i den högre komplexiteten i dess funktionella ansvar. Även om denna position också klassificeras som en professionell, anses den ofta vara toppen av en sekreterarkarriär.

Enligt ECSD:s biträdande chef utför arbete av analytisk-konstruktiv och informationsteknisk karaktär, samt allmänt arbete på uppdrag av och under direkt övervakning av chefen; utför information och tekniskt arbete med dokument som tas emot i chefens namn och undertecknas av honom; utarbetar förslag till chefen att utse personer som är ansvariga för utförande av dokument som tas emot i chefens namn, samordnar deras genomförande; deltar tillsammans med chefen i att upprätta ett schema (planering) av sitt arbete, tjänsteresor, möten etc., vidtar åtgärder för att följa det samt utför följande funktioner:

• tillhandahåller tekniskt stöd för chefens aktiviteter (beställning av biljetter, transport, etc.; organisera möten, konferenser, förhandlingar, etc.);
• följer med chefen på affärsresor, möten, speciella mottagningar etc.; tar direkt del i dem i frågor som identifierats av chefen, rapporterar till chefen om resultaten av dessa aktiviteter;
• för protokoll och andra dokument som dokumenterar framstegen och resultaten av möten, förhandlingar, konferenser etc.;
• kommunicerar med organisationer, statliga organ och lokala myndigheter, allmänheten och media för att lösa problem som identifierats av chefen och som inte kräver direkt deltagande av chefen;
• på uppdrag av chefen, samordnar enskilda frågor med anställda i strukturella divisioner, kommunicerar till dem chefens instruktioner och order, övervakar deras genomförande;
• samlar in material och information, förbereder analytiskt, informations-, referens- och annat material och presenterar dem för chefen;
• tar emot, på uppdrag av chefen, från statliga organ och lokala myndigheter, dokument och information som är nödvändig för chefen;
• kontrollerar övervägande i rätt tid av förslag, ansökningar, klagomål riktade till chefen;
• utför engångsinstruktioner från chefen för att organisera personalens arbete i den riktning som chefen bestämmer;
• utför andra instruktioner från chefen inom ramen för tjänstemannarelationer.

Assistent till chefen för organisationen måste veta: rättsakter som reglerar de prioriterade utvecklingsriktningarna för den relevanta sektorn av ekonomin; organisationens interna och externa policyer; profil, specialisering och egenskaper hos organisationens organisations- och ledningsstruktur; struktur och utrustning för ett modernt kontor; principer för representation i statliga organ, lokala myndigheter, tredjepartsorganisationer; principer och metoder för förvaltning; organisering av kontorsarbete, PR, media; grunderna i etik och estetik; förfaranden för affärskommunikation; förfarandet för att systematisera redovisning och upprätthålla dokumentation med hjälp av modern informationsteknik; grunderna för ekonomi, arbetsorganisation och ledning; grunderna i arbetslagstiftningen; regler och föreskrifter för arbetarskydd och brandsäkerhet.

Enligt ECSD:s kvalifikationskrav ska en person som utsetts till tjänsten som assistent till chefen för en organisation, ska ha en högre utbildning utan krav på arbetslivserfarenhet. ECSD tillhandahåller inte heller någon kategori för denna position.

Sekreterare. Bara en sekreterare...

Tills nyligen fanns det i referensböcker och klassificerare en sådan position som "sekreterare-skrivare". Till skillnad från de som anges ovan tillhörde hon kategorin andra anställda (tekniska utförare), och debiterades därför betydligt lägre.

Kanske finns det inget behov av att förklara varför denna position inte har varit populär nyligen och det var nästan omöjligt att hitta den även i de mest förslappade organisationerna. Inte för att säga omgående, men lagstiftaren reagerade ändå på nya trender och delade denna tjänst i två: sekreterare och maskinskrivare. Vi kommer inte att prata om det senare, eftersom hon, baserat på egenskaperna hos hennes arbetsansvar, inte på något sätt är relaterad till vårt ämne idag.

Men vad gäller positionen "sekreterare"(OKRB-kod 006-2009–24658), så bör det noteras att dess uppträdande i ECSD är helt motiverat. Förresten kommer användningen av denna position att vara ganska lämplig när organisationen inte har en mottagningschef som sådan och titeln "sekreterare för chefens receptionsdisk" väcker tvivel, som diskuterats ovan. Eller vad ska man till exempel kalla en person som sitter i mottagningsrummet hos biträdande chef för en organisation, eller i mottagningsrummet hos chefen för en strukturell enhet? Det är här du bara behöver en sekreterare.

Sekreteraren, i enlighet med de arbetsuppgifter som föreskrivs i ECSD, utför tekniska funktioner för att säkerställa och underhålla organisationschefens arbete(hans suppleanter, chefer för strukturella avdelningar), inklusive:

• samlar in och presenterar nödvändig information för chefen från avdelningar eller utförare;
• organiserar telefonsamtal med chefen, registrerar mottagna meddelanden i dennes frånvaro och gör chefens kännedom om deras innehåll;
• utför arbete med den organisatoriska förberedelsen av möten och möten som hålls av chefen (samlar in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid, plats, dagordning för mötet eller mötet, deras registrering), upprätthålla och upprätta protokoll;
• skriver ut, på ledning av chefen, officiella dokument och material som behövs för hans arbete, anger nödvändig information i databanken;
• om han har stenografikunskaper, tar han stenografiska anteckningar av texterna till beställningar, instruktioner, brev och andra organisatoriska och administrativa dokument, följt av deras avkodning och utskrift eller inmatning av information i en databank;
• sänder och tar emot information via mottagnings- och intercomenheter (telex, fax, telefax, etc.);
• förbereder olika dokument och material med hjälp av datorteknik;
• accepterar dokument för underskrift av chefen;
• organiserar mottagandet av besökare, underlättar ett snabbt övervägande av deras önskemål och förslag;
• utför kontorsarbete, tar emot korrespondens riktad till chefen, systematiserar den i enlighet med det fastställda förfarandet och överför det, efter övervägande av chefen, till avdelningar eller specifika utförare för användning i processen för deras arbete eller förberedelse av ett svar;
• upprätthåller en kontroll- och registreringsfil, övervakar tidsfristerna för att uppfylla chefens beställningar under kontroll;
• bildar filer i enlighet med den godkända nomenklaturen, säkerställer deras säkerhet och lämnar in dem till arkiven inom fastställda tidsfrister;
• förbereder dokument för reproduktion på dupliceringsutrustning och kopierar också dokument;
• förser chefens arbetsplats med kontorsmaterial och organisationsutrustning;
• uppfyller kraven för arbetsskydd och brandsäkerhet, produktions- och arbetsdisciplin och interna arbetsbestämmelser.

ECSD fann det sekreteraren måste veta: föreskrifter, instruktioner, annat vägledningsmaterial och reglerande dokument om journalföring; organisationens struktur och dess divisioner; maskinskriven; stavnings- och skiljeteckenregler; regler för utskrift av affärsbrev med hjälp av standardformulär; regler för drift av datorutrustning, utrustning för reproduktion av tryckt material, röstinspelare, bandspelare och andra tekniska medel som används; regler för användning av intercoms; standarder för ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation; grunderna i etik och estetik; regler för affärskommunikation; grunderna för arbetsorganisation; grunderna i arbetslagstiftningen; interna arbetsbestämmelser; krav på arbetsskydd och brandsäkerhet.

Tjänst som sekreterare kan tillsättas en person som har allmän gymnasieutbildning och särskild utbildning enligt ett fastställt program.

Återigen uppmärksammar vi läsarna att denna position tillhör kategori 3 - "Andra anställda" - och den bör betalas lägre än alla de tidigare listade, som tillhör kategori 2 - "Specialister". Med andra ord är "sekreterare" ett steg lägre än "mottagningssekreterare för chefen."

Kanske släpar inhemska normativa rättsakter som reglerar frågorna om jobbtitlar efter livet, vilket är ganska naturligt, eftersom de lagregler som reglerar vissa relationer dyker upp först efter att själva relationerna har uppstått. Det är möjligt att arbetsuppgifterna för ovanstående yrken inte tillhandahåller alla funktioner för en modern sekreterare, eller att de angivna funktionerna inte motsvarar den nuvarande situationen. Men när man namnger positioner bör man följa lagens krav när det gäller dessa namns överensstämmelse med kvalifikationskataloger och klassificerare.

Moderna kategorier av sekreterare

Idag, i organisationer och företag av olika organisatoriska och juridiska former, finns det många typer av sekreteraryrken. Huvudtitlar: assistent (eller assistent) till en högsta chef (chef för en organisation), biträdande sekreterare, mottagningssekreterare (eller mottagningssekreterare), kontorschef eller kontorsadministratör. Å ena sidan fyller titeln på en tjänst ofta en psykologisk funktion och ökar prestigen för det arbete som utförs av sekreteraren. Många går med på att betala låga löner jämfört med marknadsgenomsnittet, så länge tjänsten har ett klangfullt namn. Å andra sidan, bakom olika namn finns ofta helt olika arbetsuppgifter.

Tjänsten som mottagningssekreterare (eller mottagningssekreterare) är det första steget i din karriär. Det finns flera namn för en mottagningssekreterare: sekreterare - receptionist; kontorssekreterare eller receptionssekreterare; tjänstgöringssekreterare, receptionist eller kontorschef; sekreterare - administratör. Det finns få ansvarsområden, men de är ytterst ansvarsfulla: organisera mottagandet av besökare (inklusive att bjuda på te eller kaffe), svara på och distribuera telefonsamtal, skicka och ta emot korrespondens och vid behov underhålla dokumentation och skriva ut dokument. Graden av oberoende är låg. Hos en anställd som innehar positionen som mottagningssekreterare är det först och främst värderat förmågan att noggrant följa chefens instruktioner och anvisningar. Kunskaper i ett främmande språk krävs vanligtvis inte. Eftersom receptionistsekreteraren är den första personen som besökare i organisationen ser, är det han som skapar en gynnsam och värdig bild av företaget, han måste göra ett gott intryck, och därför ha en trevlig röst och utseende, affärskommunikationsförmåga Han måste också ha goda kommunikationsförmåga, ovillkorlig flit, välvilja, artighet, förmåga att hålla tillbaka sina känslor, tålamod.

Tjänsten som sekreterare förutsätter något större självständighet. Ledningspersonalen för icke-statliga kommersiella organisationer är som regel mycket liten. Cheferna för dessa företag är huvudsakligen engagerade i att lösa grundläggande produktionsfrågor, strategiska problem med utveckling av sina företag och anförtror en betydande del av det administrativa (främst administrativa) arbetet till sina sekreterare. Sekreteraren för chefen för ett modernt företag måste inte bara snabbt skriva och utarbeta dokument korrekt, utan också utarbeta texterna i olika dokument, redigera projekt, inte bara rationellt organisera mottagandet av besökare och telefonservice, utan också självständigt lösa många problem i enlighet med de instruktioner som erhållits från chefen.

Denna nya typ av sekreteraryrke kallas sekreterare-assistent. Som ni vet är sekreteraren och assistenten ganska olika typer av sekreteraryrket. Sekreteraren för chefen för en organisation är en assistent som organiserar den första chefens verksamhet, upprättar dokument för honom, organiserar möten, förhandlingar, affärsresor och tillhandahåller telefonservice.

En assistent är en specialist inte bara inom området sekreterarfrågor, utan också inom området för företagets kärnverksamhet; han förbereder beslut, rapporter, rapporter, ledningstal, analytiska dokument; analyserar situationen och deltar i att utveckla företagets strategi och taktik. En sekreterare-referent är en pålitlig chef som har viss information och befriar sin chef från nuvarande arbete för att ge honom möjlighet att fokusera på att lösa företagets huvudfrågor. Tack vare sekreterarassistentens arbete kan chefen koncentrera sig så mycket som möjligt på att utföra sina yrkesuppgifter. En sekreterare - en assistent i ett företag - är en specialist som visar intellektuella och kreativa förmågor.

En kontorschef är en anställd utan vilken ingen organisation klarar sig. Detta ord har märkligt nog inte kvinnlig form. Det här är ett yrke som skapar myter kring sig själv. För en oinvigd person kan en kontorschefs arbete verka elementärt: prata i telefon, ta med chefens kaffe och le varmt mot besökarna. Men det är inte så enkelt: det är inte för inte som sekreteraren anses vara företagets "ansikte", och framgången för framtida samarbete beror till stor del på vilket intryck han gör på kunden och hur han kommunicerar. Kontorsorganisationspersonal säkerställer den gemensamma verksamheten för alla komponenter i kontorsteknikverksamheten och dess samordning med de tillhandahållna ledningsfunktionerna. Det inkluderar chefer för kontorets strukturella avdelningar.

I verkliga situationer är det möjligt att kombinera funktionerna hos olika kategorier av kontorspersonal i specifika kontorsanställdas verksamhet. Tills nyligen utförde sådana anställda som regel samordnande funktioner utöver sina huvudsakliga aktiviteter, vilket inte alltid är motiverat. En effektiv organisation av kontorsarbetet kräver professionell utbildning och tillgång till en lämplig position med nödvändiga rättigheter och skyldigheter. De senaste årens praxis har insett detta behov i form av en kontorschefstjänst. En kontorschef är en professionell administratör som hanterar verksamheten i ett företags ledningsapparat (men inte en strukturell enhet). Bildligt talat är en kontorschef "kontorets ägare", "stabschefen", den första assistenten till chefen för att lösa otaliga administrativa och ekonomiska frågor om företagets verksamhet (organisation, institution). Kontorschefen bör inte så mycket hjälpa organisationens chef att utföra sina funktioner, utan snarare ta ansvar för genomförandet av allt operativt arbete i företaget, aktivt delta i utvecklingen av dess strategi och i arbetet med personalledning, och i utformningen av ledningsprocesser, verksamheter och rutiner.

Kvalifikationskatalogen över befattningar för chefer, specialister och andra anställda, godkänd genom resolution från Rysslands arbetsministerium daterad 21 augusti 1998 nr 37, klassificerar tjänsten som sekreterare för en biträdande chef som en teknisk utförare. International Association of Secretaries ger chefens sekreterare följande definition: "Detta är en exekutiv assistent som ansvarar för dokumentstöd för verksamheten hos chefen, strukturella enheten eller organisationen som helhet, som arbetar självständigt, utan direkt kontroll från chefen.

En sekreterare är en kontorsarbetare med ett brett spektrum av ansvarsområden från att svara på telefonsamtal (receptionist) till biträdande chef (personlig sekreterare).

En modern sekreterare krävs vanligtvis för att ha färdigheter i att arbeta med en persondator, kunskaper i främmande språk, kommunikationsförmåga, kommunikationskultur, punktlighet och noggrannhet.

För att arbeta som sekreterare behöver du inte ha speciella kunskaper eller förmågor, vem som helst kan arbeta som sekreterare. Inte säkert på det sättet. För att arbeta som sekreterare behöver du inte ta examen från ett universitet, det räcker med att slutföra specialiserade kurser. Sekreterarkurser täcker en hel del: studiet av affärskommunikation, etik, snabbläsning, praktisk psykologi, kontorsledning, maskinskrivningskurser, stenografi, förvärva förmågan att hantera kontorsutrustning, mini-PBX, färdigheter i att arbeta i 1C. Dessutom påpekar psykologer vikten av sådana egenskaper som: en persons förmåga att subtilt känna andra och adekvat reagera på andras beteende, och motstånd mot stress. Psykologer kallar denna uppsättning egenskaper "emotionell intelligens". Alla kan inte göra detta; de lär inte ut detta på college; det beror inte på en persons mentala intelligens.

Sekreteraren måste vara en lång, långbent skönhet. Hennes uppgift är att inreda kontoret. Inte säkert på det sättet. Det räcker med ett trevligt utseende. Eftersom sekreteraren är företagets affärsperson. Därför måste man nödvändigtvis ha en känsla för stil och god smak. Det är förmågan att klä sig vackert, tala kompetent och bete sig i samhället i enlighet med de grundläggande reglerna för affärsetikett som utgör det första intrycket av företaget bland kunderna. Affärspartners, som först kommunicerar med sekreteraren, bestämmer på en intuitiv nivå om de ska göra affärer med detta företag eller inte. Chefen för en affärsstruktur, som i första hand bryr sig om sitt företags prestige, kommer aldrig att placera en vacker men inkompetent tjej i receptionen. Det är tillrådligt att organisera chefens och kontorets arbete - en av sekreterarens många ansvarsområden.

Att arbeta som sekreterare är enkelt. Du behöver bara svara på samtal, koka kaffe, lämna in dokument för underskrift. Nej det är inte sant. Representanter för detta yrke möter ofta övertid och ständig omorganisation av sitt schema i enlighet med chefens schema. Att arbeta som sekreterare är ofta känslomässigt dränerande. När det inte finns så mycket att göra, vilket händer ytterst sällan, är de ofta laddade med merarbete, till exempel kontorschefens funktioner osv. Och om chefen är på dåligt humör är sekreteraren den första som faller under den heta handen. Dessutom är en bra sekreterare företagets fredsmäklare, hon kan förhindra en eventuell "storm". Detta står naturligtvis inte i serviceinstruktionerna. Men graden av relation mellan sekreteraren och chefen beror på förmågan att "ta en träff." Dessutom ska sekreteraren kunna hitta ett gemensamt språk med teamet, upprätthålla smidiga, affärsmässiga relationer med alla anställda, utan att peka ut någon. Utöver detta skickliga psykologiska arbete inkluderar sekreterarens uppgifter att genomföra affärskorrespondens, planera chefens arbetsdag, svara på alla typer av samtal, ta emot affärspartners, övervaka arbetet i receptionen och ibland hela kontoret.

Sekreteraren är en "ärendetjej" för att uppfylla företagets "önskemål", sekreterarens figur i företaget är inte av avgörande betydelse. Inte säkert på det sättet. En sekreterare som har lyckats få auktoritet från teamet och chefen, blir en sorts "grå eminens", osynligt men påtagligt kan påverka företagets arbete som helhet. Ofta vänder sig chefen till sekreteraren för råd, och det är assistenten som fattar det slutgiltiga beslutet av chefen. Han är ofta bättre informerad om företagets angelägenheter än chefen och hans ställföreträdare, och kan ge aktuella, korrekta och balanserade råd. Sekreteraren sätter tonen för varje arbetsdag och påverkar indirekt chefen. Till exempel gör en välorganiserad arbetsplats och snabb leverans av nödvändig information chefens jobb enklare.

Sekreteraren har inga karriärmöjligheter. Yrket innebär inte befordran. Delvis så. En ledare kommer att hålla en bra sekreterare nära sig. Chefen kommer att göra sitt bästa för att ignorera arbetsledarens önskemål om befordran om han är säker på sin medarbetare och vet att han kan litas på under alla omständigheter. Så professionalism och engagemang kan spela ett grymt skämt på en anställd. Å andra sidan kan dessa egenskaper bli grunden för karriärutveckling. Den jourhavande sekreteraren måste delta i alla processer i företaget och det är en mycket viktig förvärvad livserfarenhet och en bra start i framtiden. Det finns många exempel när människor efter att ha arbetat som sekreterare blev affärsmän, högt uppsatta tjänstemän och högsta chefer. Dessutom kan en kvalificerad sekreterare i vår tid tjäna ganska bra, på nivå med en stor toppchef.

Sekreterare är ett kvinnligt yrke. Män arbetar inte i sådana positioner. Mest kvinnor arbetar som sekreterare. Detta förklaras av det faktum att kvinnor känslomässigt är mer flexibla, det är lättare för dem att anpassa sig till humöret, vanorna, chefens karaktär, lösa konflikter etc. Men män är också kapabla att klara av en sekreterares uppgifter. Många stora företag företräder företrädare för det starkare könet och döper om positionen från "sekreterare" till "assistentchef".

Sekreteraryrket är ett av de mest efterfrågade på arbetsmarknaden. Ja det är det. Alla företag behöver helt enkelt en person som övervakar all dokumentation, möter kunder, serverar kaffe och skyddar chefens kontor från oönskade besökare. Dessutom var han företagets "telefonkort".

Varje sekreterare är älskarinna till chefen som hon arbetar för. Detta är en etablerad myt. Alla i hans omgivning är säkra på honom, utom hans chef och sekreterare. Det som utmärker en professionell är att om han inte vill ha den typen av relation som nämns, kommer det inte att hända. Även om kontorsromanser inte är så ovanliga. Det händer att chefen och sekreteraren tillbringar mycket tid tillsammans på jobbet och går igenom alla svårigheter i verksamheten, så informella relationer uppstår ofta mellan dem. Men det är bättre att inte minska det befintliga avståndet mellan chefen och sekreteraren i företagets intresse.

Sekreteraren måste le konstant. Ja det är det. Ingen vill trots allt se en ledsen, aggressiv eller blyg anställd. Tjänsten som sekreterare förpliktar dig att behandla alla som dyker upp utanför chefens tröskel, att behandla alla med vänlighet, med ett leende och att artigt skicka iväg besökare som chefen inte vill ha. Det finns även speciella utbildningar som lär dig att le när det behövs.

Sekreteraren kallas chefens trogna assistent och högra hand, och av goda skäl, eftersom chefens sekreterares ansvar inkluderar att säkerställa effektiv ledning och administrativ verksamhet. Chefens sekreterare är engagerad i förberedelse och genomförande av affärsdokument och dokument, hjälper chefen i affärer och löser många organisatoriska frågor.

Tjänsten som sekreterare-assistent kan också betraktas som en representativ position, eftersom han är företagets ansikte utåt - han möter gäster, svarar på samtal och brev. Den här typen av arbete kräver stort lugn, kommunikationsförmåga och organisation. Av denna anledning kan yrket som sekreterare lova stora framtidsutsikter - i framtiden kan en specialist bli kontorschef och sedan en av direktörerna eller toppcheferna.

Tjänsten som verkställande sekreterare krävs i nästan alla företag som har kontor för kunder och besökare. Det kan vara både stora företag och småföretagsorganisationer.

Yrkets historia

Med tiden har sekreterarens befogenheter utökats avsevärt och idag kan de utföra en mängd olika funktioner. Sålunda uppstod ett behov av specialister med en snäv specialisering, varvid yrket sekreterarebiträde, kontorist, sekreterare-översättare och kontorschef uppträdde.

Sekreterarens ansvar

Sekreterarassistentens arbetsuppgifter inkluderar:

• mottagande av besökare;
• ta emot telefonsamtal;
• journalföring;
• planering av chefens arbetsdag;
• anordnande av möten;
• beställning av biljetter och hotellbokningar för chefen och andra anställda under en affärsresa;
• beställa pappersvaror för kontoret;
• uppfylla chefens önskemål.

Ibland inkluderar chefens sekreterares funktioner korrespondens på engelska.

Krav på sekreterare

Krav för en sekreterare assistent inkluderar:

• sekundär eller högre utbildning;
• PC-ägande;
• kunskap om grunderna för kontorsarbete;
• kunskaper i engelska (ibland).

Dessutom kräver tjänsten som sekreterare följande färdigheter:

• punktlighet;
• förmågan att se bra ut (presentabel);
• organisation.

Sekreterare CV prov

Återuppta provet

Hur man blir sekreterare

Hur blir man sekreterare? Vem som helst kan ha detta högre utbildning som har genomgått sekreterarbiträdeskurser eller fått utbildning direkt på jobbet. Arbetsgivare ställer som regel inga särskilda krav på den sökandes förvärvade specialitet, utan fokuserar på att den sökande har nödvändiga personliga egenskaper och kan utföra arbetsuppgifter på rätt nivå.

Sekreterarlön

En sekreterares lön kan variera - från 15 till 45 tusen rubel. Inkomsten beror på arbetstagarens arbetsuppgifter och i vilken region han arbetar. Medellönen för en sekreterareassistent är 30 tusen rubel.

Återgå till chefsansvar

Sekreteraren utför följande uppgifter:

— Utför arbete med organisatoriskt och tekniskt stöd för chefens administrativa och administrativa verksamhet.

— Accepterar korrespondens som tas emot för övervägande av chefen, överför den i enlighet med beslutet till strukturella enheter eller en specifik utförare för användning i arbetsprocessen eller beredning av svar.

— Accepterar dokument och personliga uttalanden för chefens underskrift.

— Svarar på telefonsamtal, registrerar och överför officiell information till chefen, organiserar telefonsamtal med chefen.

— För chefens räkning upprättar brev, förfrågningar och andra handlingar.

— Utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samla in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid och plats för mötet, dagordning, deras registrering), föra och upprätta protokoll från möten och möten.

— Övervakar företagets anställdas verkställande av utfärdade order och instruktioner, liksom efterlevnaden av tidsfristerna för att uppfylla chefens instruktioner och instruktioner som tagits under kontroll.

— Förser chefens arbetsplats med nödvändig organisatorisk utrustning, kontorsmaterial och skapar förutsättningar för chefens effektiva arbete.

— Organiserar mottagandet av besökare, underlättar ett snabbt övervägande av önskemål och förslag från anställda.

— Formar filer i enlighet med den godkända nomenklaturen, säkerställer deras säkerhet och lämnar in dem till arkiven inom den fastställda tidsramen.

— Anordnar affärsresor för chefen: beställer flyg- och tågbiljetter, bokar hotell.

— Utför enskilda tjänsteuppdrag från sin närmaste chef.

Sekreteraren har rätt:

— Ta emot information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning det är nödvändigt för att lösa tilldelade uppgifter.

— Lämna förslag till ledningen för att förbättra deras och företagets arbete.

— Begär personligen eller på uppdrag av chefen från företagets avdelningar och andra specialister information och dokument som är nödvändiga för att fullgöra hans officiella uppgifter.

— Kräva att ledningen skapar normala förutsättningar för att utföra officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som genereras som ett resultat av företagets verksamhet.

— Fatta beslut inom din kompetens.

Sekreteraren ansvarar för:

— För underlåtenhet att fullgöra och/eller otidligt, vårdslöst utförande av sina officiella plikter.

— För underlåtenhet att följa gällande instruktioner, föreskrifter och föreskrifter om att bevara affärshemligheter och konfidentiell information.

— För brott mot interna arbetsföreskrifter, arbetsdisciplin, säkerhet och brandsäkerhetsregler.

Direktörens ansvar
Före detta direktör
Extern kontroll
Verksamhetsledning
Kontrollsystem

Tillbaka | | Upp

©2009-2018 Ekonomistyrningscenter. Alla rättigheter förbehållna. Publicering av material
tillåtet med obligatorisk angivelse av en länk till webbplatsen.

Vad en sekreterare ska kunna och kunna framgår av behörighetsbeskrivningen.

Kvalifikationsegenskaper- det här är ett normativt dokument som fastställer vad en viss anställd ska göra på sitt jobb, vad han ska veta och kunna göra för detta, och vilken nivå som ska vara på hans utbildning.

Arbetsuppgifter (sekreteraren måste kunna) Utför tekniska funktioner för att stödja och underhålla arbetet hos chefen för företaget (eller divisionen), hjälpa till att planera chefens arbetsdag. Ta emot information som behövs för chefen från avdelningar eller utförare, ring anställda på hans instruktioner. Organisera telefonsamtal med chefen, ta emot och överför telefonmeddelanden, spela in mottagna meddelanden i hans frånvaro och uppmärksamma chefen på deras innehåll. Organisera resor och tjänsteresor för chefen. Utföra arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samla in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid, plats och dagordning för mötet eller mötet, registrera dem), föra och upprätta protokoll. Förse chefens arbetsplats med kontorsmaterial, organisatorisk utrustning och skapa förutsättningar som gynnar hans effektiva arbete. Sänd och ta emot information via porttelefoner, skriv snabbt ut olika material enligt anvisningar från chefen. Utföra dokumentationsarbete, acceptera korrespondens riktad till chefen, systematisera den i enlighet med det förfarande som antagits på företaget och överföra det, efter övervägande, till avdelningschefer eller specifika utförare för användning i processen för deras arbete eller för att förbereda ett svar . Tillhandahålla informationstjänster till chefen och anställda (muntliga, dokumentära, sammanställa pressrecensioner, tillhandahålla kopior av intressanta artiklar). Övervaka tidsfristerna för att fylla i chefens instruktioner om personliga ansökningar från medborgare. Organisera mottagandet av besökare, samtidigt som du visar dem takt och uppmärksamhet, underlätta snabbt övervägande av förfrågningar och förslag från anställda, formulera filer i enlighet med den godkända nomenklaturen av filer, säkerställa deras säkerhet och lämna in dem till arkiven inom den fastställda tidsramen . Skapa och använd databaser (inklusive internetinformation).

Sekreteraren måste veta: företagets verksamhet och de anställdas ansvar och kompetenser; föreskrifter och instruktioner för dokumentationsstöd; maskinskriven; arbete på en persondator, moderna datorredigerare (Word, Excel, etc.); stavnings- och skiljeteckenregler; ordningen på materialarrangemanget vid utskrift av olika dokument; regler för drift av kontorsutrustning (fax, mini-automatiska telefonväxlar, kopiatorer, röstinspelare, bandspelare); regler för användning av intercoms; standarder för ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation; interna arbetsbestämmelser; grunderna i den vetenskapliga organisationen av sekreterararbetet; mänsklig psykologi och lagarna för effektiv kommunikation; kontorsetikett; regler och föreskrifter för arbetarskydd, säkerhet, industriell sanitet och brandskydd; främmande språk för kunder och partners; Ryska federationens arbetskod.

För att utveckla och specificera kvalifikationsegenskaper hos företag (företag) utvecklas arbetsbeskrivningar.

Arbetsbeskrivning– det huvudsakliga organisatoriska och juridiska dokumentet som reglerar sekreterarens verksamhet, som definierar hans rättigheter, position i organisationen och arten av hans arbete. Sekreteraren förlitar sig på detta dokument i sina relationer med anställda. Vad som står i arbetsbeskrivningen, då uppstår frågan, vilka rättigheter ges i den, det är de sekreteraren har.

Arbetsbeskrivningen för en sekreterare är ett individuellt dokument, eftersom tjänsten som sekreterare har många graderingar. I en liten organisation (eller företag) kommer det bara att finnas en sekreterare (referenssekreterare). I större organisationer kan chefen och hans ställföreträdare ha sekreterare i varje strukturenhet. Det finns sekreterare i styrelsen, vetenskapliga sekreterare för vetenskapliga råd etc. Varje sekreterare utvecklar alltid, baserat på volymen och särdragen i organisationens verksamhet, chefens krav och hans förtroende för sekreteraren, sina egna ansvarsområden och rättigheter. , olika kombinationer av kreativa, logiska och tekniska typer av arbete. Samtidigt finns det en standarduppsättning av förvaltningsoperationer för dokument- och icke-dokumenttjänster som utförs av alla sekreterare. Dessutom beror det speciella och komplexa i att utarbeta en sekreterares arbetsbeskrivning på mångsidigheten i hans verksamhet. Därför är det omöjligt att tala om någon enskild standard för arbetsbeskrivningen för en sekreterare (referenssekreterare).

Men som alla arbetsbeskrivningar finns det generella krav för det. Först och främst har den en redan etablerad enhetlig struktur av texten, nämligen avsnitt:

1. Allmänna bestämmelser;

2) funktioner;

3) arbetsuppgifter;

5) ansvar;

6) relationer;

7) anslutningar efter position.

En sektion "Arbetsutvärdering" kan läggas till, och under de senaste åren har sektionen "Arbetsorganisation (daglig rutin)" dykt upp alltmer.

Avsnittet ”Allmänna bestämmelser” innehåller det exakta namnet på tjänsten i enlighet med bemanningstabellen, platsen i ledningssystemet, det vill säga namnet på den strukturella enheten och underställningen, förfarandet för tillsättning och avskedande samt förfarandet för ersättning. I stora organisationer som har förskoleläroanstaltstjänst har sekreteraren dubbel underställning - direkt till sin handledare och till chefen för förskoleläroanstaltstjänsten. Sekreterare utses och avskedas på föreståndares order (i en stor organisation - på förslag av chefen för förskolans läroanstaltstjänst).

Detta avsnitt anger också krav på yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet. Idag har inställningen till sekreteraren och kraven på honom förändrats dramatiskt. Företag letar efter en sekreterare med en högre eller sekundär specialiserad utbildning, som kan ett främmande språk och är flytande på en dator. I allt högre grad krävs att sekreteraren, såväl som utomlands, inte kan ett, utan två eller flera främmande språk, eftersom företagen har många kontakter med utländska partners och sekreteraren kommunicerar med dem. Den innehåller också instruktioner om de viktigaste lagstiftande, reglerande, normativa, metodologiska, organisatoriska och administrativa dokument som vägleder sekreteraren i hans arbete.

Avsnittet "Funktioner" listar sekreterarens (sekreterareassistent) huvudsakliga verksamhetsområden, till exempel: informations- och dokumentationsstöd för chefen, organisatoriskt stöd för chefens arbete, deltagande i förberedelser av utställningar och presentationer, etc.

Avsnittet "Jobbansvar" listar alla typer av arbete, operationer och tekniker som används i deras implementering. Den listar det arbete som utförs av sekreteraren i en logisk följd. Alla typer av arbete är indelade i operationer som anger utförandetekniken. Exempelvis är funktionen ”informations- och dokumentationsstöd” uppdelad i två delar: dokumentation och arbete med dokument. I dokumentationen ingår i sin tur att upprätta brev (inbjudningsbrev, påminnelsebrev etc.), telegram etc. på uppdrag av projektledaren; skriva chefsdokument på en dator; kontrollera korrektheten av dokumenten när de presenteras för chefen för underskrift (visum, tillgänglighet och korrekthet av detaljer i enlighet med kraven i standarden, etc.); att göra och attestera kopior av dokument etc. Arbetet med dokument inkluderar att ta emot inkommande dokument (timmar anges t.ex. kl. 09 och 16), ta emot fax och e-post (under dagen); initial behandling av mottagna dokument i enlighet med kraven i kontorsledningsinstruktionerna; preliminär granskning av dokument (om det anförtros sekreteraren); registrering av dokument enligt de regler som fastställts i organisationen; redovisning av handlingar till chefen m.m.

Avsnittet "Rättigheter" är kanske det viktigaste. Han betonar sekreterarens plats i ledningssystemet, hans betydelse och position i organisationen. Det är genom rättigheter som de befogenheter som chefen delegerat till sekreteraren och graden av hans oberoende är synliga. Detta avsnitt låter sekreteraren frigöra chefens tid för att lösa grundläggande strategiska och taktiska uppgifter.

Det är denna del av arbetsbeskrivningen som ger sekreteraren (sekreterare-referenten) större eller mindre befogenheter och bestämmer graden av hans förmågor.

Avsnittet "Ansvar" är utformat i strikt överensstämmelse med lagen.

Avsnittet "Relationer (förbindelser efter position)" är också mycket viktigt för att organisera arbetet för alla anställda i ledningsapparaten, och främst beror detta på den aktiva implementeringen av automatiserade system som kräver detaljerad indikation av vilken information, i vilken form, till vem det sänds och från vem det tas emot.

Under de senaste åren har det ofta dykt upp en "Arbetsvärdering" i arbetsbeskrivningarna. Den anger vanligtvis kriterier för arbetets aktualitet och dess kvalitet, till exempel: frånvaro av klagomål, anspråk och kritik; inga fel i dokument; iakttagande av tidsfrister för verkställande av ledningsinstruktioner m.m.

Som regel avslutas arbetsbeskrivningen med en angivelse av förfarandet för dess revidering. Förutsättningarna för att revidera en arbetsbeskrivning kan vara förändringar i organisationens struktur, som leder till en omfördelning av arbetstagaransvaret, en förändring av de typer av arbete som utförs av sekreteraren eller införande av datateknik. Men mycket oftare anger de perioden för obligatorisk revision eller återgodkännande av instruktioner (3 år eller 5 år).

En valfri sektion är "Arbetsorganisation", men den har nyligen varit mycket populär och blir allt vanligare. Det ger en ungefärlig daglig rutin för en sekreterares arbete. Det kan se ut så här.

FÖRSTA HALVAN AV ARBETSDAGEN:

1) komma till jobbet 10 minuter före chefen för att kontrollera skicket på arbetsplatsen (din och chefens), få ​​ordning på dig, upprätta eller förtydliga en plan för den kommande dagen;

2) välj nödvändiga dokument och filer i enlighet med planen;

3) ta emot korrespondens, bekanta dig med innehållet, lägg åt sidan dokument som kräver ett prioriterat beslut från chefen;

4) omedelbart överföra telegram, brådskande fax och telefonmeddelanden till chefen;

5) för de återstående dokumenten, förbereda alternativ för möjliga svar eller resolutioner, fördela dem bland exekutörerna;

6) se mottagna recensioner, rapporter, inbjudningar etc.

d.; registrera datum och tider för alla händelser i din kalenderdagbok;

7) förvara de handlingar som behövs för aktuell information och referensarbete;

8) rapportera till chefen om den mottagna korrespondensen;

9) tillsammans med chefen klargöra innehållet i planerade evenemang för den aktuella dagen;

10) förmedla chefens instruktioner till relevanta verkställande direktörer per telefon och personligen och påminna dem om de sista tidsfristerna för utförande av dokument.

ANDRA HALVAN AV DAGEN:

1) insamling och förberedelse av utförda dokument för undertecknande;

2) rapportera till chefen om de utförda dokumenten, ta de dokument som behandlats av honom från chefen;

3) behandla och skicka utgående dokument;

4) schemalägg aktiviteter för nästa dag.

Under hela arbetsdagen genomförs följande:

a) arbete med besökare, telefonsamtal;

b) arkivering av utförda dokument i filer;

c) utföra arbete på en dator;

d) organisera kopieringen av dokument i enlighet med chefens instruktioner.

SLUT PÅ ARBETSDAGEN:

1) granska din dagbok och informera relevanta avdelningar om behovet av att förbereda sig för vissa evenemang;

2) om chefen fortsätter att arbeta efter arbetsdagens slut är det nödvändigt att förse honom med all nödvändig information och material;

3) göra ordning på din arbetsplats, ta bort dokument, lås kassaskåpet och alla arkivskåp, stäng av elektronisk och teknisk utrustning från nätverket.

Arbetsbeskrivningen är en integrerad del av hela paketet med dokument som behövs för att organisera ledningsapparatens arbete.

RÅD. Organisera din arbetsdag så att du kan få allt gjort och vara användbar för alla. Ägna dig åt ditt arbete, men glöm inte att det finns frågor som ligger utanför din kompetens. Så gör bara det du måste göra.

För att summera: Det bör återigen noteras att arbetsbeskrivningen för en sekreterare är ett individuellt dokument, eftersom tjänsten som sekreterare har många graderingar. Varje sekreterare, baserat på volymen och specifikationerna för organisationens aktiviteter, chefens krav och hans förtroende för sekreteraren, utvecklar sitt eget utbud av ansvar och rättigheter, olika kombinationer av kreativa, logiska och tekniska typer av arbete.

Chefsingenjören för ett företag anses vanligtvis vara direktörens högra hand, och ställföreträdaren för handel är den vänstra, men när sekreteraren är frånvarande har direktören inga händer alls.

Begreppet sekreterare och sorter
Begreppet "sekreterare" ganska bred. Översatt från latin betyder ordet "secretarius" "förtrogna".

Vanligtvis är förhållandet mellan sekreteraren och chefen ganska förtroendefullt, och det är så det ska vara, eftersom förpliktad av officiella befogenheter.

Begreppet sekreterare idag är ganska komplext och har många graderingar, jag kommer att ge ett exempel på några av dem:
Teknisk sekreterare– arbetar med kontorsutrustning (fax, multifunktionell enhet, persondator), använder internet, utför instruktioner från chefer och anställda, ringer till företag och institutioner på uppdrag av chefen, tar emot och skickar meddelanden via kommunikation.
Receptionssekreterare– tar emot inkommande brev och fax, e-post, svarar på telefonsamtal, vidarebefordrar dem till avdelningar eller specifika medarbetare samt hälsar besökare välkomna.
Kontorssekreterare– tar emot och analyserar korrespondens, utför instruktioner från chefen och dennes ställföreträdare, skriver dokument, för dokumentation.
Sekreterare-assistent- inte bara en sekreterare, utan också en specialist som är väl förtrogen med verksamheten i företaget, som i vissa fall kan fatta vissa självständiga beslut. Den biträdande sekreteraren förbereder chefens rapporter, söker nödvändig dokumentation för chefen, planerar chefens arbetsdag och löser administrativa frågor inom dennes kompetens.
Kontors chef– säkerställer att hela kontoret fungerar: förbereder material för presentationer, säkerställer oavbrutna transporttjänster, tydlig kommunikation, säkerställer driften av kontorsutrustning och tillgången på pappersvaror. Kontorschefen är ansvarig för kontorets utseende, i en liten institution kan han samtidigt utföra funktionerna som en personalofficer.
I små kommersiella organisationer utmärker sig sekreterare, oavsett namn de kallas, genom att de måste utföra universellt arbete.
Sekreteraryrket ligger kanske närmast skådespelarens yrke. Specificiteten och komplexiteten i sekreterarens arbete beror på att han alltid är i sikte, i centrum för kommunikationen med ledning, kollegor och kunder. Ett leende, en trevlig röst, ett snyggt utseende, självsäkra gester och välvilja, oavsett humör, skapar en speciell atmosfär på kontoret.

Sekreterarens arbetsbeskrivning

JAG GODKÄNDE
vd
Efternamn I.O. ________________
"_______"_____________ ____ G.

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Sekreteraren tillhör kategorin tekniska utförare.
1.2. Sekreteraren utses till tjänsten och entledigas från den på uppdrag av bolagets generaldirektör.
1.3. Sekreteraren rapporterar direkt till generaldirektören/chefen för företagets strukturenhet.
1.4. Under sekreterarens frånvaro överförs hans rättigheter och skyldigheter till en annan tjänsteman, som meddelats i organisationens ordning.
1.5. En person som uppfyller följande krav utses till tjänsten som sekreterare: utbildning - högre, ofullständig högre eller sekundär specialiserad, erfarenhet av liknande arbete i minst sex månader, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, skanner, skrivare), Microsoft Office-program (Word, Excel).
1.6. Sekreteraren vägleds i sin verksamhet av:
— Ryska federationens rättsakter.
— Företagets stadga, interna arbetsföreskrifter och andra föreskrifter för företaget;
— order och instruktioner från ledningen.
- denna arbetsbeskrivning.

2. Sekreterarens arbetsuppgifter

Sekreteraren utför följande uppgifter:
2.1. Utför arbete med organisatoriskt och tekniskt stöd för chefens administrativa och administrativa verksamhet.
2.2. Accepterar korrespondens som tas emot för övervägande av chefen, överför den i enlighet med beslutet som fattats till strukturella enheter eller en specifik utförare för användning i arbetsprocessen eller beredning av svar.
2.3. Accepterar dokument och personliga uttalanden för chefens underskrift.
2.4. Svarar på telefonsamtal, registrerar och överför officiell information till chefen, organiserar telefonsamtal med chefen.
2.5. För chefens räkning upprättar brev, förfrågningar och andra handlingar.
2.6. Utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samla in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid och plats för mötet, dagordning, deras registrering), föra och upprätta protokoll från möten och möten.
2.7. Övervakar verkställandet av företagets anställda av utfärdade order och instruktioner, såväl som efterlevnaden av tidsfristerna för att uppfylla chefens instruktioner och instruktioner som tagits under kontroll.
2.8. Förser chefens arbetsplats med nödvändig organisatorisk utrustning, kontorsmaterial och skapar förutsättningar för chefens effektiva arbete.
2.9. Organiserar mottagandet av besökare, underlättar ett snabbt övervägande av önskemål och förslag från anställda.
2.10. Formar filer i enlighet med den godkända nomenklaturen, säkerställer deras säkerhet och lämnar in dem till arkiven inom den fastställda tidsramen.
2.11. Organiserar affärsresor för chefen: beställer flyg- och tågbiljetter, bokar hotell.
2.12.

Utför enskilda tjänsteuppdrag från sin närmaste chef.

3. Sekreterarens rättigheter

Sekreteraren har rätt:
3.1. Ta emot information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning det är nödvändigt för att lösa tilldelade uppgifter.
3.2. Lämna förslag till ledningen för att förbättra ditt och företagets arbete.
3.3. Begär personligen eller på uppdrag av chefen från företagets avdelningar och andra specialister information och dokument som är nödvändiga för att fullgöra hans officiella uppgifter.
3.4. Kräv att ledningen skapar normala förutsättningar för att utföra officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som genereras som ett resultat av företagets verksamhet.
3.5. Ta beslut inom din kompetens.

4. Sekreterarens ansvar

Sekreteraren ansvarar för:
4.1. För underlåtenhet att utföra och/eller otidligt, försumligt utförande av ens officiella plikter.
4.2. För underlåtenhet att följa gällande instruktioner, order och föreskrifter om att behålla affärshemligheter och konfidentiell information.
4.3. För brott mot interna arbetsbestämmelser, arbetsdisciplin, säkerhet och brandsäkerhetsregler.

Om du efter att ha läst den här artikeln inte får ett definitivt svar, sök snabb hjälp.

Vi har redan nämnt mer än en gång att det är mycket svårt att fastställa det typiska ansvaret för en sekreterare eller exekutiv assistent. Mycket beror på omfattningen av företagets verksamhet, dess storlek, chefens fantasi och är praktiskt taget inte reglerad av någonting. Dessutom finns det en uppdelning inom själva yrket som, som praxis visar, förstås olika av anställda och arbetsgivare.

Sekreterare själva känner skillnaden, ibland intuitivt, varför debatter fortsätter på forum om vem som är "viktigare", vilken hierarki som finns inom yrket och vad som är den högsta nivån i karriären för en administrativ arbetare. Det finns ingen konsensus i denna fråga bland mina kollegor ännu.

Ändå, om dessa många namn existerar, måste fenomenen de beskriver också existera.

Låt oss förstå alla krångligheterna i klassificeringen av administrativa positioner.

Förstå begreppen

Låt oss lista de viktigaste administrativa befattningarna: "sekreterare", "assistent", "sekreterare-assistent", "biträdande chef", "mottagningssekreterare", "kontorschef". Innan vi tittar på dem mer i detalj, låt oss förstå vad som menas med var och en av dessa positioner.

Wikipedia definierar inte ställningen för "sekreterare". Den innehåller endast artikeln "Referentsekreterare", som innehåller följande definition: biträdande sekreterare- en kontorsarbetare med ett brett spektrum av ansvarsområden från att svara på telefonsamtal (receptionist) till biträdande chef (personlig sekreterare).

Här är en lista över arbetsuppgifter som utförs av sekreterare-assistenten:

• ta emot telefonsamtal som tagits emot av chefen;
• arbete med dokument: fastställande av betydelse, förberedelse, registrering, distribution, mottagande, lagring, systematisering;
• planering och förberedelse för mottagande av besökare;
• hjälp med att planera chefens arbetsschema, ibland boka hotell och flygbiljetter;
• deltagande i förberedelserna av affärsförhandlingar;
• beställa pappersvaror och annat som behövs för kontorets funktion, ibland förse chefen med mat.

Det var ingen speciell klarhet efter att ha läst den här artikeln. Vi vet alla redan att ansvarsområdena är brett, och ovanstående kan utföras av både en sekreterare och en biträdande chef. Dessutom är detta långt ifrån hälften av de uppgifter som typiska företrädare för vårt yrke måste utföra. Eller kanske detta är ett allmänt namn för en hel grupp av yrken? Det är osannolikt, de flesta hör fortfarande "sekreterare", utan några prefix.

Ordet "sekreterare", som ni vet, kommer från lat. hemlighet("hemlighet, mysterium"). Och i det antika Rom kallades betrodda personer sekreterare. Slutsats: sekreteraren har tillgång till viss information som inte är föremål för offentliggörande, och för att fullgöra sina uppgifter måste han vinna chefens förtroende.

När det gäller ursprunget till ordet "referens" är namnet också latinskt - "återgivning, rapportering." Därför arbetar denna person med information. I allmänhet hänför sig ursprunget till orden utan tvekan till det moderna yrket, men förklarar inte helt vad en given anställd gör i organisationen.

Låt oss sammanfatta: de flesta av oss är trots allt sekreterare-assistenter. Detta återspeglas dock ytterst sällan i bemanningstabellen och arbetsboken: många av mina kollegor "kallas" annorlunda.

För att undvika förvirring

Sekreterare klreception- en position som i massmedvetandet är förknippad med att ta emot och distribuera samtal och korrespondens. Ibland kan sådana anställda också utföra den första mottagningen av besökare. Bland sekreterartjänsterna är detta den enda vars namn direkt gör det klart vad du kommer att behöva göra. Även om det förstås finns undantag.
Kontors chef- det här är ett spårningspapper från engelska. kontor chef, dvs. kontors chef. Hans primära ansvar är att hantera administrativa, finansiella och andra resurser för att säkerställa att det enskilda kontoret och dess anställda fungerar smidigt. Office Manager är en av de juniora chefsbefattningarna.
En sådan anställd kan vara underordnad chaufförer, städare och ofta sekreterare. På grund av det faktum att kontorschefen ansvarar för kontorets och dess anställdas livsuppehållande, tycker många att denna tjänst är besläktad med tjänsten som vaktmästare. De har ganska många liknande ansvarsområden, men gud förbjude att du förvirrar och kallar kontorschefen för försörjningschef! Det är inget fel på det sistnämnda, men graden av ansvar hos en kontorschef är mycket högre och kräver högre kvalifikationer.
Assisterande chef- en position som många anser vara den högsta nivån i en administrativ arbetstagares karriär. I västerländska företag låter tjänsten ofta som "personlig assistent" (bokstavlig översättning från engelska). personlig assistent). Jag gillar den traditionella versionen bättre, eftersom jobbtiteln innehåller hela sin essens. Assistent - från ordet "hjälp". En biträdande chef hjälper sin chef att utföra sina uppgifter. Exakt vad som kommer att ingå i assistentens funktioner beror på många faktorer.

Sålunda kan ansvaret för två specialister som formellt innehar samma position vara radikalt olika: en av dem arbetar med dokumentation, distribuerar telefonsamtal och tar emot besökare, medan den andra deltar i ledningsmöten och har befogenhet att fatta viktiga beslut. Detta utesluter förresten inte alls det faktum att båda syr på trasiga knappar och letar efter en barnflicka till sin ledares barn. Återigen, ingen ordning: namnet i det här fallet klargör bara ditt syfte, och exakt hur du kommer att uppfylla det är okänt.

Vi studerar regleringsdokument

Det finns ett dokument som beskriver alla positioner som presenteras i vårt land - "Allrysk klassificerare av arbetaryrken, anställdas befattningar och tullklasser"(OKPDTR, OK 016-94). Om du har svårt att bestämma någon position i företaget kan du hänvisa till detta dokument och välja den mest lämpliga.

Denna klassificerare finns på webbplatserna: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Den senare har, förutom OK 016-94, "Unified Tariff and Qualification Reference Book" (UTKS) och "All-Russian Classifier of Occupations" (OKZ 010-93, OKZ). Detta är två sektioner av OK 016-94. Den första inkluderar arbetarnas yrken, den andra - de anställdas positioner.

Arbetarnas yrken (och det finns 5491 av dem i klassificeringen) är inte av intresse för oss i det här fallet; låt oss vända oss till de anställdas positioner. Det finns 2598 av dem, och du kan förmodligen hitta allt vi behöver här.

Låt oss kanske börja med posten som sekreterare. Som ett resultat av den alfabetiska sökningen får vi följande tabell (se Tabell 1).

bord 1

Tjänster i OK 016-94 innehållande namnet "sekreterare"

Varje position har sin egen koda. Dessutom har olika positioner en OKZ-kod, vilket innebär att de kombineras till en grupp. Namnet "chefens sekreterare" syftar på grupp 4115 (grupp "Sekreterare"). Denna grupp består av följande positioner:

• kontorist;
• sekreterare för en blind specialist;
• huvudsekreterare;
• domstolstjänsteman;
• sekreterare för utbildningsavdelningen;
• sekreterare-maskinskrivare;
• sekreterare-stenograf.

Här är vad som sägs om sekreterarna i den nämnda gruppen: Sekreterare utför tekniska funktioner för att stödja och betjäna arbetet för chefen för en organisation eller ett företag, med hjälp av en dator, kontorsutrustning och andra tekniska medel.

Deras ansvar inkluderar:

Denna sida har en bekväm indelning av positioner i grupper, varifrån det kan ses att grupp 4115 ingår i seniorgrupp 411 "Sekreterare, operatörer av räknemaskiner och relaterade yrken." Till de senare hör förutom sekreterare datoroperatörer, stenografer, maskinskrivare m.m.

I allmänhet strider inte ovanstående skyldigheter mot verkligheten, förutom att omnämnandet av en teletyp och skrivmaskin kommer att få någon att le (och någon kommer att rysa). Men vilken som helst - även en nybörjare - sekreterare, som tittar på den föreslagna listan över ansvarsområden, kommer att fråga: "Hur? Och det är allt? Var finns visumstöd, organisation av affärsresor, inspelning av möten?” Vi har mer än en gång sagt att en sekreterare är ett yrke som kräver att du ägnar minst hälften av din arbetstid åt papperslös service av chef och medarbetare. Linjen "ta emot besökare" förmedlar inte de olika uppgifter som en sekreterare har att utföra. Resterande ansvar är rent tekniskt och avser arbete med dokument. Tittar man på den befintliga beskrivningen kan man tro att sekreteraren sitter i ett separat rum och bara skriver på datorn och skriver något i registreringsjournalen. Men vi vet att så är långt ifrån fallet. Därför är det osannolikt att en sådan definition tillfredsställer specialister.

Låt oss återgå till klassificeraren: positionen "kontorschef", såväl som "kontorschef" och "biträdande chef", ingår inte i den. Men det finns en position "referent" (kod 26088), som ingår i grupp 3431 - "Administrativ och ledande personal".

I denna grupp ingår, förutom olika titlar på administratörer och chefer, befattningarna som inspektör för övervakning av orderutförande, assistent och assistent för kärnverksamhet.

Det är en rolig stadsdel, eller hur? I samma grupp med referenten finns en inspektör för att övervaka verkställandet av order. Många sekreterare känner till denna kontroll från första hand, eftersom de utför den själva.

Webbplatsen http://www.etks.info/ säger det administrativ och ledande personal och personal från närstående yrken löser administrativa och samordningsfrågor i organisationers verksamhet och deras strukturella avdelningar, upprätthåller dokumentation och informationsstöd.

Deras ansvar inkluderar:

• upprätthålla affärskorrespondens, protokoll och annan administrativ dokumentation;
• planering och organisering av möten, affärsmöten och resor;
• samordna tidpunkten för olika händelser, övervaka deras efterlevnad;
• hjälp till chefer och anställda vid lösning av administrativa och organisatoriska frågor;
• utarbetande av utkast till kontrakt, avtal, förhandlingar, organisation av mottagande av besökare och anställda;
• utföra relaterade uppgifter;
• ledning av andra anställda.

Hur många av arbetsuppgifterna på den här listan utför du? Vad heter din position? "Sekreterare"? "Kontors chef"? "Assisterande chef"?

Om vi ​​kommer ihåg att en sekreterares arbete traditionellt är uppdelat i dokumentära och icke-dokumentära tjänster och de flesta av oss utför uppgifter från listorna för båda grupperna (“Sekreterare” och “Administrativ och ledande personal”), så kan vi dra slutsatsen att utifrån utförda arbetsuppgifter är de flesta av oss biträdande sekreterare.

Vad betyder det? Varför återspeglas inte befattningar som "biträdande chef" eller "kontorschef" i klassificeraren? Varför finns det positioner i praktiken, men inte i klassificeraren? Kanske är det förlegat eller så brydde sig inte kompilatorerna om att förstå situationen på den moderna arbetsmarknaden?

Naturligtvis är denna klassificerare något konservativ. Men stavningsordböcker är också konservativa. Människor talar och skriver olika, men det finns vissa regler, en norm som accepteras av experter, och läskunniga människor styrs av den. Alla instruktioner, klassificerare och andra officiella dokument som utvecklats av specialister innebär att det finns en idealisk organisation där sekreteraren hanterar dokument, deras utförande övervakas av inspektörer och viseringsstöd och arbete med delegationer är protokolltjänstens ansvar.

Tro inte att detta inte händer. Det är precis så arbetet i många stora statliga myndigheter och företag, förvaltningar och fabriker är uppbyggt. För det första för att de har funnits i decennier och i sin verksamhet styrs av arbetsbeskrivningar och regler som utvecklats i Sovjetunionen, när situationen "vem går till skogen, vem hämtar veden" var svår att föreställa sig. För det andra har denna ansvarsfördelning mycket med sekretess att göra. Till exempel, i fabriker som utför militära order, har verkställande sekreterare inte tillgång till internet, och de lämnar sina mobiltelefoner i ett kassaskåp vid entrén. I en sådan situation är det svårt att söka information eller beställa biljetter. Detta görs av enskilda specialister med tillgång till Internet.

Dessutom är det en sak om sekreteraren i ett företag som sysselsätter hundra personer är ”en schweizare, en skördare och en pipspelare”, och en helt annan när företaget sysselsätter flera tusen. I det här fallet är de flesta arbetsprocesser strikt reglerade och centraliserade. En specialist kan inte ansvara för dem, det finns hela avdelningar.

Förresten

När det gäller förekomsten av föråldrade titlar vid första anblicken (till exempel "sekreterare-skrivare") i vårt land till denna dag finns det organisationer där vissa dokument endast skrivs ut på en skrivmaskin (på grund av sekretess). Dessutom indikerar närvaron av ordet "skrivare" i denna definition oftast en stor mängd arbete som är specifikt kopplat till utarbetandet av dokument. Under sovjettiden var det maskinskrivare som uppträdde detta jobb, och i stora företag med centraliserat kontorsarbete har detta hållit i sig än i dag.
Kan denna position kallas t.ex. "PC-operatör"? Naturligtvis gör många företag detta. Men varför, om i massmedvetandet detta koncept redan har tilldelats en viss lista över ansvarsområden? Språket gillar inte konstgjorda innovationer. När denna term förlorar sin relevans kommer den att försvinna.

Varför finns det i praktiken sekreterare som utför uppgifterna som assistenter, inspektörer för att övervaka verkställandet av dokument och till och med översättare? För teori är alltid annorlunda än praktik. Företag, särskilt små, strävar i första hand efter att spara pengar genom att tilldela en anställd en massa olika ansvarsområden. En av mina kollegor gav följande definition av sekreterartjänsten: "en person som gör vad andra anställda inte vill göra." Tja, det händer. Dessutom är, som vi redan har sagt, ansvarsskillnaden ofta förknippad med omöjligheten att få in en viss enhet i bemanningstabellen, samt bristande förståelse hos arbetsgivarna för de graderingar som finns inom yrket.

Jämför ansvar

Låt oss se vad arbetsgivaren menar med det eller det namnet. För att göra detta, låt oss vända oss till webbplatser för jobbsökning. Låt oss välja flera annonser med namnen: "sekreterare", "sekreterareassistent", "biträdande chef", "kontorschef", välj tre för varje grupp och jämför listorna över utförda arbetsuppgifter (vi kommer inte att duplicera arbetsuppgifter som upprepas i olika lediga platser).

Kontors chef

1. Utföra instruktioner från chefen.
2. Office life support.
3. Assistans vid planering av chefens arbetstid.
4. Förberedelse och genomförande av korrespondens och intern dokumentation.
5. Mottagande av gäster och besökare av chefen, anordnande av möten och förhandlingar.
6. Kommunicera med kunder på kontoret, skapa en vänlig, mysig atmosfär för dem. Författarens anteckning: Denna arbetsgivare bestämde sig för att spara pengar på en kundtjänstchef.
7. Ta emot samtal som tas emot på reklamlinjen och överföra dem till önskad avdelning.
8. Övervakning av ordning och renlighet på kontoret.
9. Systematisering och klassificering av dokument och information, föra dem till de omedelbara verkställarna. Författarens anteckning: verkar det som att det här är kontorsarbete? Men nej, i denna lediga tjänst anges det på en separat rad.
10. Att uppmärksamma chefer på information från kunder.
11. Utföra instruktioner från kontorspersonal att fylla i och överföra nödvändiga instruktioner och information till dem.
12. Kontrollera att pappersarbetet är korrekt enligt fastställda krav vid anställning av nya medarbetare. Notera: Jag visste det, det finns ingen personalansvarig i företaget!
13. Utför kopierings- och dupliceringsarbete.
14. Utfärdande av fullmakter.
15. Upprätthålla tidrapporter. Författarens anteckning: Det finns definitivt ingen personalofficer!
16. Utarbetande av dokument och utarbetande av rapporter om utgifter av medel för företagens behov.

Sekreterare

1. Organisering av dokumentflöde, sköta affärskorrespondens.
2. Utförande av instruktioner från chef.
3. Upprättande av nödvändig dokumentation och rapportering.
4. Organisering och koordinering av möten, förhandlingar, konferenser.
5. Organisation av affärsresor (beställning av flyg- och tågbiljetter, transfer, hotellbokningar etc.).
6. Arrangera ankomsten av partners (hotellbokningar, överföringar, etc.).
7. Mottagning och distribution av inkommande samtal.
8. Säkerställa kontorets funktion.
9. Utföra instruktioner från ledningen (söka information, upprätta rapporter, kommunicera med leverantörer av råvaror, ofta på engelska).
10. Tillhandahållande av post- och budtjänster.
11. Säkerställa internt företagsdokumentflöde.
12. Post.
13. Administrativt stöd för chefen.
14. Övervakning av genomförandet av ledningsinstruktioner.
15. Arbeta med kontorsutrustning.
16. Utarbetande av organisatoriska och administrativa dokument.

Sekreterare-assistent

1. Organisation av kontorsverksamhet.
2. Mottagning och distribution av samtal.
3. Mottagande av besökare.
4. Anordnande av möten och förhandlingar.
5. Organisering av affärsresor (beställning och bokning av biljetter, hotell, taxi, visumstöd).
6. Affärskorrespondens.
7. Skicka och ta emot post, utfärdande av fullmakter.
8. Kontorsarbete.
9. Utföra instruktioner från ledningen.
10. Arbeta med en budtjänst.
11. Interaktion med företagets avdelningar.
12. Upprätthåller ordning och reda och en trevlig atmosfär på kontoret.
13. Ge administrativt stöd till direktörens dagliga schema.
14. Övervakning av genomförandet av instruktioner och godkännande av dokumentation initierad av direktören.
15. Utarbetande av organisatorisk och administrativ dokumentation.

Assisterande chef

1. Ta emot inkommande/utgående samtal.
2. Hantering av post/korrespondens, affärskorrespondens.
3. Informationsanalys, datainsamling, rapportering.
4. Kommunikation med avdelningschefer.
5. Utföra instruktioner från chefen inom givna tidsramar.
6. Övervakning av att order/arbetsuppdrag utförs i tid.
7. Stöd för affärsresor (visumhantering, bokning av järnvägs- och flygbiljetter, transfer, hotell, evenemang, utflykter).
8. Organisation och stöd för mottagandet av delegationer och besökare av företagets ledning, anordnande av möten, förhandlingar, presentationer.
9. Övervakning av förbrukning av pappersvaror, beställning vid behov.
10. Registrering och lagring av originalinformation samt organisatoriska och administrativa handlingar.
11. Office life support.
12. Kontorsarbete, dokumentflöde.
13. Registrering av inkommande, utgående, intern dokumentation.
14. Assistans vid planering av chefens arbetsdag.

Som du kan se har yrkesverksamma som arbetar i dessa positioner många liknande ansvarsområden. Alla är involverade i (eller deltar i) kontorets livstöd, tar emot och distribuerar samtal, organiserar dokumentflödet och utför instruktioner från chefen.

Titta på listan över ansvarsområden för en sekreterare, biträdande sekreterare och verkställande assistent. De är nästan identiska. Kanske i något av företagen förväntas assistenten också göra analytiskt arbete. Befattningen som kontorschef är något utöver det vanliga, från vilken arbetsgivarna förväntar sig att utföra personalinspektörens funktioner och arbeta. Och kanske är han den enda från vilken de inte förväntas hjälpa chefen (eller anges detta helt enkelt inte i annonsen?). Vi kan med tillförsikt säga att den biträdande chefen måste hjälpa chefen, vilket inte befriar honom från behovet av att "livsstödja" kontoret.

Innan vi drar slutsatser, låt oss vända oss till ytterligare en parameter: vilka krav ställer arbetsgivare på specialister i dessa positioner (tabell 2).

Tabell 2

Krav som arbetsgivaren ställer på kontorschef, sekreterare, sekreterarebiträde, biträdande chef

Nåväl, våra slumpmässigt utvalda arbetsgivare kräver inte snyggt utseende och högre utbildning av en kontorschef. Enligt vår mening ser de inte så stor skillnad mellan en sekreterare och en kontorschef. Kraven för de övriga tre tjänsterna, liksom det ansvar som utförs, är nästan identiska. Endast från en assisterande chef vill de ha erfarenhet av att arbeta som personlig assistent, samtidigt som de inte glömmer förmågan att arbeta i ett team (det är ingen hemlighet att många assistenter tenderar att bryta sig loss från teamet - detaljerna i arbetet kräver det).

Naturligtvis visar det sig vid intervjun att de helt enkelt "glömde" att skriva ner hälften av ansvaret, och från någonstans kommer ytterligare två dussin krav för kandidaten att dyka upp. Men generellt sett är trenden tydlig: arbetsgivaren ser en kontorschef som en person som tar hand om kontoret, alla anställda och även kunder. Men det är inte så stor skillnad mellan sekreterare, biträdande sekreterare och biträdande chef.

Det vill säga teori och denna gång avvek från praktiken. Det är tydligt för oss att sekreteraren måste utföra, låt oss säga, teknisk funktionalitet (att arbeta med dokument, etc.), och den biträdande chefen eller assistenten måste utföra mer komplexa funktioner (skriva affärsbrev, sammanställa analytiska recensioner etc.). Jag känner bara till ett företag där ansvaret är fördelat på detta sätt. Men hon är från kategorin ideal. I praktiken är en sådan uppdelning mer undantag än regel.

Jag misstänker att arbetsgivare i de flesta fall helt enkelt vill spara pengar genom att anlita en specialist som kombinerar flera funktioner. Dessutom är det krångligt att införa ytterligare enheter i bemanningsbordet.

Varför är det vanligaste namnet för denna grupp av administrativa tjänster "sekreterare"? För det första för att det har funnits på allas läppar länge. För det andra kan den biträdande chefen teoretiskt vägra hjälpa avdelningsanställda, och sekreteraren har ingenstans att ta vägen. För det tredje vet inte alla vem denna mystiska "referent" är, så det är bättre att inte skapa onödiga komplikationer med terminologi.

Det är uppenbart att den inofficiellt accepterade uppdelningen, som placerar biträdande chefer högre än sekreterare eller biträdande sekreterare, i själva verket är en formalitet. Utan tvekan låter "assistentdirektör" mer respektabel än "direktörens sekreterare." Detta är kanske hela skillnaden. Arbetsgivaren är mer intresserad av dina personliga egenskaper och arbetslivserfarenhet än vad som står i din arbetsbok. Självklart är vi inte klara med förvirringen i positioner. Men för dem som är oroliga över det faktum att deras position, trots de olika uppgifter de utför, kallas "sekreterare", råder vi dig att kassera alla komplex och, när du frågas vem du arbetar för, svara stolt: "Sekreterare. ”