01.08.2023

Kotibning ismi boshqacha. Ismda nima bor? Kotib-referentning ish tavsifi

Zamonaviy bo'lishni xohlaydigan mahalliy ish beruvchilar ko'pincha xorijiy amaliyotdan, ko'pincha rus tilidan ish unvonlarini olishadi. Masalan, yaqinda siz "ofis menejeri" yoki "resepsiyonist kotibi" kabi yangi lavozimlarni uchratishingiz mumkin, afsuski, biz Xodimlar lavozimlarining yagona malaka ma'lumotnomasida (keyingi o'rinlarda) hali topa olmaymiz. - ECSD).

Shu bilan birga, rus malakaviy ma'lumotnomalari va tasniflagichlari uzoq vaqtdan beri maslahat xarakteriga ega. Belarus qonunchiligida, ya'ni 3-band, 2-qism, san'at. Belarus Respublikasi Mehnat kodeksining 19-moddasi (bundan buyon matnda Mehnat kodeksi deb yuritiladi) qat'iy talabni o'z ichiga oladi. kasblar, lavozimlar, mutaxassisliklar nomlari malaka ma'lumotnomalariga mos kelishi kerak; Belarus Respublikasi hukumati tomonidan belgilangan tartibda tasdiqlanadi. O'z navbatida, Belarus Respublikasi Mehnat va aholini ijtimoiy muhofaza qilish vazirligining 2012 yil 2 yanvardagi 1-sonli qarori bilan tasdiqlangan Xodimlar lavozimlarining yagona tarif va malaka ma'lumotnomasining umumiy qoidalarining 1-bandi (bundan buyon matnda ESDCning umumiy qoidalari), deyiladi ECSD tashkiliy-huquqiy shakllaridan qat'i nazar, tashkilotlarda foydalanish uchun majburiydir, unda mehnat munosabatlari mehnat shartnomasi (kontrakt) asosida amalga oshiriladi.

Yuqoridagi qonunchilik talablari buzilishi munosabati bilan yuzaga kelishi mumkin bo‘lgan noxush huquqiy oqibatlar haqida jurnalimizning avvalgi sonida yozgan edik va bu yerda takrorlanmaydi. Biroq, biz qat'iy maslahat beramiz: tashkilotning shtat jadvaliga kotib lavozimini qo'shishdan va xodimning mehnat daftarchasiga ishga qabul qilish to'g'risidagi yozuvni kiritishdan oldin, siz birinchi navbatda Belarusiya Respublikasining "Ishchilarning kasblari va xodimlarning lavozimlari" milliy tasniflagichiga qarashingiz kerak. ” (OKRB 006-2009), Belarus Respublikasi Mehnat va aholini ijtimoiy muhofaza qilish vazirligining 2009 yil 22 oktyabrdagi 125-sonli qarori bilan tasdiqlangan va bunday pozitsiya ushbu hujjatda nazarda tutilganligiga ishonch hosil qiling va keyin tekshiring. ECSDda sizning kotibingizning vazifalari siz tanlagan lavozimga mos keladimi yoki yo'qmi.

OKRB 006-2009 o'ndan ortiq lavozimlarni nazarda tutadi, ularning nomi "kotib" so'zini o'z ichiga oladi. Ular orasida, masalan, "Prezidium kotibi", "Ilmiy kengash kotibi" yoki "Sud majlisi kotibi" kabilar mavjud. Bizni o'sha kotiblar qiziqtiradi, ularsiz ofis, ofis, menejerni qabul qilish va hokazolar ishi mumkin emas. Bunday kotiblarning lavozim majburiyatlari, shuningdek, ushbu lavozimlarga qo'yiladigan malaka talablari Mehnat va aholini ijtimoiy muhofaza qilish vazirligining qarori bilan tasdiqlangan "Faoliyatning barcha turlari bo'yicha xodimlarning lavozimlari" ECSDning 1-sonida keltirilgan. Belarus Respublikasi 1999 yil 30 dekabrdagi 159-son (ko'plab o'zgartirish va qo'shimchalar bilan, oxirgisi 09.03.2012 yildagi 95-son qarori bilan kiritilgan).

Menejerning qabulxonasi kotibi

DIQQAT: Bu erda keltirilgan ma'lumotlar biroz eskirgan, o'zgarishlar uchun qarang!

Menejerning qabulxona kotibi (OKRB 006-2009–24690 bo'yicha lavozim kodi) ehtimol eng keng tarqalgan kotiblik kasbidir. Biroq, lavozim nomidan kelib chiqib, uni shtat jadvaliga kiritish uchun tashkilotda nafaqat menejer, balki qabulxona ham bo'lishi kerakligini e'tibordan chetda qoldirib bo'lmaydi. To'g'ri, bu qanchalik zarurligini ayta olmaymiz.

Ushbu lavozim mutaxassis sifatida tasniflanadi va toifaga kiritilmaydi. ECSD ma'lumotlariga ko'ra Menejerni qabul qilish bo'yicha kotibning ish majburiyatlari quyidagilarni o'z ichiga oladi tashkilot rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshirish; rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan xat-xabarlarni qabul qilish, uni ish jarayonida foydalanish uchun tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq ijrochilarga qabul qilingan qarorga muvofiq topshirish yoki javoblar tayyorlash; ish yuritish, qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajarish. Menejerning qabulxonasi kotibi shuningdek, quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

hujjatlar va shaxsiy arizalarni tashkilot rahbari tomonidan imzolash uchun qabul qiladi;
menejerning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi;
tarkibiy bo‘linmalar va aniq ijrochilar tomonidan ijroga qabul qilingan hujjatlarning o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishi va taqdim etilishi ustidan nazoratni amalga oshiradi, rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan tayyorlangan hujjatlar loyihalari to‘g‘riligini tekshiradi, ularning sifatli tahrirlanishini ta’minlaydi;
menejerning telefon orqali suhbatlarini tashkil qiladi, u yo'qligida olingan ma'lumotlarni yozib oladi va uning mazmunini uning e'tiboriga etkazadi, qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek telefon xabarlari orqali ma'lumotlarni uzatadi va oladi, ma'lumotlarni tezkor ravishda etkazib beradi. uning e'tibori , aloqa kanallari orqali olingan;
rahbar nomidan xatlar, so‘rovlar, boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi, xatlar mualliflariga javoblar tayyorlaydi;
rahbari tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va konferentsiyalarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (to'plam zarur materiallar, yig'ilish o'tkazish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish), yig'ilishlar va konferentsiyalarning bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi;
tashkilot xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishi, shuningdek nazoratga olingan tashkilot rahbarining ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishi ustidan nazoratni amalga oshiradi;
nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi;
rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi;
rahbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan rasmiy materiallarni chop etadi yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi;
tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi;
hujjatlarni shaxsiy nusxa ko'chirish mashinasida ko'chiradi;

Unga yuklatilgan vazifalarni sifatli bajarish Menejerning qabulxona kotibi bilishi kerak: tashkilot faoliyatiga va ish yuritishga taalluqli normativ-huquqiy hujjatlar, boshqa ko'rsatmalar va uslubiy materiallar; tashkilot va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi; ish yuritishni tashkil etish; hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari; arxiv ishi; yozuv yozuvi; interkomlardan foydalanish qoidalari; tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari; standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari; etika va estetika asoslari; ishbilarmonlik aloqalari qoidalari; mehnatni tashkil etish va boshqarish asoslari; kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari; ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari; ichki mehnat qoidalari; mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari.

ECSD malaka talablariga muvofiq, menejer qabulxona kotibi lavozimiga tayinlanishi mumkin. ish stajiga talablar qo'yilmagan holda oliy yoki o'rta maxsus ma'lumotga ega bo'lgan shaxs.

Kotib yordamchisi

Kotib yordamchisi lavozimi (OKRB 006-2009-24692 bo'yicha lavozim kodi) ham mutaxassislar toifasiga kiradi, ammo ECSD unga funktsional majburiyatlarning murakkabligi va tayyorgarlik darajasi bo'yicha yuqori talablarni qo'yadi.

Kotib yordamchisi o'z lavozim majburiyatlariga muvofiq tashkilot (kompaniya) rahbariga hujjatli va hujjatsiz xizmatlar ko'rsatish bo'yicha ishlarni tashkil qiladi; o'zining ma'lumotnoma-axborot fondini oqilona shakllantiradi, rahbarga axborot xizmatlarini tashkil qiladi; ofis ishlarini olib boradi; matbuot sharhlarini tayyorlaydi, ma'lumotnomalarni tuzadi, ularni tasniflaydi va tizimlashtiradi, mavzuli faylni yuritadi; hujjatlarni qabul qilish, hisobga olish, tezkor qidiruv, topshirish, hujjatlar bo‘yicha tezkor ma’lumotlar berish, shuningdek:

hujjatlarning o‘z vaqtida rasmiylashtirilishini nazorat qiladi;
tashkilot (kompaniya) faoliyatining eng muhim yo'nalishlari bo'yicha tahliliy materiallar, hisobotlarning xulosalari, menejerga chiqishlar loyihalarini tayyorlaydi;
tashkilotning (kompaniyaning) hamkor tashkilotlar, ommaviy axborot vositalari bilan aloqalarini (telefon, faks, kompyuter va boshqalar) ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi;
yig‘ilishlarni tashkil qiladi, bayonnomalar tuzadi va ularning qarorlari bajarilishini nazorat qiladi;
uchinchi shaxslarga yuboriladigan ish xatlari, telegrammalar, telefakslar va boshqa hujjatlar loyihalarini tayyorlaydi; tarjimonsiz xorijiy hamkorlar bilan muzokaralarda qatnashadi; xat yozuvchilarga javoblar tayyorlaydi;
rahbarning xizmat safarlari va uchrashuvlarini tayyorlash, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish, shuningdek uning ish vaqtini rejalashtirish bo‘yicha ishini tashkil etishni ta’minlaydi;
rahbarning ko‘rsatmalari bajarilishini hisobga oladi va nazorat qiladi;
tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.

ECSD talablariga muvofiq kotib-referent bilishi kerak: boshqaruv faoliyatini axborot-hujjat bilan ta'minlash bo'yicha normativ-huquqiy hujjatlar, boshqa ko'rsatmalar va uslubiy materiallar; respublika va uning hududidagi davlat hokimiyati organlari tizimi; tashkilotning (kompaniyaning), uning bo'linmalarining boshqaruv xodimlari; tashkilotning (kompaniyaning) tuzilishi, funktsiyalari, vazifalari, uning vertikal va gorizontal o'zaro ta'siri; ish xatlarini yozish qoidalari; muzokaralar va protokollar texnikasi va usullari; axborot va ma'lumotnomalarni tuzish, saqlash, qidirish va berish qoidalari bo'yicha yo'riqnomalar; abstraktlash texnikasi, orgtexnika, jamoatchilik bilan aloqalar va ommaviy axborot vositalari bilan aloqalarni tashkil etish; 1–2 ta xorijiy tillar, rus va belarus; iqtisodiyot asoslari, ishlab chiqarishni tashkil etish, mehnat va boshqaruv; umumiy ijtimoiy psixologiya, etika, estetika asoslari; mehnat qonunchiligi asoslari; mehnatni muhofaza qilish va yong'in xavfsizligi qoidalari va qoidalari.

Kotib-referent lavozimi uchun ECSD talab qiladi quyidagi malaka talablari: ish tajribasiga talablarsiz oliy (o'rta maxsus) ma'lumot. Bundan tashqari, ushbu lavozim uchun toifalar mavjud emas.

Boshqaruvchi yordamchisi

Shu nuqtai nazardan, "tashkilot rahbarining yordamchisi" (OKRB 006-2009-24347 bo'yicha lavozim kodi) kabi lavozimni eslatib o'tish mantiqan to'g'ri bo'lar edi, bu o'zining funktsional majburiyatlari bo'yicha kotiblik lavozimiga sezilarli darajada o'xshaydi, ammo ikkinchisidan o'zining funktsional majburiyatlarining yuqori murakkabligi bilan farq qiladi. Garchi bu lavozim ham professional sifatida tasniflangan bo'lsa-da, u ko'pincha kotiblik martabasining cho'qqisi hisoblanadi.

ECSD menejeri yordamchisiga ko'ra analitik-konstruktiv va axborot-texnik xarakterdagi ishlarni amalga oshiradi; shuningdek, rahbar nomidan va uning bevosita nazorati ostidagi umumiy ish; rahbar nomiga kelib tushgan va u tomonidan imzolangan hujjatlar bilan axborot va texnik ishlarni amalga oshiradi; rahbar nomiga kelib tushgan hujjatlarning bajarilishi uchun mas’ul shaxslarni tayinlash bo‘yicha rahbarga takliflar tayyorlaydi, ularning bajarilishini muvofiqlashtiradi; menejer bilan birgalikda o'z ishining, xizmat safarlarining, uchrashuvlarning va hokazolarning jadvalini (rejasini) tuzishda ishtirok etadi, unga rioya qilish choralarini ko'radi, shuningdek quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

menejer faoliyatini texnik jihatdan ta'minlaydi (chiptalar, transport va boshqalarga buyurtma berish; uchrashuvlar, konferentsiyalar, muzokaralar tashkil etish va boshqalar);
menejerni xizmat safarlarida, uchrashuvlarda, maxsus qabullarda va hokazolarda kuzatib boradi; rahbar tomonidan belgilangan masalalar bo'yicha ularda bevosita ishtirok etadi, ushbu faoliyat natijalari to'g'risida rahbarga hisobot beradi;
uchrashuvlar, muzokaralar, konferensiyalar va hokazolarning borishi va natijalarini hujjatlashtiruvchi bayonnomalar va boshqa hujjatlarni yuritadi;
rahbar tomonidan belgilab berilgan va bevosita rahbar ishtirokini talab qilmaydigan masalalarni hal etish uchun tashkilotlar, davlat organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlari, jamoatchilik va ommaviy axborot vositalari bilan muloqot qiladi;
rahbar topshirig‘iga ko‘ra, tarkibiy bo‘linmalar xodimlari bilan individual masalalarni muvofiqlashtiradi, ularga rahbarning ko‘rsatmalari va buyruqlarini yetkazadi, ularning bajarilishini nazorat qiladi;
materiallar va ma'lumotlarni to'playdi, tahliliy, axborot, ma'lumotnoma va boshqa materiallarni tayyorlaydi va ularni rahbarga taqdim etadi;
rahbar nomidan davlat organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlaridan rahbar uchun zarur bo‘lgan hujjatlar va ma’lumotlarni oladi;
rahbar nomiga tushgan takliflar, arizalar, shikoyatlarning o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishini nazorat qiladi;
rahbar tomonidan belgilangan yo'nalish bo'yicha xodimlarning ishini tashkil etish bo'yicha rahbarning bir martalik ko'rsatmalarini bajaradi;
rasmiy munosabatlar doirasida menejerning boshqa ko'rsatmalarini bajaradi.

Tashkilot rahbarining yordamchisi bilishi kerak: iqtisodiyotning tegishli tarmog‘ini rivojlantirishning ustuvor yo‘nalishlarini tartibga soluvchi normativ-huquqiy hujjatlar; tashkilotning ichki va tashqi siyosati; tashkilotning tashkiliy-boshqaruv tuzilmasi profili, ixtisosligi va xususiyatlari; zamonaviy ofisning tuzilishi va jihozlanishi; davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, uchinchi tomon tashkilotlarida vakillik tamoyillari; boshqaruv tamoyillari va usullari; ish yuritishni tashkil etish, jamoatchilik bilan aloqalar, ommaviy axborot vositalari; etika va estetika asoslari; ishbilarmonlik aloqalari tartiblari; zamonaviy axborot texnologiyalaridan foydalangan holda buxgalteriya hisobini tizimlashtirish va hujjatlarni yuritish tartibi; iqtisodiyot, mehnatni tashkil etish va boshqarish asoslari; mehnat qonunchiligi asoslari; mehnatni muhofaza qilish va yong'in xavfsizligi qoidalari va qoidalari.

ECSD malaka talablariga muvofiq, tashkilot rahbarining yordamchisi lavozimiga tayinlangan shaxs, hech qanday ish tajribasi talablarisiz oliy ma'lumotga ega bo'lishi kerak. ECSD ham ushbu lavozim uchun toifani taqdim etmaydi.

Kotib. Shunchaki kotiba...

So'nggi paytgacha ma'lumotnomalar va tasniflagichlarda "kotib-mashinist" lavozimi mavjud edi. Yuqorida sanab o'tilganlardan farqli o'laroq, u boshqa xodimlar (texnik ijrochilar) toifasiga kirdi va shuning uchun sezilarli darajada past bo'lgan.

Ehtimol, nima uchun bu lavozim so'nggi paytlarda mashhur bo'lmaganini tushuntirishga hojat yo'q va uni hatto eng zo'r tashkilotlarda ham topish deyarli mumkin emas edi. Darhol aytish kerak emas, lekin qonun chiqaruvchi, shunga qaramay, yangi tendentsiyalarga javob berdi va bu lavozimni ikkiga ajratdi: kotib va mashinist. Biz ikkinchisi haqida gapirmaymiz, chunki uning ish majburiyatlarining xususiyatlariga ko'ra, u bizning bugungi mavzuimizga hech qanday aloqasi yo'q.

Ammo pozitsiyaga kelsak "kotib"(OKRB kodi 006-2009–24658), keyin shuni ta'kidlash kerakki, uning ECSDda ko'rinishi to'liq oqlanadi. Aytgancha, ushbu lavozimdan foydalanish, agar tashkilotda bunday qabulxona menejeri bo'lmasa va yuqorida muhokama qilinganidek, "menejerning qabulxona kotibi" unvoni shubha tug'dirsa, o'rinli bo'ladi. Yoki, masalan, tashkilot rahbari o'rinbosarining qabulxonasida yoki tarkibiy bo'linma rahbarining qabulxonasida o'tirgan odamni nima deb atash kerak? Bu erda sizga faqat kotib kerak.

Kotib, ECSDda belgilangan lavozim majburiyatlariga muvofiq, tashkilot rahbarining ishini ta'minlash va saqlash uchun texnik funktsiyalarni bajaradi(uning o'rinbosarlari, tarkibiy bo'linmalar rahbarlari), shu jumladan:

bo'limlar yoki ijrochilardan menejerga kerakli ma'lumotlarni to'playdi va taqdim etadi;
menejerning telefon suhbatlarini tashkil qiladi, u yo'qligida olingan xabarlarni yozib oladi va ularning mazmunini menejer e'tiboriga etkazadi;
rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tashkiliy tayyorlash (zaruriy materiallarni to'plash, yig'ilish yoki yig'ilishning vaqti, joyi, kun tartibi to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish, ularni ro'yxatga olish), bayonnomalarni yuritish va rasmiylashtirish bo'yicha ishlarni amalga oshiradi;
rahbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan rasmiy hujjatlar va materiallarni chop etadi, zarur ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi;
stenografiya ko‘nikmalariga ega bo‘lsa, buyruqlar, ko‘rsatmalar, xatlar va boshqa tashkiliy-ma’muriy hujjatlar matnlarini stenografiyaga yozib oladi, so‘ngra ularni dekodlash va chop etish yoki ma’lumotlarni ma’lumotlar bankiga kiritish;
qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (teleks, faks, telefaks va boshqalar) orqali axborotni uzatadi va oladi;
kompyuter texnikasidan foydalangan holda turli hujjatlar va materiallar tayyorlaydi;
boshqaruvchi tomonidan imzolash uchun hujjatlarni qabul qiladi;
tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etadi, ularning murojaat va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi;
ish yuritishni amalga oshiradi, rahbar nomiga kelgan yozishmalarni qabul qiladi, ularni belgilangan tartibda tizimlashtiradi va rahbar tomonidan ko‘rib chiqilgandan so‘ng bo‘limlarga yoki aniq ijrochilarga ish jarayonida foydalanish yoki javob tayyorlash uchun topshiradi;
nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi, boshqaruvchining nazoratga olingan buyruqlarini bajarish muddatlarini nazorat qiladi;
tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq ishlarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi;
nusxa ko'chirish uskunasida ko'paytirish uchun hujjatlarni tayyorlaydi, shuningdek hujjatlardan nusxa ko'chiradi;
menejerning ish joyini ofis jihozlari va tashkiliy jihozlar bilan ta'minlaydi;
mehnatni muhofaza qilish va yong'in xavfsizligi talablariga, ishlab chiqarish va mehnat intizomiga, ichki mehnat qoidalariga rioya qiladi.

ECSD buni aniqladi kotib bilishi kerak: ish yuritish bo'yicha nizomlar, yo'riqnomalar, boshqa yo'l-yo'riq materiallari va me'yoriy hujjatlar; tashkilot va uning bo'linmalarining tuzilishi; yozuv yozuvi; imlo va tinish belgilari; standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari; kompyuter texnikasi, bosma mahsulotlarni qayta ishlab chiqarish uskunalari, ovoz yozish apparatlari, magnitafonlar va foydalaniladigan boshqa texnik vositalardan foydalanish qoidalari; interkomlardan foydalanish qoidalari; tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari; etika va estetika asoslari; ishbilarmonlik aloqalari qoidalari; mehnatni tashkil etish asoslari; mehnat qonunchiligi asoslari; ichki mehnat qoidalari; mehnatni muhofaza qilish va yong'in xavfsizligi talablari.

Kotib lavozimiga tayinlanishi mumkin umumiy o'rta ma'lumotga va belgilangan dastur bo'yicha maxsus tayyorgarlikka ega bo'lgan shaxs.

Yana bir bor o'quvchilar e'tiborini ushbu lavozim 3-toifaga - "Boshqa xodimlar" ga tegishli ekanligini va bu 2-toifa - "Mutaxassislar" ga tegishli bo'lgan yuqorida sanab o'tilganlardan pastroq to'lanishi kerakligiga qaratamiz. Boshqacha qilib aytganda, "kotiba" "menejerni qabul qilish kotibi" dan bir pog'ona pastroqdir.

Ehtimol, lavozim unvonlari masalalarini tartibga soluvchi mahalliy normativ-huquqiy hujjatlar hayotdan orqada qolishi mumkin, bu tabiiydir, chunki muayyan munosabatlarni tartibga soluvchi qonun normalari munosabatlarning o'zi paydo bo'lgandan keyingina paydo bo'ladi. Ehtimol, yuqoridagi kasblarning ish vazifalari zamonaviy kotibning barcha funktsiyalarini ta'minlamasligi yoki sanab o'tilgan funktsiyalar hozirgi vaziyatga mos kelmasligi mumkin. Biroq, lavozimlarni nomlashda ushbu nomlarning malaka ma'lumotnomalari va tasniflagichlariga muvofiqligi to'g'risidagi qonun talablariga rioya qilish kerak.

Kotiblarning zamonaviy toifalari

Bugungi kunda turli tashkiliy-huquqiy shakldagi tashkilot va korxonalarda kotiblik kasbining ko'plab turlari mavjud. Asosiy unvonlar: top-menejer (tashkilot rahbari) yordamchisi (yoki yordamchisi), kotib yordamchisi, qabulxona kotibi (yoki qabulxona kotibi), ofis menejeri yoki ma'muri. Bir tomondan, lavozim nomi ko'pincha psixologik funktsiyani bajaradi va kotib tomonidan bajarilgan ishning obro'sini oshiradi. Ko'p odamlar o'rtacha bozorga nisbatan past ish haqi to'lashga rozi bo'lishadi, agar lavozim ajoyib nomga ega bo'lsa. Boshqa tomondan, turli nomlar ortida ko'pincha butunlay boshqacha ish vazifalari mavjud.

Qabul kotibi (yoki qabulxona kotibi) lavozimi sizning martabangizdagi birinchi qadamdir. Qabulxona kotibining bir nechta nomlari bor: kotib - qabulxona xodimi; ofis kotibi yoki qabulxona kotibi; navbatchi kotib, resepsiyonist yoki ofis menejeri; kotib - ma'mur. Mas'uliyat kam, lekin ular juda mas'uliyatli: tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qilish (shu jumladan choy yoki qahva taklif qilish), telefon qo'ng'iroqlariga javob berish va tarqatish, yozishmalarni jo'natish va qabul qilish, kerak bo'lganda hujjatlarni yuritish va hujjatlarni chop etish. Mustaqillik darajasi past. Qabul qilish kotibi lavozimini egallagan xodimda, birinchi navbatda, rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalariga aniq amal qilish qobiliyati qadrlanadi. Chet tilini bilish odatda shart emas. Qabulxona kotibi tashkilotga tashrif buyuruvchilar birinchi bo'lib ko'radigan odam bo'lganligi sababli, u kompaniyaning ijobiy va munosib imidjini yaratadi, u yaxshi taassurot qoldirishi va shuning uchun yoqimli ovoz va tashqi ko'rinishga, ishbilarmonlik bilan muloqot qilish qobiliyatiga ega bo'lishi kerak. , shuningdek, undan yaxshi muloqot qilish qobiliyati, so'zsiz mehnatsevarlik, xayrixohlik, xushmuomalalik, his-tuyg'ularini tiya olish qobiliyati, sabr-toqat talab etiladi.

Kotib lavozimi biroz kattaroq mustaqillikni nazarda tutadi. Nodavlat tijorat tashkilotlarining boshqaruv xodimlari, qoida tariqasida, juda kam. Bu kompaniyalarning rahbarlari asosan asosiy ishlab chiqarish masalalarini, korxonalarni rivojlantirishning strategik muammolarini hal qilish bilan shug'ullanadilar va boshqaruv (birinchi navbatda, ma'muriy) ishlarning salmoqli qismini o'z kotiblariga topshiradilar. Zamonaviy kompaniya rahbarining kotibi nafaqat hujjatlarni tez terish va to'g'ri rasmiylashtirish, balki turli hujjatlar matnlarini tuzish, loyihalarni tahrirlash, nafaqat tashrif buyuruvchilarni qabul qilish va telefon aloqasini oqilona tashkil etish, balki ko'plab muammolarni mustaqil ravishda hal qilishi kerak. menejerdan olingan ko'rsatmalarga muvofiq.

Kotiblik kasbining bu yangi turi kotib yordamchisi deb ataladi. Ma'lumki, kotib va yordamchi kotiblik kasbining mutlaqo boshqa turlari. Tashkilot rahbarining kotibi birinchi rahbarning faoliyatini tashkil etuvchi, uning uchun hujjatlarni rasmiylashtiradigan, uchrashuvlar, muzokaralar, xizmat safarlarini tashkil etuvchi, telefon aloqasini ta'minlovchi yordamchi hisoblanadi.

Yordamchi nafaqat kotibiyat sohasida, balki kompaniyaning asosiy faoliyati sohasida ham mutaxassis; u qarorlar, hisobotlar, hisobotlar, boshqaruv nutqlari, tahliliy hujjatlarni tayyorlaydi; vaziyatni tahlil qiladi va kompaniya strategiyasi va taktikasini ishlab chiqishda ishtirok etadi. Kotib-referent - bu ma'lum ma'lumotlarga ega bo'lgan va korxonaning asosiy masalalarini hal qilishga e'tibor qaratish imkoniyatini berish uchun xo'jayinni joriy ishdan ozod qiladigan ishonchli menejer. Kotib yordamchisining ishi tufayli menejer o'z kasbiy vazifalarini bajarishga imkon qadar ko'proq e'tiborini qaratishi mumkin. Kotib - kompaniyada yordamchi - intellektual va ijodiy qobiliyatlarni namoyish etadigan mutaxassis.

Ofis menejeri - bu hech qanday tashkilotsiz ishlay olmaydigan xodim. Bu so'z, g'alati, yo'q ayol shakli. Bu o'z atrofida afsonalarni yaratadigan kasb. Noma'lum odam uchun ofis menejerining ishi oddiy bo'lib tuyulishi mumkin: telefonda gaplashing, xo'jayinga qahva keltiring va tashrif buyuruvchilarga iliq tabassum qiling. Ammo bu unchalik oddiy emas: kotibni kompaniyaning "yuzi" deb hisoblashlari bejiz emas va kelajakdagi hamkorlikning muvaffaqiyati ko'p jihatdan u mijozda qanday taassurot qoldirishi va u qanday muloqot qilishiga bog'liq. Ofisning tashkiliy xodimlari ofis texnologiyalari faoliyatining barcha tarkibiy qismlarining birgalikdagi faoliyatini va uning taqdim etilgan boshqaruv funktsiyalari bilan muvofiqlashtirilishini ta'minlaydi. Uning tarkibiga idoraning tarkibiy bo'linmalari rahbarlari kiradi.

Haqiqiy vaziyatlarda, muayyan ofis xodimlarining faoliyatida turli toifadagi ofis xodimlarining funktsiyalarini birlashtirish mumkin. Yaqin vaqtgacha bunday xodimlar, qoida tariqasida, asosiy faoliyatdan tashqari, muvofiqlashtiruvchi funktsiyalarni ham amalga oshirdilar, bu har doim ham oqlanmaydi. Ish yuritishni samarali tashkil etish uchun kasbiy tayyorgarlik va zarur huquq va majburiyatlarga ega bo'lgan tegishli lavozimning mavjudligi talab qilinadi. So'nggi yillarda amaliyot bu ehtiyojni ofis menejeri lavozimi shaklida amalga oshirdi. Ofis menejeri - bu korxonaning boshqaruv apparati (lekin tarkibiy bo'linma emas) faoliyatini boshqaradigan professional ma'mur. Majoziy ma'noda, ofis menejeri - "ishxona egasi", "shtab boshlig'i", korxona (tashkilot, muassasa) faoliyatining son-sanoqsiz ma'muriy va iqtisodiy masalalarini hal qilishda menejerning birinchi yordamchisi. Ofis menejeri tashkilot rahbariga o'z funktsiyalarini bajarishda yordam berishi kerak emas, balki kompaniyaning barcha operatsion ishlarini amalga oshirish uchun mas'uliyatni o'z zimmasiga olishi, uning strategiyasini ishlab chiqishda faol ishtirok etishi va xodimlarni boshqarish ishida, va boshqaruv jarayonlari, operatsiyalari va tartiblarini loyihalashda.

Rossiya Mehnat vazirligining 1998 yil 21 avgustdagi 37-sonli qarori bilan tasdiqlangan menejerlar, mutaxassislar va boshqa xodimlar lavozimlarining malaka ma'lumotnomasida menejer yordamchisining kotibi lavozimi texnik ijrochi sifatida tasniflanadi. Xalqaro kotiblar assotsiatsiyasi menejer kotibiga quyidagi ta'rifni beradi: "Bu menejerning bevosita nazoratisiz mustaqil ishlaydigan, menejer, tarkibiy bo'linma yoki umuman tashkilot faoliyatini hujjatlar bilan ta'minlash uchun mas'ul bo'lgan ijrochi yordamchisi.

Kotib - telefon qo'ng'iroqlariga javob berishdan (resepsiyonist) menejer yordamchisiga (shaxsiy kotib) qadar keng mas'uliyatli ofis xodimi.

Zamonaviy kotibdan odatda shaxsiy kompyuter bilan ishlash ko'nikmalari, chet tillarini bilish, muloqot qilish qobiliyati, muloqot madaniyati, punktuallik va aniqlik talab qilinadi.

Kotib bo'lib ishlash uchun maxsus bilim yoki ko'nikmaga ega bo'lish shart emas, har kim kotib bo'lib ishlashi mumkin. Albatta, bunday emas. Kotib sifatida ishlash uchun universitetni tamomlash shart emas, ixtisoslashtirilgan kurslarni tamomlash kifoya. Kotibiyat kurslari juda ko'p narsalarni o'z ichiga oladi: ishbilarmonlik aloqasi, etika, tezkor o'qish, amaliy psixologiya, ofis boshqaruvi, matn terish kurslari, stenogramma, orgtexnika, mini-PBX bilan ishlash qobiliyatiga ega bo'lish, 1C da ishlash ko'nikmalarini o'rganish. Bundan tashqari, psixologlar bunday fazilatlarning muhimligini ta'kidlaydilar: insonning boshqalarni nozik his qilish va boshqalarning xatti-harakatlariga munosib javob berish qobiliyati va stressga qarshilik. Psixologlar ushbu fazilatlar to'plamini "hissiy intellekt" deb atashadi. Buni hamma ham qila olmaydi; ular buni kollejda o'rgatmaydilar; bu insonning aqliy aqliga bog'liq emas.

Kotiba baland bo'yli, uzun oyoqli go'zal bo'lishi kerak. Uning vazifasi ofisni bezashdir. Albatta, bunday emas. Yoqimli ko'rinish etarli. Chunki kotib kompaniyaning ishbilarmon shaxsidir. Shuning uchun, albatta, uslub hissi va yaxshi ta'mga ega bo'lishi kerak. Bu chiroyli kiyinish, malakali gapirish va jamiyatda ishbilarmonlik odob-axloqining asosiy qoidalariga muvofiq o'zini tutish qobiliyati mijozlarda kompaniya haqida birinchi taassurotni shakllantiradi. Ishbilarmon hamkorlar, birinchi navbatda, kotib bilan muloqotda bo'lib, ular ushbu kompaniya bilan biznes qilish yoki qilmaslikni intuitiv darajada hal qilishadi. Birinchi navbatda o‘z kompaniyasining obro‘-e’tiborini o‘ylaydigan biznes tuzilmasi rahbari hech qachon go‘zal, lekin layoqatsiz qizni qabulxonaga joylashtirmaydi. Kotibning ko'p mas'uliyatidan biri - boshliq va ofis ishini tashkil qilish tavsiya etiladi.

Kotib sifatida ishlash oson. Siz shunchaki qo'ng'iroqlarga javob berishingiz, qahva tayyorlashingiz, imzo uchun hujjatlarni topshirishingiz kerak. Yoq bu unday emas. Ushbu kasb vakillari ko'pincha qo'shimcha ish vaqtiga va boshliqning jadvaliga muvofiq o'z jadvallarini doimiy ravishda qayta tashkil etishga duch kelishadi. Kotib sifatida ishlash ko'pincha hissiy jihatdan charchatadi. Juda kamdan-kam hollarda qiladigan ish bo'lmasa, ular ko'pincha qo'shimcha ishlar bilan yuklanadi, masalan, ofis menejerining funktsiyalari va boshqalar. Va agar xo'jayinning kayfiyati yomon bo'lsa, issiq qo'l ostida birinchi bo'lib kotiba tushadi. Bundan tashqari, yaxshi kotib kompaniyaning tinchlikparvari bo'lib, u mumkin bo'lgan "bo'ron" ning oldini olishga qodir. Bu, albatta, xizmat ko'rsatmalarida yo'q. Ammo kotib va menejer o'rtasidagi munosabatlar darajasi "zarba olish" qobiliyatiga bog'liq. Bundan tashqari, kotib jamoa bilan umumiy til topa olishi, hech kimni alohida ajratmasdan, barcha xodimlar bilan silliq, ishbilarmon munosabatlarni saqlab turishi kerak. Ushbu mohir psixologik ish bilan bir qatorda, kotibning vazifalariga ish yozishmalarini olib borish, xo'jayinning ish kunini rejalashtirish, barcha turdagi qo'ng'iroqlarga javob berish, biznes sheriklarini qabul qilish, qabulxona va ba'zan butun ofis ishini kuzatish kiradi.

Kotib kompaniyaning "istaklarini" bajarish uchun "topshiriqchi qiz", kompaniyadagi kotibning figurasi hal qiluvchi ahamiyatga ega emas. Albatta, bunday emas. Jamoa va xo'jayindan obro' qozonishga muvaffaq bo'lgan kotib o'ziga xos "kulrang obro'ga" aylanadi, ko'rinmas, ammo umuman kompaniya ishiga sezilarli darajada ta'sir qilishi mumkin. Ko'pincha menejer maslahat uchun kotibga murojaat qiladi va xo'jayinning yakuniy qarorini yordamchi qabul qiladi. U ko'pincha korxona ishlaridan boshliq va uning o'rinbosarlariga qaraganda yaxshiroq xabardor bo'lib, o'z vaqtida, to'g'ri, muvozanatli maslahatlar bera oladi. Kotib har bir ish kunining ohangini belgilaydi va bilvosita menejerga ta'sir qiladi. Misol uchun, yaxshi tashkil etilgan ish joyi va kerakli ma'lumotlarni o'z vaqtida etkazib berish xo'jayinning ishini osonlashtiradi.

Kotibda martaba ko'tarilish imkoniyati yo'q. Kasb ko'tarilish degani emas. Qisman shunday. Rahbar yaxshi kotibni o'ziga yaqin tutadi. Rahbar o‘z xodimiga ishonchi komil bo‘lsa va har qanday sharoitda ham unga ishonish mumkinligini bilsa, rahbarning lavozimni oshirish haqidagi iltimoslarini e’tiborsiz qoldirish uchun qo‘lidan kelganini qiladi. Shunday qilib, professionallik va fidoyilik xodimga shafqatsiz hazil o'ynashi mumkin. Boshqa tomondan, bu fazilatlar martaba o'sishi uchun asos bo'lishi mumkin. Navbatchi kotib kompaniyadagi barcha jarayonlarda ishtirok etishi kerak va bu juda muhim olingan hayotiy tajriba va kelajakda ajoyib boshlanishdir. Kotib bo‘lib ishlagandan so‘ng tadbirkor, yuqori lavozimli amaldor, top-menejer bo‘lib qolganiga ko‘plab misollar keltirish mumkin. Bundan tashqari, bizning davrimizda malakali kotib katta top-menejer darajasida juda yaxshi pul topishi mumkin.

Kotiba ayol kasbidir. Erkaklar bunday lavozimlarda ishlamaydi. Kotib sifatida asosan ayollar ishlaydi. Bu ayollarning hissiy jihatdan moslashuvchanligi, ular uchun xo'jayinning kayfiyatiga, odatlariga, fe'l-atvoriga moslashish, nizolarni hal qilish va hokazolar osonroq ekanligi bilan izohlanadi. Biroq, erkaklar ham kotibning vazifalarini bajarishga qodir. Ko'pgina yirik kompaniyalar kuchli jins vakillariga ustunlik berib, lavozimni "kotiba" dan "menejer yordamchisi" ga o'zgartiradilar.

Kotib kasbi mehnat bozorida eng ko'p talab qilinadigan kasblardan biridir. Ha bu shunday. Har qanday kompaniyaga barcha hujjatlarni kuzatib boradigan, mijozlar bilan uchrashadigan, qahva ichadigan va xo'jayinning ofisini istalmagan mehmonlardan himoya qiladigan odam juda zarur. Bundan tashqari, u kompaniyaning "qo'ng'iroq kartasi" edi.

Har qanday kotib o'zi ishlaydigan menejerning bekasi hisoblanadi. Bu o'rnatilgan afsona. Uning atrofidagi hamma unga ishonadi, xo'jayin va kotibdan tashqari. Professionalni ajratib turadigan narsa shundaki, agar u eslatib o'tilgan munosabatlar turini xohlamasa, unda bu sodir bo'lmaydi. Garchi ofis romantikasi unchalik kam bo'lmasa-da. Shunday bo'ladiki, xo'jayin va kotib ishda ko'p vaqtini birga o'tkazadi, biznesning barcha qiyinchiliklarini boshdan kechiradi, shuning uchun ular o'rtasida norasmiy munosabatlar ko'pincha paydo bo'ladi. Ammo kompaniya manfaati uchun boshliq va kotib o'rtasidagi mavjud masofani qisqartirmaslik yaxshiroqdir.

Kotib doimo tabassum qilishi kerak. Ha bu shunday. Axir, hech kim g'amgin, tajovuzkor yoki uyatchan xodimni ko'rishni xohlamaydi. Kotib lavozimi sizni xo'jayinning ostonasida paydo bo'lgan har bir kishi bilan muomala qilishga, barchaga mehribonlik, tabassum bilan munosabatda bo'lishga va xo'jayin istamagan mehmonlarni xushmuomalalik bilan jo'natishga majbur qiladi. Hatto kerak bo'lganda tabassum qilishga o'rgatadigan maxsus treninglar ham mavjud.

Kotib xo'jayinning sodiq yordamchisi va o'ng qo'li deb ataladi va yaxshi sabablarga ko'ra, chunki menejer kotibining vazifalari samarali boshqaruv va ma'muriy faoliyatni ta'minlashni o'z ichiga oladi. Menejerning kotibi ish hujjatlari va hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish bilan shug'ullanadi, xo'jayinga biznesda yordam beradi va ko'plab tashkiliy masalalarni hal qiladi.

Kotib-yordamchi lavozimini ham vakillik lavozimi deb hisoblash mumkin, chunki u kompaniyaning yuzi - u mehmonlarni kutib oladi, qo'ng'iroqlar va xatlarga javob beradi. Bunday ish katta xotirjamlik, muloqot qobiliyatlari va tashkilotchilikni talab qiladi. Shu sababli, kotib kasbi katta istiqbollarni va'da qilishi mumkin - kelajakda mutaxassis ofis menejeri, keyin esa direktorlar yoki top-menejerlardan biri bo'lishi mumkin.

Mijozlar va tashrif buyuruvchilar uchun ofisi bo'lgan deyarli har bir kompaniyada mas'ul kotib lavozimi talab qilinadi. Bu yirik korxonalar ham, kichik biznes tashkilotlari ham bo'lishi mumkin.

Kasbning tarixi

Vaqt o'tishi bilan kotibning vakolatlari sezilarli darajada kengaydi va bugungi kunda ular turli xil funktsiyalarni bajarishlari mumkin. Shunday qilib, tor mutaxassislikka ega bo'lgan mutaxassislarga ehtiyoj paydo bo'ldi, buning natijasida kotib yordamchisi, kotib, kotib-tarjimon va ofis menejeri kasblari paydo bo'ldi.

Kotibning majburiyatlari

Kotib yordamchisining lavozim majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

tashrif buyuruvchilarni qabul qilish;
telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
ish yuritish;
menejerning ish kunini rejalashtirish;
uchrashuvlar tashkil etish;
xizmat safari paytida menejer va boshqa xodimlar uchun chiptalar va mehmonxonalarni bron qilish;
ofis uchun kantselyariya buyumlariga buyurtma berish;
menejerning talablarini bajarish.

Ba'zida menejer kotibining funktsiyalari ingliz tilida yozishmalarni o'z ichiga oladi.

Kotibga qo'yiladigan talablar

Kotib yordamchisiga qo'yiladigan talablarga quyidagilar kiradi:

o'rta yoki oliy ma'lumot;
shaxsiy kompyuterga egalik qilish;
ish yuritish asoslarini bilish;
ingliz tilini bilish (ba'zan).

Shuningdek, kotib lavozimi quyidagi ko'nikmalarni talab qiladi:

aniqlik;
yaxshi ko'rinish qobiliyati (taqdim etish);
tashkilot.

Kotib rezyume namunasi

Rezyume namunasi

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin? Har kim bunga ega bo'lishi mumkin Oliy ma'lumot kotib yordamchisi kurslarini tugatgan yoki bevosita ish joyida ta'lim olgan. Qoidaga ko'ra, ish beruvchilar talabnoma beruvchining olgan mutaxassisligiga alohida talablar qo'ymaydi, balki talabnoma beruvchining zarur shaxsiy fazilatlariga ega bo'lishini va o'z vazifalarini kerakli darajada bajara olishini ta'minlashga e'tibor beradi.

Kotib ish haqi

Kotibning ish haqi har xil bo'lishi mumkin - 15 dan 45 ming rublgacha. Daromad xodimning vazifalariga va u ishlayotgan hududga bog'liq. Kotib yordamchisining o'rtacha ish haqi 30 ming rublni tashkil qiladi.

Menejer mas'uliyatiga qaytish

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:

— Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.

- Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, qabul qilingan qarorga muvofiq tarkibiy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun yuboradi.

— Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.

— Telefon qo‘ng‘iroqlariga javob beradi, boshqaruvchiga rasmiy ma’lumotlarni yozib oladi va uzatadi, rahbar bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi.

— Rahbar nomidan xatlar, so‘rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.

— Rahbar tomonidan oʻtkaziladigan yigʻilishlar va yigʻilishlarni tayyorlash (zaruriy materiallarni toʻplash, yigʻilish oʻtkaziladigan vaqt va joy, kun tartibi, ularni roʻyxatdan oʻtkazish toʻgʻrisida ishtirokchilarni xabardor qilish), yigʻilish va yigʻilishlar bayonnomalarini yuritish va rasmiylashtirish boʻyicha ishlarni amalga oshiradi.

— Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruq va ko‘rsatmalarning bajarilishini, shuningdek, rahbarning ko‘rsatmalari va ko‘rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazoratga oladi.

— Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.

— Mehmonlarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning murojaat va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.

— Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.

— Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: avia va poyezd chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.

— bevosita rahbarining shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

— Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni olish.

— Rahbariyatga o‘z ishini va korxona faoliyatini yaxshilash bo‘yicha takliflar kiritish.

- shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.

- rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish va kompaniya faoliyati natijasida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qilish.

- O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.

Kotib javobgardir:

- o'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.

— tijorat siri va maxfiy maʼlumotlarni saqlash boʻyicha amaldagi koʻrsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaganligi uchun.

— ichki mehnat qoidalari, mehnat intizomi, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Direktorning majburiyatlari
Sobiq direktor
Tashqi nazorat
Operatsion boshqaruv
Nazorat tizimi

Orqaga | | Yuqoriga

©2009-2018 Moliyaviy boshqaruv markazi. Barcha huquqlar himoyalangan. Materiallarni nashr etish
saytga havolani majburiy ko'rsatish bilan ruxsat etiladi.

Kotib nimani bilishi va qila olishi malaka tavsifida ko'rsatilgan.

Malakaviy xususiyatlar- bu ma'lum bir xodim o'z ishida nima qilishi kerakligi, buning uchun u nimani bilishi va qila olishi va uning tayyorgarlik darajasi qanday bo'lishi kerakligini belgilaydigan normativ hujjatdir.

Ish majburiyatlari (kotiba qila olishi kerak) Korxona (yoki bo'linma) rahbarining ishini qo'llab-quvvatlash va qo'llab-quvvatlash uchun texnik funktsiyalarni bajarish, menejerning ish kunini rejalashtirishga yordam berish. Bo'limlardan yoki ijrochilardan menejer uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni oling, uning ko'rsatmasi bo'yicha xodimlarni chaqiring. Rahbarning telefon suhbatlarini tashkil qilish, telefon xabarlarini qabul qilish va uzatish, u yo'qligida olingan xabarlarni yozib olish va ularning mazmunini menejer e'tiboriga etkazish. Menejer uchun sayohatlar va xizmat safarlarini tashkil qiling. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarga tayyorgarlik ko'rish (kerakli materiallarni to'plash, yig'ilish yoki yig'ilishning vaqti, joyi va kun tartibi to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish, ularni ro'yxatga olish), bayonnomalarni yuritish va rasmiylashtirish. Rahbarning ish joyini ofis jihozlari, tashkiliy jihozlar bilan ta'minlash va uning samarali ishlashi uchun qulay shart-sharoitlarni yaratish. Domofonlar orqali ma'lumotlarni uzatish va qabul qilish, menejer ko'rsatmasi bo'yicha turli materiallarni tezda chop etish. Hujjatlashtirish ishlarini olib borish, rahbar nomiga kelgan yozishmalarni qabul qilish, ularni korxonada qabul qilingan tartibda tizimlashtirish va ko'rib chiqqandan so'ng ularni ish jarayonida foydalanish yoki javob tayyorlash uchun bo'lim boshliqlariga yoki aniq ijrochilarga topshirish. . Rahbar va xodimlarga axborot xizmatlarini ko'rsatish (og'zaki, hujjatli, matbuot sharhlarini tuzish, qiziqarli maqolalarning nusxalarini taqdim etish). Fuqarolarning shaxsiy arizalari bo'yicha menejerning ko'rsatmalarini bajarish muddatlarini kuzatib boring. tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish, ularga xushmuomalalik va e’tibor ko‘rsatish, xodimlarning murojaat va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashish, ishlarning tasdiqlangan nomenklaturasiga muvofiq hujjatlarni shakllantirish, ularning saqlanishini ta’minlash va belgilangan muddatlarda arxivga topshirish. . Ma'lumotlar bazalarini yaratish va ulardan foydalanish (shu jumladan Internet ma'lumotlari).

Kotib bilishi kerak: kompaniyaning faoliyati va xodimlarning mehnat majburiyatlari va vakolatlari; hujjatlar bilan ta'minlash bo'yicha qoidalar va ko'rsatmalar; yozuv yozuvi; shaxsiy kompyuterda ishlash, zamonaviy kompyuter muharrirlari (Word, Excel va boshqalar); imlo va tinish belgilari; turli hujjatlarni chop etishda materiallarni joylashtirish tartibi; orgtexnika vositalarini (fakslar, mini-avtomat telefon stansiyalari, nusxa ko'chirish, ovoz yozish, magnitafon) ishlatish qoidalari; interkomlardan foydalanish qoidalari; tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari; ichki mehnat qoidalari; kotibiyat ishini ilmiy tashkil etish asoslari; inson psixologiyasi va samarali muloqot qonuniyatlari; ofis odobi; mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik, ishlab chiqarish sanitariyasi va yong'indan himoya qilish qoidalari va qoidalari; mijozlar va hamkorlarning chet tili; Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi.

Korxonalarda (firmalarda) malaka tavsiflarini ishlab chiqish va aniqlashtirish uchun lavozim tavsiflari ishlab chiqiladi.

Ish tavsifi– kotib faoliyatini tartibga soluvchi, uning huquqlari, tashkilotdagi mavqei va faoliyatining mohiyatini belgilovchi asosiy tashkiliy-huquqiy hujjat. Kotib xodimlar bilan munosabatlarida ushbu hujjatga tayanadi. Ish tavsifida nima yozilgan, keyin savol tug'iladi, unda qanday huquqlar berilgan, bular kotibga tegishli.

Kotibning ish tavsifi individual hujjatdir, chunki kotib lavozimi ko'plab darajalarga ega. Kichik tashkilotda (yoki kompaniyada) faqat bitta kotib (referent kotib) bo'ladi. Kattaroq tashkilotlarda menejer va uning o'rinbosarlari har bir tarkibiy bo'linmada kotiblarga ega bo'lishi mumkin. Kengash kotiblari, ilmiy kengashlarning ilmiy kotiblari va boshqalar bor. Har bir kotib har doim tashkilot faoliyatining hajmi va oʻziga xosligi, rahbarning talablari va kotibga boʻlgan ishonchidan kelib chiqib, oʻziga xos masʼuliyat va huquqlar doirasini ishlab chiqadi. , ijodiy, mantiqiy va texnik ish turlarining turli kombinatsiyalari. Shu bilan birga, barcha kotiblar tomonidan amalga oshiriladigan hujjat va hujjatsiz xizmatlar uchun boshqaruv operatsiyalarining standart to'plami mavjud. Bundan tashqari, kotibning ish tavsifini tuzishning o'ziga xosligi va murakkabligi uning faoliyatining ko'p qirraliligi bilan bog'liq. Shuning uchun kotib (referent kotib) ish tavsifi uchun biron bir yagona standart haqida gapirish mumkin emas.

Biroq, har qanday ish tavsifi kabi, unga umumiy talablar mavjud. Birinchidan, u allaqachon o'rnatilgan matnning yagona tuzilishiga ega, ya'ni bo'limlar:

1. Umumiy qoidalar;

2) funksiyalar;

3) lavozim majburiyatlari;

5) javobgarlik;

6) munosabatlar;

7) pozitsiya bo'yicha ulanishlar.

"Mehnatni baholash" bo'limi qo'shilishi mumkin va so'nggi yillarda "Mehnatni tashkil etish (kundalik tartib)" bo'limi tobora ko'proq paydo bo'ldi.

"Umumiy qoidalar" bo'limida shtat jadvaliga muvofiq lavozimning aniq nomi, boshqaruv tizimidagi o'rni, ya'ni tarkibiy bo'linma va bo'ysunish nomi, lavozimga tayinlash va ishdan bo'shatish tartibi va almashtirish tartibi ko'rsatilgan. Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatiga ega bo'lgan yirik tashkilotlarda kotib ikki tomonlama bo'ysunadi - bevosita o'z rahbariga va maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati rahbariga. Kotiblar rahbarning buyrug'i bilan (katta tashkilotda - maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati rahbarining taklifiga binoan) tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.

Ushbu bo'lim shuningdek, kasbiy tayyorgarlik va ish tajribasiga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. Bugun kotibga munosabat, unga qo‘yiladigan talablar tubdan o‘zgardi. Firmalarga oliy yoki o'rta maxsus ma'lumotli, chet tilini biladigan, kompyuterda yaxshi so'zlasha oladigan kotiba ishga taklif qilinadi. Kotibdan xorijdagi kabi bir emas, ikki yoki undan ortiq chet tilini bilish talabi tobora ortib bormoqda, chunki kompaniyalar xorijiy hamkorlar bilan ko'p aloqada bo'lib, kotib ular bilan muloqot qiladi. Shuningdek, kotibni o'z ishida boshqaradigan asosiy qonunchilik, normativ, uslubiy, tashkiliy va boshqaruv hujjatlari bo'yicha ko'rsatmalar mavjud.

"Funktsiyalar" bo'limida kotib (kotib-yordamchi) faoliyatining asosiy yo'nalishlari ko'rsatilgan, masalan: menejerni axborot va hujjatlashtirish, menejer ishini tashkiliy ta'minlash, ko'rgazmalar va taqdimotlarni tayyorlashda ishtirok etish va boshqalar.

"Ishning majburiyatlari" bo'limida barcha turdagi ishlar, operatsiyalar va ularni amalga oshirishda foydalaniladigan texnologiyalar ro'yxati keltirilgan. Unda kotib tomonidan bajariladigan ishlar mantiqiy ketma-ketlikda keltirilgan. Barcha turdagi ishlar bajarilish texnologiyasini ko'rsatadigan operatsiyalarga bo'linadi. Masalan, "axborot va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash" funktsiyasi ikki qismga bo'linadi: hujjatlar va hujjatlar bilan ishlash. Hujjatlar, o'z navbatida, loyiha rahbarining ko'rsatmasi bo'yicha xatlar (taklif xatlari, eslatma xatlari va boshqalar), telegrammalar va boshqalarni rasmiylashtirishni o'z ichiga oladi; kompyuterda menejer hujjatlarini terish; rahbarga imzolash uchun taqdim etilganda hujjatlarning to'g'riligini tekshirish (vizalar, standart talablariga muvofiq rekvizitlarning mavjudligi va to'g'riligi va boshqalar); hujjatlar nusxalarini tayyorlash va tasdiqlash va h.k. Hujjatlar bilan ishlash kiruvchi hujjatlarni qabul qilishni (soat ko'rsatilgan, masalan: soat 09 va 16 da), faks va elektron pochta xabarlarini qabul qilishni (kun davomida) o'z ichiga oladi; qabul qilingan hujjatlarni ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar talablariga muvofiq dastlabki ishlov berish; hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish (agar kotibga topshirilgan bo'lsa); tashkilotda belgilangan qoidalarga muvofiq hujjatlarni rasmiylashtirish; menejerga hujjatlar to'g'risida hisobot berish va boshqalar.

"Huquqlar" bo'limi, ehtimol, eng muhimi. U kotibning boshqaruv tizimidagi o'rnini, uning ahamiyatini va tashkilotdagi mavqeini ta'kidlaydi. Aynan huquqlar orqali menejer tomonidan kotibga berilgan vakolatlar va uning mustaqillik darajasi ko'rinadi. Ushbu bo'lim kotibga asosiy strategik va taktik vazifalarni hal qilish uchun menejerning vaqtini bo'shatish imkonini beradi.

Ish tavsifining ushbu bo'limi kotibga (kotib-referent) katta yoki kichik vakolatlarni beradi va uning imkoniyatlari darajasini belgilaydi.

"Mas'uliyat" bo'limi qat'iy qonun hujjatlariga muvofiq tuzilgan.

"Munosabatlar (lavozim bo'yicha bog'lanishlar)" bo'limi ham boshqaruv apparatining har qanday xodimining ishini tashkil etish uchun juda muhimdir va bu birinchi navbatda avtomatlashtirilgan tizimlarning faol joriy etilishi bilan bog'liq bo'lib, ular qanday ma'lumotlarni, qanday shaklda, batafsil ko'rsatishni talab qiladi. kimga uzatiladi va kimdan olinadi.

So'nggi yillarda ish tavsiflarida "Ish baholash" bo'limi tez-tez paydo bo'ldi. Odatda ishning o'z vaqtida bajarilishi va uning sifati mezonlarini belgilaydi, masalan: shikoyatlar, da'volar va tanqidlarning yo'qligi; hujjatlarda xatolik yo'q; boshqaruv ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya qilish va boshqalar.

Qoida tariqasida, ish tavsifi uni qayta ko'rib chiqish tartibini ko'rsatish bilan tugaydi. Ish ta'rifini qayta ko'rib chiqish shartlari tashkilot tuzilmasidagi o'zgarishlar bo'lishi mumkin, bu esa xodimlarning majburiyatlarini qayta taqsimlash, kotib tomonidan bajariladigan ish turlarini o'zgartirish yoki kompyuter texnologiyalarini joriy etish bo'lishi mumkin. Ammo ko'pincha ular ko'rsatmalarni majburiy qayta ko'rib chiqish yoki qayta tasdiqlash muddatini (3 yil yoki 5 yil) ko'rsatadi.

Majburiy bo'lmagan bo'lim "Mehnat tashkiloti" dir, ammo yaqinda u juda mashhur bo'lib, keng tarqalgan. U kotibning taxminan kun tartibini taqdim etadi. Bu shunday ko'rinishi mumkin.

ISH KUNINI BIRINCHI YARIMI:

1) ish joyining holatini (sizniki va menejerniki) tekshirish uchun menejerdan 10 daqiqa oldin ishga keling, o'zingizni tartibga soling, kelgusi kun uchun reja tuzing yoki aniqlang;

2) rejaga muvofiq zarur hujjatlar va fayllarni tanlash;

3) yozishmalarni qabul qilish, mazmuni bilan tanishish, rahbarning ustuvor qarorini talab qiladigan hujjatlarni chetga surish;

4) telegrammalar, shoshilinch fakslar va telefon xabarlarini darhol menejerga o'tkazish;

5) qolgan hujjatlar bo'yicha mumkin bo'lgan javoblar yoki qarorlar variantlarini tayyorlaydi, ularni ijrochilar o'rtasida taqsimlaydi;

6) qabul qilingan sharhlar, hisobotlar, taklifnomalar va boshqalarni ko'rish.

d.; taqvim kundaligingizga barcha voqealar sanalari va vaqtlarini yozib qo'ying;

7) joriy axborot-ma'lumotnoma ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlarni saqlash;

8) qabul qilingan yozishmalar to'g'risida menejerga xabar berish;

9) menejer bilan birgalikda joriy kun uchun rejalashtirilgan tadbirlar mazmunini aniqlashtirish;

10) rahbarning ko'rsatmalarini tegishli ijrochilarga telefon orqali va shaxsan etkazish va hujjatlarni bajarish muddatlari o'tganligini eslatish.

KUNNING IKKINCHI YARIMI:

1) rasmiylashtirilgan hujjatlarni yig'ish va imzolash uchun tayyorlash;

2) rahbarga bajarilgan hujjatlar to'g'risida hisobot beradi, u tomonidan rasmiylashtirilgan hujjatlarni rahbardan oladi;

3) chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash va jo‘natish;

4) keyingi kun uchun tadbirlarni rejalashtirish.

Ish kuni davomida quyidagilar amalga oshiriladi:

a) tashrif buyuruvchilar bilan ishlash, telefon suhbatlari;

b) bajarilgan hujjatlarni fayllarga topshirish;

v) kompyuterda ishlarni bajarish;

d) rahbarning ko'rsatmalariga muvofiq hujjatlardan nusxa ko'chirishni tashkil etish.

ISH KUNINI OXIRISHI:

1) kundalikingizni ko'rib chiqing va tegishli bo'limlarga muayyan tadbirlarga tayyorgarlik ko'rish zarurligi to'g'risida xabar bering;

2) agar menejer ish kuni tugaganidan keyin ishda qolsa, unga barcha zarur ma'lumotlar va materiallarni taqdim etish kerak;

3) ish joyingizni tartibga soling, hujjatlarni olib tashlang, seyfni va barcha fayl kabinetlarini qulflang, elektron va texnik jihozlarni tarmoqdan o'chiring.

Ish ta'rifi boshqaruv apparati ishini tashkil etish uchun zarur bo'lgan barcha hujjatlar to'plamining ajralmas qismidir.

MASLAHAT. Ish kunini shunday tashkil etingki, siz hamma narsani bajara olasiz va hamma uchun foydali bo'lasiz. O'zingizni ishingizga bag'ishlang, lekin sizning vakolatingizdan tashqarida bo'lgan muammolar borligini unutmang. Shuning uchun faqat o'zingiz qilishingiz kerak bo'lgan narsani qiling.

Xulosa qilish uchun: Yana bir bor ta'kidlash kerakki, kotibning ish tavsifi individual hujjatdir, chunki kotib lavozimi ko'plab darajalarga ega. Har bir kotib tashkilot faoliyatining hajmi va o'ziga xos xususiyatlaridan, menejerning talablaridan va uning kotibga bo'lgan ishonchidan kelib chiqib, o'ziga xos mas'uliyat va huquqlar doirasini, ijodiy, mantiqiy va texnik ish turlarining turli kombinatsiyalarini ishlab chiqadi.

Korxonaning bosh muhandisi odatda direktorning o'ng qo'li, tijorat bo'yicha o'rinbosari esa chap qo'li hisoblanadi, lekin kotib yo'q bo'lganda direktorning qo'llari umuman yo'q.

Kotib tushunchasi va navlari
"Kotib" tushunchasi ancha keng. Lotin tilidan tarjima qilingan "secretarius" so'zi "ishonch" degan ma'noni anglatadi.

Odatda kotib va menejer o'rtasidagi munosabatlar juda ishonchli va shunday bo'lishi kerak, chunki rasmiy vakolatlar bilan majburiydir.

Bugungi kunda kotib tushunchasi juda murakkab va ko'p darajalarga ega, men ulardan ba'zilariga misol keltiraman:
Texnik kotib– orgtexnika (faks, ko‘p funksiyali qurilma, shaxsiy kompyuter) bilan ishlaydi, internet tarmog‘idan foydalanadi, rahbar va xodimlarning ko‘rsatmalarini bajaradi, rahbar nomidan kompaniya va muassasalarga qo‘ng‘iroq qiladi, aloqa orqali xabarlarni qabul qiladi va jo‘natadi.
Qabul kotibi- kiruvchi xat va fakslarni, elektron pochta xabarlarini qabul qiladi, telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, ularni bo'limlarga yoki aniq xodimlarga yo'naltiradi va tashrif buyuruvchilarni kutib oladi.
Ofis kotibi– yozishmalarni qabul qiladi va tahlil qiladi, rahbar va uning o‘rinbosarlarining ko‘rsatmalarini bajaradi, hujjatlarni yozadi, hujjatlarni yuritadi.
Kotib yordamchisi- nafaqat kotib, balki kompaniya faoliyati bilan yaxshi tanish bo'lgan, ba'zi hollarda ba'zi mustaqil qarorlar qabul qila oladigan mutaxassis. Kotib yordamchisi rahbarning hisobotlarini tayyorlaydi, rahbar uchun zarur hujjatlarni qidiradi, rahbarning ish kunini rejalashtiradi va o'z vakolatlari doirasida ma'muriy masalalarni hal qiladi.
Offis menedjeri- butun ofisning ishlashini ta'minlaydi: taqdimotlar uchun materiallarni tayyorlaydi, uzluksiz transport xizmatlarini, aniq aloqalarni ta'minlaydi, ofis texnikasining ishlashini va ish yuritish materiallari mavjudligini ta'minlaydi. Ofis menejeri ofisning tashqi ko'rinishi uchun javobgardir, kichik muassasada u bir vaqtning o'zida kadrlar bo'limi xodimi funktsiyalarini bajarishi mumkin.
Kichik tijorat tashkilotlarida kotiblar, ular qanday nom bilan atalsalar ham, ular universal ishlarni bajarishlari kerakligi bilan ajralib turadi.
Kotiblik kasbi, ehtimol, aktyorlik kasbiga eng yaqindir. Kotib ishining o'ziga xosligi va murakkabligi uning doimo ko'z oldida, rahbariyat, hamkasblar va mijozlar bilan muloqot markazida bo'lishi bilan bog'liq. Tabassum, yoqimli ovoz, chiroyli ko'rinish, ishonchli imo-ishoralar va xayrixohlik, kayfiyatdan qat'i nazar, ofisda o'zgacha muhit yaratadi.

Kotibning ish tavsifi

MEN MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib to'g'ridan-to'g'ri kompaniyaning tarkibiy bo'linmasi bosh direktori / rahbariga hisobot beradi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquq va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Quyidagi talablarga javob beradigan shaxs kotib lavozimiga tayinlanadi: ma’lumoti – oliy, to‘liq bo‘lmagan oliy yoki o‘rta maxsus, shu kabi ishlarda kamida olti oy ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa ko‘chirish, skaner, printer), Microsoft Ofis dasturlari (Word, Excel).
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- Rossiya Federatsiyasining qonun hujjatlari;
- kompaniyaning ustavi, ichki mehnat qoidalari va jamiyatning boshqa me'yoriy hujjatlari;
— rahbariyatning buyruq va ko‘rsatmalari;
- bu ish tavsifi.

2. Kotibning lavozim majburiyatlari

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, uni tuzilmaviy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun qabul qilingan qarorga muvofiq yuboradi.
2.3. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.4. Telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni yozib oladi va uzatadi, menejer bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi.
2.5. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.
2.6. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
2.7. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.
2.8. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
2.9. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.
2.10. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.11. Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: avia va poezd chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.
2.12.

O'zining bevosita rahbari tomonidan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.

3. Kotibning huquqlari

Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni oling.
3.2. Ishingizni va kompaniyangizni yaxshilash bo'yicha rahbariyatga takliflar yuboring.
3.3. Shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
3.4. Rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish va kompaniya faoliyati natijasida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qiling.
3.5. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.

4. Kotibning javobgarligi

Kotib javobgardir:
4.1. O'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalarini, mehnat intizomini, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Agar ushbu maqolani o'qib chiqqandan so'ng siz aniq javob olmasangiz, tez yordam so'rang.

Biz kotib yoki ijrochi yordamchisining odatiy vazifalarini aniqlash juda qiyinligini bir necha bor eslatib o'tgan edik. Ko'p narsa kompaniyaning faoliyat doirasiga, uning hajmiga, menejerning tasavvuriga bog'liq va deyarli hech narsa bilan tartibga solinmaydi. Bundan tashqari, kasbning o'zida bo'linish mavjud bo'lib, amaliyot shuni ko'rsatadiki, xodimlar va ish beruvchilar tomonidan boshqacha tushuniladi.

Kotiblarning o'zlari farqni, ba'zan intuitiv ravishda sezishadi, shuning uchun forumlarda kim "muhimroq", bu kasbda qanday ierarxiya mavjud va ma'muriy xodimning martabadagi eng yuqori darajasi haqida munozaralar davom etmoqda. Mening hamkasblarim o'rtasida bu masalada hali ham bir fikr yo'q.

Shunga qaramay, agar bu ko'p nomlar mavjud bo'lsa, ular tasvirlangan hodisalar ham mavjud bo'lishi kerak.

Keling, ma'muriy lavozimlarni tasniflashning barcha nozik tomonlarini tushunaylik.

Tushunchalarni tushunish

Keling, asosiy ma'muriy lavozimlarni sanab o'tamiz: "kotib", "yordamchi", "kotib-yordamchi", "menejer yordamchisi", "qabul kotibi", "ofis menejeri". Ularni batafsil ko'rib chiqishdan oldin, keling, ushbu pozitsiyalarning har biri nimani anglatishini tushunib olaylik.

Vikipediya "kotib" lavozimini belgilamaydi. Unda faqat quyidagi ta'rifni o'z ichiga olgan "Referent kotib" maqolasi mavjud: kotib yordamchisi- telefon qo'ng'iroqlariga javob berishdan (resepsiyonist) menejer yordamchisiga (shaxsiy kotib) qadar keng mas'uliyatli ofis xodimi.

Bu erda kotib yordamchisi bajaradigan vazifalar ro'yxati:

menejer tomonidan qabul qilingan telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
hujjatlar bilan ishlash: ahamiyatini aniqlash, tayyorlash, hisobga olish, tarqatish, qabul qilish, saqlash, tizimlashtirish;
tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni rejalashtirish va tayyorlash;
xo'jayinning ish jadvalini rejalashtirishda yordam berish, ba'zan mehmonxonalar va aviachiptalarni bron qilish;
biznes muzokaralarini tayyorlashda ishtirok etish;
ofisning ishlashi uchun zarur bo'lgan ish yuritish va boshqa narsalarni buyurtma qilish, ba'zan menejerni oziq-ovqat bilan ta'minlash.

Ushbu maqolani o'qib chiqqandan keyin aniq bir aniqlik yo'q edi. Biz hammamiz bilamizki, mas'uliyat doirasi keng va yuqoridagi ishlarni ham kotib, ham menejer yordamchisi bajarishi mumkin. Bundan tashqari, bu bizning kasbimizning odatiy vakillari bajarishi kerak bo'lgan vazifalarning yarmidan uzoqdir. Yoki bu butun kasblar guruhining umumiy nomidir? Aksariyat odamlar hali ham "kotiba" ni hech qanday prefikssiz eshitishlari dargumon.

Ma'lumki, "kotiba" so'zi lotin tilidan olingan. sir("sir, sir"). Qadimgi Rimda esa ishonchli kishilar kotiblar deb atalgan. Xulosa: kotib jamoatchilikka oshkor etilishi mumkin bo'lmagan ma'lum ma'lumotlarga kirish huquqiga ega va o'z vazifalarini bajarish uchun u menejerning ishonchini qozonishi kerak.

"Referent" so'zining kelib chiqishiga kelsak, bu nom ham lotincha - "ko'paytirish, hisobot berish". Shuning uchun, bu odam ma'lumot bilan ishlaydi. Umuman olganda, so'zlarning kelib chiqishi shubhasiz zamonaviy kasb bilan bog'liq, ammo ma'lum bir xodim tashkilotda nima qilishini to'liq tushuntirmaydi.

Xulosa qilaylik: ko'pchiligimiz, axir, kotib-yordamchilarmiz. Biroq, bu shtat jadvali va ish kitobida juda kamdan-kam hollarda aks etadi: ko'plab hamkasblarim boshqacha "chaqiriladi".

Chalkashmaslik uchun

da kotibqabul qilish- ommaviy ongda qo'ng'iroqlar va yozishmalarni qabul qilish va tarqatish bilan bog'liq bo'lgan pozitsiya. Ba'zan bunday xodimlar tashrif buyuruvchilarni dastlabki qabul qilishni ham amalga oshirishi mumkin. Kotiblik lavozimlari orasida bu yagona lavozim bo'lib, uning ismi sizga nima qilish kerakligini darhol aniqlab beradi. Garchi, albatta, istisnolar mavjud.
Offis menedjeri- bu ingliz tilidan olingan iz qog'ozi. idora menejer, ya'ni. offis menedjeri. Uning asosiy vazifalari shaxsiy ofis va uning xodimlarining uzluksiz ishlashini ta'minlash uchun ma'muriy, moliyaviy va boshqa resurslarni boshqarishdir. Ofis menejeri kichik boshqaruv lavozimlaridan biridir.
Bunday xodim haydovchilarga, farroshlarga va ko'pincha kotiblarga bo'ysunishi mumkin. Ofis menejeri ofis va uning xodimlarining hayotiy ta'minoti uchun javobgar bo'lganligi sababli, ko'pchilik bu lavozimni vasiylik lavozimiga o'xshash deb hisoblaydi. Ularning o'xshash vazifalari juda ko'p, lekin Xudo sizni adashtirib, ofis menejerini ta'minot menejeri deb atashdan saqlasin! Ikkinchisida hech qanday yomon narsa yo'q, lekin ofis menejerining mas'uliyat darajasi ancha yuqori va yuqori malaka talab qiladi.
Boshqaruvchi yordamchisi- ko'pchilik ma'muriy xodimning karerasidagi eng yuqori daraja deb hisoblaydigan lavozim. G'arb kompaniyalarida bu lavozim ko'pincha "shaxsiy yordamchi" (ingliz tilidan so'zma-so'z tarjimasi) kabi eshitiladi. shaxsiy yordamchi). Menga an'anaviy versiya ko'proq yoqadi, chunki lavozim nomi uning butun mohiyatini o'z ichiga oladi. Yordamchi - "yordam" so'zidan. Menejer yordamchisi o'z boshlig'iga o'z vazifalarini bajarishda yordam beradi. Yordamchining funktsiyalariga aniq nima kiritilishi ko'p omillarga bog'liq.

Shunday qilib, rasmiy ravishda bir xil lavozimni egallagan ikki mutaxassisning mas'uliyati tubdan farq qilishi mumkin: ulardan biri hujjatlar bilan ishlaydi, telefon qo'ng'iroqlarini tarqatadi va tashrif buyuruvchilarni qabul qiladi, ikkinchisi esa boshqaruv yig'ilishlarida qatnashadi va muhim qarorlar qabul qilish huquqiga ega. Aytgancha, bu ikkalasi ham yirtilgan tugmachalarni tikishlarini va o'z rahbarlarining bolalari uchun enaga izlashlarini istisno qilmaydi. Shunga qaramay, buyurtma yo'q: bu holda ism faqat sizning maqsadingizni aniqlaydi va siz uni qanday aniq bajarishingiz noma'lum.

Biz normativ hujjatlarni o'rganamiz

Mamlakatimizda taqdim etilgan barcha pozitsiyalarni tavsiflovchi hujjat mavjud - "Ishchi kasblari, xodimlarning lavozimlari va tarif darajalarining Butunrossiya tasniflagichi"(OKPDTR, OK 016-94). Agar kompaniyada biron bir lavozimni aniqlashda qiyinchiliklarga duch kelsangiz, ushbu hujjatga murojaat qilishingiz va eng mosini tanlashingiz mumkin.

Ushbu tasniflagichni http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ saytlarida topish mumkin. Ikkinchisi, OK 016-94 ga qo'shimcha ravishda, "Yagona tarif va malaka ma'lumotnomasi" (UTKS) va "Umumrossiya kasblar tasniflagichi" (OKZ 010-93, OKZ) mavjud. Bu OK 016-94 ning ikkita bo'limi. Birinchisi ishchilarning kasblarini, ikkinchisi - xodimlarning lavozimlarini o'z ichiga oladi.

Ishchilarning kasblari (va klassifikatorda ulardan 5491 tasi bor) bu holatda bizni qiziqtirmaydi, keling, xodimlarning lavozimlariga murojaat qilaylik. Ulardan 2598 tasi bor va siz bu yerda bizga kerak bo'lgan hamma narsani topishingiz mumkin.

Keling, kotib lavozimidan boshlaylik. Alifbo tartibida qidirish natijasida biz quyidagi jadvalni olamiz (1-jadvalga qarang).

1-jadval

OK 016-94 "kotiba" nomini o'z ichiga olgan lavozimlar

			Lavozim		OKZ kodi
			Kotib (diplomatik)
			Qo‘mita (jamoat tashkiloti) kotibi
			Ko‘zi ojiz mutaxassis kotibi
			Plenum kotibi
			Kengash kotibi
			Prezidium kotibi
			Prezident qabulxonasi kotibi Rossiya Federatsiyasi
			Bosh kotib
			Kengash kotibi (ilmiy-texnikaviy, ilmiy, badiiy-texnikaviy)
			Rossiya Federatsiyasi Xavfsizlik Kengashi kotibi
			Sud kotibi
			Rossiya Federatsiyasi Oliy sudi apparatida sud kotibi
			Sud majlisining kotibi
			Rossiya Federatsiyasi Oliy sudi apparatida sud majlisining kotibi
			Ijodiy uyushma kotibi
			O'quv bo'limi kotibi (dispetcher)
			Federal komissiya kotibi
			Federatsiya kotibi (sport bo'yicha)
			Rossiya Federatsiyasi Markaziy saylov komissiyasining kotibi
			Kotib - mashinist
			Kotib-stenograf

Har bir pozitsiyaning o'ziga xos pozitsiyasi bor kod. Bundan tashqari, turli lavozimlar bittaga ega OKZ kodi, bu ularning bir guruhga birlashtirilganligini anglatadi. "Menejerning kotibi" nomi 4115-guruhga ("Kotiblar" guruhi) tegishli. Ushbu guruh quyidagi lavozimlardan iborat:

kotib;
ko'zi ojizlar mutaxassisi kotibi;
bosh kotib;
sud kotibi;
o'quv bo'limi kotibi;
mashinist kotibi;
kotib-stenograf.

Yuqoridagi guruhdagi kotiblar haqida nima deyiladi: Kotiblar kompyuter, orgtexnika va boshqa texnik vositalardan foydalangan holda tashkilot yoki korxona rahbarining ishini qo'llab-quvvatlash va xizmat ko'rsatish uchun texnik funktsiyalarni bajaradilar.

Ularning majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

Ushbu saytda pozitsiyalarni guruhlarga bo'lish qulay bo'lib, undan 4115 guruhi kiritilganligini ko'rish mumkin. katta guruh 411-sonli "Kotiblar, hisoblash (hisoblash) mashinalari operatorlari va tegishli kasblar". Ikkinchisiga, kotiblardan tashqari, kompyuter operatorlari, stenograflar, mashinistlar va boshqalar kiradi.

Umuman olganda, yuqoridagi mas'uliyat haqiqatga zid emas, faqat teletayp va yozuv mashinkasi haqida gap ketganda, kimdir tabassum qiladi (kimdir titraydi). Biroq, har qanday, hatto yangi boshlovchi ham, taklif qilingan majburiyatlar ro'yxatiga qarab, so'raydi: "Qanday qilib? Va bu hammasi? Viza qo‘llab-quvvatlash, xizmat safarlarini tashkil etish, uchrashuvlarni yozib olish qani?». Biz kotiba - bu sizning ish vaqtingizning kamida yarmini menejer va xodimlarga hujjatsiz xizmat ko'rsatishga bag'ishlashni talab qiladigan kasb ekanligini bir necha bor aytdik. "Tashrifchilarni qabul qilish" qatori kotib bajarishi kerak bo'lgan turli xil vazifalarni bildirmaydi. Qolgan mas'uliyatlar faqat texnikdir va hujjatlar bilan ishlashga tegishli. Mavjud tavsifga qarab, kotib alohida xonada o'tiradi va faqat kompyuterda yozadi va ro'yxatga olish jurnalida biror narsa yozadi deb o'ylashingiz mumkin. Ammo biz bilamizki, bu ishdan uzoqdir. Shuning uchun bunday ta'rif mutaxassislarni qondirishi dargumon.

Keling, tasniflagichga qaytaylik: "ofis menejeri", shuningdek, "ofis menejeri" va "menejer yordamchisi" pozitsiyasi unga kiritilmagan. Ammo 3431 - "Ma'muriy va boshqaruv xodimlari" guruhiga kiritilgan "referent" pozitsiyasi mavjud (kod 26088).

Ushbu guruh ma'mur va rahbarlarning turli unvonlaridan tashqari, buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha inspektor, asosiy faoliyat bo'yicha yordamchi va yordamchi lavozimlarini o'z ichiga oladi.

Qiziqarli mahalla, shunday emasmi? Referent bilan bir guruhda buyruqlar bajarilishini nazorat qiluvchi inspektor mavjud. Ko'pgina kotiblar bu nazorat haqida birinchi qo'ldan bilishadi, chunki ular buni o'zlari amalga oshiradilar.

Bu haqda http://www.etks.info/ saytida aytilgan ma'muriy-boshqaruv va turdosh kasblar xodimlari tashkilotlar va ularning tarkibiy bo'linmalari faoliyatidagi ma'muriy va muvofiqlashtirish masalalarini hal qiladilar, hujjatlashtirish va axborot ta'minotini yuritadilar..

Ularning majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

ish yozishmalar, protokollar va boshqa ma'muriy hujjatlarni yuritish;
uchrashuvlar, ish uchrashuvlari va sayohatlarni rejalashtirish va tashkil etish;
turli tadbirlarni o'tkazish vaqtini muvofiqlashtirish, ularning bajarilishini nazorat qilish;
boshqaruv va tashkiliy masalalarni hal qilishda rahbarlar va xodimlarga yordam berish;
shartnomalar, bitimlar, muzokaralar loyihalarini tayyorlash, tashrif buyuruvchilar va xodimlarni qabul qilishni tashkil etish;
tegishli vazifalarni bajarish;
boshqa xodimlarni boshqarish.

Ushbu ro'yxatdagi qancha vazifalarni bajarasiz? Sizning lavozimingizning nomi nima? "Kotiba"? "Offis menedjeri"? "Boshqaruvchi yordamchisi"?

Agar biz an'anaviy ravishda kotibning ishi hujjatli va hujjatsiz xizmatlarga bo'linganligini eslasak va ko'pchiligimiz ko'rib chiqilgan ikkala guruh uchun ("Kotiblar" va "Ma'muriy va boshqaruv xodimlari") ro'yxatdagi vazifalarni bajaramiz, shundan xulosa qilishimiz mumkin. bajarilgan vazifalarga asoslanib, ko'pchiligimiz yordamchi kotiblarmiz.

Bu nima degani? Nima uchun "menejer yordamchisi" yoki "ofis menejeri" kabi lavozimlar tasniflagichda aks ettirilmagan? Nima uchun amalda pozitsiyalar mavjud, ammo tasniflagichda emas? Ehtimol, u eskirgan yoki kompilyatorlar zamonaviy mehnat bozoridagi vaziyatni tushunishga qiynalmagandir?

Albatta, bu tasniflagich biroz konservativdir. Ammo imlo lug'atlari ham konservativdir. Odamlar boshqacha gapiradi va yozadi, lekin ma'lum qoidalar, mutaxassislar tomonidan qabul qilingan me'yor bor va savodli odamlar unga amal qiladi. Mutaxassislar tomonidan ishlab chiqilgan barcha ko'rsatmalar, tasniflagichlar va boshqa rasmiy hujjatlar kotib hujjatlar bilan shug'ullanadigan, ularning bajarilishi inspektorlar tomonidan nazorat qilinadigan ideal tashkilot mavjudligini nazarda tutadi va viza ta'minoti va delegatsiyalar bilan ishlash protokol xizmatining mas'uliyati hisoblanadi.

Bu sodir bo'lmaydi deb o'ylamang. Ko'pgina yirik davlat idoralari va korporatsiyalar, ma'muriyat va zavodlarning ishi aynan shunday tuzilgan. Birinchidan, ular o'nlab yillar davomida mavjud bo'lganligi va o'z faoliyatida SSSRda "o'rmonga kim boradi, o'tinni kim oladi" holatini tasavvur qilish qiyin bo'lgan paytda ishlab chiqilgan lavozim tavsiflari va qoidalariga amal qilganligi sababli. Ikkinchidan, mas'uliyatning bu taqsimoti maxfiylik bilan bog'liq. Masalan, harbiy buyruqlarni bajaruvchi zavodlarda mas’ul kotiblar internetga kirish imkoniga ega emas, uyali telefonlarini kiraverishdagi seyfda qoldirishadi. Bunday vaziyatda ma'lumot qidirish yoki chiptalarga buyurtma berish qiyin. Bu Internetga kirish imkoniga ega bo'lgan individual mutaxassislar tomonidan amalga oshiriladi.

Bundan tashqari, agar yuz kishi ishlaydigan kompaniyada kotib "shveytsariyalik, o'roqchi va trubkachi" bo'lsa, bu boshqa, kompaniyada bir necha ming kishi ishlayotgan bo'lsa, bu boshqa narsa. Bunday holda, aksariyat ish jarayonlari qat'iy tartibga solinadi va markazlashtiriladi. Bitta mutaxassis ular uchun javobgar bo'lishi mumkin emas, butun bo'limlar mavjud.

Aytmoqchi

Bir qarashda eskirgan sarlavhalarning mavjudligiga kelsak (masalan, "kotib-mashinist"), mamlakatimizda hozirgi kunga qadar ba'zi hujjatlar faqat yozuv mashinkasida (maxfiylik tufayli) chop etiladigan tashkilotlar mavjud. Bundan tashqari, ushbu ta'rifda "matbaachi" so'zining mavjudligi ko'pincha hujjatlarni tayyorlash bilan bog'liq bo'lgan katta hajmdagi ishlarni ko'rsatadi. Sovet davrida mashinistlar ijro etishardi bu ish, va markazlashtirilgan ofis ishi bo'lgan yirik kompaniyalarda bu bugungi kungacha saqlanib qoldi.
Ushbu pozitsiyani, masalan, "Kompyuter operatori" deb atash mumkinmi? Albatta, ko'plab kompaniyalar buni qilishadi. Ammo nega, agar ommaviy ongda bu kontseptsiyaga ma'lum bir mas'uliyat ro'yxati berilgan bo'lsa? Til hech qanday sun'iy yangiliklarni yoqtirmaydi. Bu atama o'z ahamiyatini yo'qotsa, u yo'qoladi.

Nega amalda yordamchilar, hujjatlarning bajarilishini nazorat qiluvchi inspektorlar va hatto tarjimonlar vazifalarini bajaradigan kotiblar bor? Chunki nazariya har doim amaliyotdan farq qiladi. Kompaniyalar, ayniqsa kichik kompaniyalar, birinchi navbatda, bir xodimga juda ko'p turli xil mas'uliyat yuklash orqali pulni tejashga intilishadi. Mening hamkasblarimdan biri kotib lavozimiga quyidagi ta'rifni berdi: "boshqa xodimlar qilishni xohlamagan ishni qiladigan odam". Xo'sh, shunday bo'ladi. Bundan tashqari, yuqorida aytib o'tganimizdek, mas'uliyatning nomuvofiqligi ko'pincha ma'lum bir bo'linmani shtat jadvaliga kiritishning mumkin emasligi, shuningdek, ish beruvchilar tomonidan kasbda mavjud bo'lgan darajalarni tushunmasligi bilan bog'liq.

Mas'uliyatni taqqoslash

Keling, ish beruvchining u yoki bu nom bilan nimani anglatishini ko'rib chiqaylik. Buning uchun keling, ish qidirish saytlariga murojaat qilaylik. Keling, "kotiba", "kotib yordamchisi", "menejer yordamchisi", "ofis menejeri" nomli bir nechta reklamalarni tanlaymiz, har bir guruh uchun uchtasini tanlang va bajarilgan vazifalar ro'yxatini solishtiramiz (biz har xil holatlarda takrorlanadigan vazifalarni takrorlamaymiz. bo'sh ish o'rinlari).

Offis menedjeri

Rahbarning ko'rsatmalarini bajarish.
Ofis hayotini qo'llab-quvvatlash.
Rahbarning ish vaqtini rejalashtirishda yordam berish.
Xat yozish va ichki hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish.
Rahbarning mehmonlari va mehmonlarini qabul qilish, uchrashuvlar va muzokaralar tashkil etish.
Ofisda mijozlar bilan muloqot qilish, ular uchun do'stona, qulay muhit yaratish. Muallifning eslatmasi: Ushbu ish beruvchi mijozlarga xizmat ko'rsatish menejeriga pul tejashga qaror qildi.
Reklama liniyasiga kelib tushgan qo'ng'iroqlarni qabul qilish va ularni kerakli bo'limga o'tkazish.
Ofisdagi tartib va tozalikni nazorat qilish.
Hujjatlar va ma'lumotlarni tizimlashtirish va tasniflash, ularni bevosita ijrochilarga etkazish. Muallifning eslatmasi: Bu ofis ishi kabi ko'rinadi? Ammo yo'q, bu vakansiyada u alohida satrda ko'rsatilgan.
Mijozlardan olingan ma'lumotlarni menejerlar e'tiboriga etkazish.
Ofis xodimlaridan kerakli ko'rsatmalar va ma'lumotlarni to'ldirish va ularga etkazish bo'yicha ko'rsatmalarni bajarish.
Yangi xodimlarni ishga qabul qilishda hujjatlarning belgilangan talablarga muvofiq rasmiylashtirilganligini tekshirish. Eslatma: Men buni bilardim, kompaniyada kadrlar bo'yicha xodim yo'q!
Nusxa ko'chirish va ko'paytirish ishlarini bajaring.
Ishonchnomalar berish.
Vaqt jadvallarini saqlash. Muallifning eslatmasi: Albatta, kadrlar bo'yicha ofitser yo'q!
Tadbirkorlik ehtiyojlari uchun mablag'larning sarflanishi bo'yicha hujjatlarni tayyorlash va hisobotlarni tayyorlash.

Kotib

Hujjatlar aylanishini tashkil etish, ish yozishmalarini olib borish.
Rahbarning ko'rsatmalarini bajarish.
Kerakli hujjatlar va hisobotlarni tayyorlash.
Uchrashuvlar, muzokaralar, konferentsiyalar tashkil etish va muvofiqlashtirish.
Ish safarlarini tashkil etish (avia va temir yo'l chiptalariga buyurtma berish, transferlar, mehmonxonalarni bron qilish va boshqalar).
Hamkorlarning kelishini tashkil qilish (mehmonxonani bron qilish, transferlar va boshqalar).
Kiruvchi qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish.
Ofisning ishlashini ta'minlash.
Rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish (ma'lumot qidirish, hisobotlarni tuzish, xom ashyo etkazib beruvchilar bilan muloqot qilish, ko'pincha ingliz tilida).
Pochta va kurerlik xizmatlarini ko'rsatish.
Ichki korporativ hujjatlar aylanishini ta'minlash.
Pochta.
Menejer uchun ma'muriy yordam.
Boshqaruv ko'rsatmalarining bajarilishini nazorat qilish.
Ofis jihozlari bilan ishlash.
Tashkiliy va boshqaruv hujjatlarini tayyorlash.

Kotib yordamchisi

Ofis faoliyatini tashkil etish.
Qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish.
Mehmonlarni qabul qilish.
Uchrashuvlar va muzokaralar tashkil etish.
Ish safarlarini tashkil etish (chiptalarga buyurtma berish va bron qilish, mehmonxonalar, taksilar, vizalarni qo'llab-quvvatlash).
Biznes yozishmalar.
Pochta jo'natish va qabul qilish, ishonchnomalarni berish.
Ofis ishi.
Rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish.
Kuryer xizmati bilan ishlash.
Kompaniya bo'limlari bilan o'zaro aloqa.
Ofisda tartib va do'stona muhitni saqlash.
Direktorning kunlik jadvaliga ma'muriy yordam ko'rsatish.
Ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish va direktor tomonidan boshlangan hujjatlarni tasdiqlash.
Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlash.

Boshqaruvchi yordamchisi

Kirish/chiqish qo'ng'iroqlarini qabul qilish.
Pochta / yozishmalar, biznes yozishmalari bilan ishlash.
Axborotni tahlil qilish, ma'lumotlarni yig'ish, hisobot berish.
Bo'lim boshliqlari bilan aloqa.
Rahbarning ko'rsatmalarini belgilangan muddatlarda bajarish.
Buyurtmalar / ish topshiriqlarining o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish.
Ish safarlarini qo'llab-quvvatlash (vizani rasmiylashtirish, temir yo'l va aviachiptalarni bron qilish, transferlar, mehmonxonalar, tadbirlar, ekskursiyalar).
Korxona rahbariyati tomonidan delegatsiyalar va tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish va qo‘llab-quvvatlash, uchrashuvlar, muzokaralar, taqdimotlar tashkil etish.
Kantselyariya tovarlari iste'molini nazorat qilish, kerak bo'lganda buyurtma berish.
Asl ma'lumotlar va tashkiliy-ma'muriy hujjatlarni ro'yxatga olish va saqlash.
Ofis hayotini qo'llab-quvvatlash.
Ofis ishi, hujjat aylanishi.
Kiruvchi, chiquvchi, ichki hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish.
Menejerning ish kunini rejalashtirishda yordam berish.

Ko'rib turganingizdek, ushbu lavozimlarda ishlaydigan mutaxassislar juda ko'p o'xshash vazifalarni bajaradilar. Ularning barchasi ofis hayotini ta'minlashda, qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatishda, hujjat aylanishini tashkil etishda va menejerning ko'rsatmalarini bajarishda ishtirok etadilar (yoki ishtirok etadilar).

Kotib, kotib yordamchisi va ijrochi yordamchining vazifalari ro'yxatiga qarang. Ular deyarli bir xil. Ehtimol, kompaniyalardan birida yordamchi tahliliy ish bilan shug'ullanishi kerak. Ofis menejeri lavozimi biroz g'ayrioddiy bo'lib, ish beruvchilar undan kadrlar inspektori vazifalarini bajarishni va ishlashni kutishadi. Va, ehtimol, u menejerga yordam berishlari kutilmaydigan yagona odamdir (yoki bu shunchaki reklamada ko'rsatilmaganmi?). Ishonch bilan aytishimiz mumkinki, menejer yordamchisi menejerga yordam berishi kerak, bu uni ofisni "hayotni qo'llab-quvvatlash" zaruratidan xalos qilmaydi.

Xulosa chiqarishdan oldin yana bir parametrga murojaat qilaylik: ish beruvchilar ushbu lavozimdagi mutaxassislarga qanday talablar qo'yadilar (2-jadval).

jadval 2

Ish beruvchi tomonidan ofis menejeri, kotib, kotib yordamchisi, menejer yordamchisiga qo'yiladigan talablar

Offis menedjeri	Kotib	Kotib yordamchisi	Boshqaruvchi yordamchisi
Texnologiya bilan ishlash qobiliyati. Aniqlik, ehtiyotkorlik. Do'stlik. Kotib/administrator/ofis menejeri sifatida ikki yillik tajriba. Ko'p vazifani bajarish qobiliyati. 1C bo'yicha asosiy bilimlarga ega bo'lish maqsadga muvofiqdir	Oliy ma'lumot. Shaxsiy kompyuterlar, orgtexnika, hujjat aylanishi qoidalarini bilish. Samaradorlik, aniqlik, yoqimli ko'rinish. Kotib/ofis menejeri sifatida ikki yillik tajriba. Ko'p vazifani bajarish qobiliyati	Oliy ma'lumot. Ingliz tilini mukammal bilish. Ish tajribasi kamida bir yil. Shaxsiy kompyuterlar va ofis jihozlarining ishonchli foydalanuvchisi. To'g'ri og'zaki va yozma til. Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalarini bilish. Mas'uliyat, mehnatsevarlik, faollik, muloqot qobiliyatlari	Katta kompaniyalarda shaxsiy yordamchi sifatida ishlagan bir yillik tajriba. Ishonchli shaxsiy kompyuter foydalanuvchisi, faol Internet foydalanuvchisi. Stressga chidamlilik, ehtiyotkorlik, savodxonlik, muloqotda moslashuvchanlik, diplomatiya. Taqdim etilgan ko'rinish. Ingliz tili asosiy hisoblanadi. Oliy ma'lumot. Hujjatlarni boshqarish bo'yicha bilim. Aniq va aniq nutq. Jamoada ishlash qobiliyati

Xo'sh, bizning tasodifiy tanlangan ish beruvchilarimiz ofis menejeridan chiroyli ko'rinish va oliy ma'lumotni talab qilmaydi. Bizningcha, ular kotib bilan ofis menejeri o‘rtasida unchalik katta farqni ko‘rmaydilar. Qolgan uchta lavozimga qo'yiladigan talablar, shuningdek, bajariladigan majburiyatlar deyarli bir xil. Faqat menejer yordamchisidan ular shaxsiy yordamchi sifatida ishlash tajribasini xohlashadi, shu bilan birga jamoada ishlash qobiliyatini unutmaydilar (sirr emaski, ko'plab yordamchilar jamoadan ajralib ketishga moyil - ishning o'ziga xos xususiyatlari buni talab qiladi).

Albatta, intervyuda ular mas'uliyatning yarmini yozishni shunchaki "unutib qo'yishgan" va qayerdandir nomzodga yana yigirmalab talablar paydo bo'ladi. Ammo umuman olganda, tendentsiya aniq: ish beruvchi ofis menejerini ofisga, barcha xodimlarga va hatto mijozlarga g'amxo'rlik qiladigan shaxs sifatida ko'radi. Ammo kotib, kotib yordamchisi va menejer yordamchisi o'rtasida unchalik farq yo'q.

Ya'ni, nazariya va bu safar amaliyotdan ajralib chiqdi. Bizga tushunarliki, kotib, aytaylik, texnik funktsiyalarni (hujjatlar bilan ishlash va hokazo) bajarishi kerak, menejer yordamchisi yoki yordamchisi esa murakkabroq funktsiyalarni bajarishi kerak (ish xatlarini yozish, tahliliy sharhlar tuzish va boshqalar). Men mas'uliyat shu tarzda taqsimlangan faqat bitta kompaniyani bilaman. Ammo u ideallar toifasidan. Amalda, bunday bo'linish qoidadan ko'ra ko'proq istisno hisoblanadi.

Menimcha, aksariyat hollarda ish beruvchilar bir nechta funktsiyalarni birlashtirgan mutaxassisni yollash orqali pulni tejashni xohlashadi. Bundan tashqari, shtat jadvaliga qo'shimcha birliklarni kiritish qiyinchilik tug'diradi.

Nima uchun ma'muriy lavozimlarning ushbu guruhining eng keng tarqalgan nomi "kotib"? Birinchidan, chunki u uzoq vaqtdan beri hammaning lablarida bo'lgan. Ikkinchidan, nazariy jihatdan, menejer yordamchisi bo'lim xodimlariga yordam berishdan bosh tortishi mumkin va kotibning boradigan joyi yo'q. Uchinchidan, bu sirli "referent" kimligini hamma ham bilmaydi, shuning uchun terminologiya bilan keraksiz asoratlarni yaratmaslik yaxshiroqdir.

Rahbar yordamchilarini kotib yoki yordamchilardan yuqori qo‘yadigan norasmiy qabul qilingan bo‘linma, aslida, rasmiyatchilik ekani ko‘rinib turibdi. Shubhasiz, "direktor yordamchisi" "direktor kotibi" dan ko'ra hurmatliroq ko'rinadi. Bu, ehtimol, butun farq. Ish beruvchini mehnat daftarchasidagi narsadan ko'ra shaxsiy fazilatlaringiz va ish tajribangiz qiziqtiradi. Albatta, biz lavozimlardagi chalkashliklar bilan tugamaganmiz. Biroq, ular bajaradigan vazifalarning xilma-xilligiga qaramay, ularning lavozimi "kotiba" deb nomlanishidan xavotirda bo'lganlar uchun biz sizga barcha komplekslardan voz kechishingizni maslahat beramiz va kim uchun ishlayotganingizni so'rashganda, g'urur bilan javob bering: "Kotiba. ”

Sevgi va ayollar bilan munosabatlardagi erkak psixologiyasi. Psixologiya, siz erkakka qanchalik sabr-toqat ko'rsatishingiz mumkin

Ushbu maqola ayollarga erkaklar e'tiborini jalb qilish va sevimli bo'lishga yordam beradi. Erkaklarning psixologiyasi sir bo'lishni to'xtatdi!...
Nima uchun erkaklar turmushga chiqishni xohlamaydilar Erkak turmush qurishdan qo'rqadi va sevgilisini tashlab ketadi

Rasmiy nikohga kirish har doim jiddiy qadamdir va bu er-xotinning o'zaro xohishiga aylanishi juda muhimdir. Ammo erkaklar ...
Insonning xarakterini poyabzal bilan aniqlang

Poyafzaldan va ularni kiyish usulidan odam haqida ko'p narsalarni bilib olishingiz mumkin. Odamning fe'l-atvori va tuflisi o'rtasidagi yozishmalar haqida...
Ishontirish san'ati: uni qanday o'rganish kerak

Biror kishini haq ekanligingizga ishontirish unchalik qiyin emas. Lekin boshlanuvchilar uchun odamlar bizni umuman tinglashlari uchun sharoit yaratish yaxshi fikr....
Yangi xodimni jamoaga moslashtirish strategiyalari Yangi jamoaga qanday tezda ko'nikish mumkin

Yangi ish joyiga to'liq moslashish uchun mutaxassisga bir yarim oydan bir yilgacha vaqt kerak (bu birinchi bo'lganlar uchun...
Yosh yigit bilan munosabatlar Agar sevgilisi 10 yoshga kichik psixologiya bo'lsa

Salom aziz Samprosvetbyulleten blogining o'quvchilari! “Men bir yosh yigit bilan uchrashaman, bizda kuchli kimyo bor. Menda...

2023-10-24 03:28:03

Xotinni qanday tanlash bo'yicha maslahatlar Yaxshi xotinni qanday aniqlash va uni tanlash

U har bir qadamini onasi bilan muvofiqlashtirishga odatlangan va hali ham onasining etagiga yashirinishga moyil, bunga tayyor bo'ling ...
2023-10-24 03:28:03

Ijobiy fikrlash. Tashqi yoki ichki? Kognitiv yo'nalish Psixologiyada tashqi va ichki jihatlar

Zamonaviy dunyoda ikki xil odamlar bor - o'ziga tayanadiganlar va...

2023-10-24 03:28:03

O'zaro munosabatlar psixologiyasi: erkaklar va ayollar o'rtasidagi idrokdagi farqlar

2 Tanlangan Biz hammamiz atrofimizdagi dunyoni ko'rish, eshitish va his-tuyg'ular orqali idrok qilamiz. Psixologlar buni aniqladilar ...
2023-10-24 03:28:03

Erkaklar uchun foydali maslahatlar

Yaqinda men sevganidan nafratga aylanmaslik uchun ayol nima qilmasligi kerakligi haqidagi maqolani o'qib chiqdim. VA...

2023-10-24 03:28:03

Odamlar qaysi ayollarni sevib qolishadi, qaysi ayollarni uzoq vaqt sevib qolishadi?

Ayol tabiatan monogam va faqat bitta yolg'iz erkakka muhtoj, lekin bunga ehtiyoj bor...
2023-10-23 03:23:33

Bo'shashgan tvorogni qanday saqlash kerak?

Uzoq muddatli saqlash muddati yo'q. Ushbu mahsulotni bir necha vaqt ichida iste'mol qilish tavsiya etiladi ...

2023-10-23 03:23:33

Jigarrang shakar haqida eng qiziqarli narsa

Ularning o'rnini zamonaviy mahsulotlar egalladi: tozalanmagan va tozalanmagan qamish shakar, karamellangan kristallar va boshqalar....
2023-10-23 03:23:33

Viktoriya Bekxem: hayotda o'z o'rningizni qanday topish mumkin

Viktoriya Bekxem - britaniyalik qo'shiqchi, model, aktrisa va dizayner. Internetda ham mumkin...

2023-10-23 03:23:33
Yangi tug'ilgan chaqaloqlar uchun Hipp choyi

Chaqaloqlar dastlab tashqi sharoitlarga moslashmagan ovqat hazm qilish tizimi bilan tug'iladi:...
2023-10-23 03:23:33
Muqaddas Epiphany suvi haqida nimalarni bilishingiz kerak Jamoatda suvni qanday olish mumkin

Muqaddas suv eng katta pravoslav ziyoratgohidir, u har doim Rabbiyga ishongan masihiyning uyida mavjud.
2023-10-22 03:16:15
Ayollar uchun oltin zanjirlarning moda to'quvi

Ushbu maqolada: Zanjirning to'quv turi uning tashqi ko'rinishini, shuningdek, zargarlik buyumlarining mustahkamligini belgilaydi. Ustida...
2023-10-22 03:16:15
Ayollar uchun oltin zanjirlar to'quv navlari

Internetda siz kumush zanjirlar va bilaguzuklarni to'qishning ko'plab nomlari va turlarini topishingiz mumkin....
2023-10-22 03:16:14
Jamoatda bolalarni suvga cho'mdirish

Chaqaloqni suvga cho'mdirish yoki suvga cho'mdirmaslik abadiy savol bo'lib, har kim o'z farzandi uchun nima yaxshi bo'lishini o'zi hal qiladi. BILAN...
2023-10-22 03:16:14
Yangi tug'ilgan chaqalog'ingizni do'stlaringiz va oilangizga qachon ko'rsatishingiz mumkin?

Bugungi kunda ko'plab ota-onalar katta buvilarimizdan meros bo'lib qolgan xurofotlarga ishonishda davom etmoqdalar. Ular...
2023-10-24 03:28:03
Sevgi va ayollar bilan munosabatlardagi erkak psixologiyasi. Psixologiya, siz erkakka qanchalik sabr-toqat ko'rsatishingiz mumkin

Ushbu maqola ayollarga erkaklar e'tiborini jalb qilish va sevimli bo'lishga yordam beradi. Erkaklarning psixologiyasi to'xtaydi ...

2023-10-24 03:28:03

Nima uchun erkaklar turmushga chiqishni xohlamaydilar Erkak turmush qurishdan qo'rqadi va sevgilisini tashlab ketadi

Rasmiy nikohga kirish har doim jiddiy qadamdir va bu er-xotinning o'zaro xohishiga aylanishi juda muhimdir....
2023-10-24 03:28:03

Insonning xarakterini poyabzal bilan aniqlang

Poyafzaldan va ularni kiyish usulidan odam haqida ko'p narsalarni bilib olishingiz mumkin. Shaxsning xarakteri va uning...

Kotiblarning zamonaviy toifalari

Kasbning tarixi

Kotibning majburiyatlari

Kotibga qo'yiladigan talablar

Kotib rezyume namunasi

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin

Kotib ish haqi

Tushunchalarni tushunish

Biz normativ hujjatlarni o'rganamiz

Mas'uliyatni taqqoslash

Offis menedjeri

Kotib

Kotib yordamchisi

Boshqaruvchi yordamchisi

Tasodifiy maqolalar

Reklama

Kod

Meros olish

Vasiylik

Pensiya

Yangi

Mashhur