Що мені заважає в роботі, що допомагає. Як впоратися з лінощами та втомою? Неконструктивний соціальний клімат

Щоранку, приходячи в офіс, ми потрапляємо в ситуацію, де всі навколо ніби змовилися, щоб відволікати один одного від виконання своїх робочих обов'язків. Хвилин 20 ми присвячуємо спілкуванню з подружками, ще півгодини — кава-брейку, а там кілька хвилин у Мережі фотографії десертів і котиків не можуть чекати. Зрештою, справа не завершується, хоча не вимагала величезних сил чи часу. "Як же так? Адже я була на роботі!» — думаєш ти.

Будь-які поради провідних коуча, які займаються тайм-менеджментом, стверджують, що на певні завдання нам потрібна низка довгих відрізків часу. Наприклад, скласти важливий звіт — це три години робочого часу, і їх треба присвятити роботі без перерв та спілкування з колегами чи начальством. До речі, це пояснює звичку деяких співробітників приходити раніше чи йти пізніше — тим часом нам ніхто не заважає працювати.

Уявлення не маю, скільки працюють мої співробітники. Я просто знаю, що вони роблять те, що потрібно.

Джейсон Фрід називає дві ключові проблеми, які відволікають нас від роботи: М&M — це менеджери та заходи, то він їх називає. Завдання менеджерів полягає в тому, щоб постійно запитувати тебе: «Які успіхи з важливим партнером? Як йдуть справи?". І ми відразу починаємо розповідати про успіхи або частіше ми говоримо: «Ну, якраз закінчую». Але все це найменше зло нашої роботи. Найгірше це збори. Джейсон Фрід називає збори «жахливим, токсичним, здатним проводити час на роботі». Невже збори та менеджери справді впливають на роботу в позитивний бік? Принаймні, коли їх стає занадто багато, безперечно ні.

Популярне

Джейсон Фрід пропонує кілька способів позбутися негативного впливу М&M:

Організувати час, коли колеги не заважатимуть один одному працювати. Наприклад, «мовчазний четвер», коли після полудня всі займатимуться своєю роботою, не відволікаючись на сторонні питання, пошту, соціальні мережі та збори. Дивно, але навіть за півдня якісної роботи можна встигнути набагато більше, ніж за кілька днів роботи у звичному режимі.

Перекласти всі збори в онлайн. Без п'ятихвилинок на очікування, поплескування по плечу та інших корпоративних ритуалів: ми можемо читати повідомлення в той час і в тому порядку, яке зручне кожному співробітнику.

І, як каже Джейсон Фрід, найрозумніша поведінка — скасування непотрібних зборів. Звичайно, відмовитися зовсім від подібних заходів неможливо, але зменшити кількість, щоб підвищити якість — ідея блискуча! Тоді кожен співробітник матиме більше часу на виконання своєї роботи і розподілятиме цей час згідно індивідуального плану.

Збори у нас трапляються рідко. Я ненавиджу їх. Це просто втрата часу і, до того ж, дорога. Воно займає не одну годину, а цілих десять, тому що ви відриваєте від роботи 10 людей.

Одним із чинників ефективної роботи колективу є забезпечення у ньому нормального морально-психологічного клімату. Про його свідчить взаємна підтримка людей, відсутність між ними постійних конфліктів, відкрите обговорення розбіжностей та інших важких питань, небажання переходити на нове місце. Краще щоб колектив був різноманітним, складався з несхожих людей.

Працездатний колектив повинен мати оптимальний розмір. Чим більше людей, тим складніше їм спілкуватися один з одним та досягати згоди з ключових питань.

Важлива риса здорового колективу – чіткість цілей. Кожен повинен добре уявляти собі, яких результатів треба прагнути, ясно розуміти і розділяти цілі колективу. І тоді люди шукатимуть компроміс між особистими та колективними інтересами, щоб, задовольнивши свої потреби, зробити внесок у спільну справу.

На результативність колективу впливає також виконання певних і стандартів поведінки, яких можна віднести чесність, компетентність, професіоналізм, етичні норми.

Важливе значення у забезпеченні ефективності роботи колективу має збереження у ньому нормального морально-психологічного клімату.

Головні ознаки сприятливого морально-психологічного клімату:

1) довіра та висока вимогливість членів групи один до одного;

2) доброзичлива та ділова критика;

3) вільне вираження власної думки під час обговорення питань, що стосуються всього колективу;

4) відсутність тиску керівників на підлеглих і визнання їх права приймати значні групи рішення;

5) достатня поінформованість членів колективу про його завдання та стан справ при їх виконанні;

6) задоволеність приналежністю до колективу;

7) високий ступінь емоційної включеності і взаємопомочі в ситуаціях, що викликають стан фрустрації (обману, розладу, руйнування планів) у будь-кого з членів колективу;

8) прийняття на себе відповідальності за стан справ у групі кожним з її членів та ін.

Також у роботі колективу виділяють 10 факторів, що перешкоджають ефективній роботі.

1) Непридатність керівника.

Керівництво - це, можливо, найважливіший чинник, визначальний якість роботи колективу. Керівник, який хоче застосовувати колективний підхід чи якому бракує вміння використовувати цей стиль керівництва, придушить будь-яку ініціативу, спрямовану створення колективу. Хороший керівник завжди звертає особливу увагу і показує особистим прикладом того, як доводити питання до повного вирішення.

2) Некваліфіковані працівники.

Якщо членам колективу не вистачає елементарних навичок, навряд чи будуть отримані корисні результати. Потрібно домогтися поєднання професійних і людських якостей, які в сукупності тільки дозволяють успішно справлятися з роботою. Потреби тих чи інших якостях неоднакові у різних колективах.

3) Неконструктивний клімат.

Часто виявляється, що в колективі об'єднані люди з різним минулим, з дуже різними ціннісними установками та життєвими планами. Чи віддані співробітники завданням колективу – ось одна з ознак позитивного клімату. Відданість колективу потрібно розвивати свідомо, оскільки вона рідко виникає сама по собі, поки кожен із співробітників особисто не вирішить спрямувати свою енергію на колективні цілі. Якщо між співробітниками виникають розбіжності, то про них краще сказати. Коли важливі питання залишаються невисловленими, клімат у колективі стає оборонним – люди приховують свої погляди, воліючи бути зручними, а не природними.

4) Нечіткість цілей.

Якщо немає ясного бачення мети, то як наслідок окремі члени колективу не можуть зробити свій внесок у загальний успіх. Навіть коли цілі зрозумілі всім, важливо знайти компроміс між особистими та колективними інтересами. Ефективний колектив дає можливість кожному співробітнику задовольнити свої особисті інтереси та зробити внесок у реалізацію колективних.

5) Низькі результати роботи.

У деяких колективах є позитивний клімат та ефективне керівництво, але не вистачає наполегливості для виконання завдання. Через війну результати виявляються низькими, попри загальну компетентність. Ціль групової роботи - отримати відчутні результати, що відповідають потребам організації. Якщо навіть у колективі гарний моральний клімат, але низькі результати, він не виправдовує свого існування.

6) Неефективність способів роботи.

У хорошому колективі методи роботи відточені настільки, що вони стають неформальною, але суворою дисципліною. Люди навчаються застосовувати якісні критерії до своїх засідань. Окремі співробітники набувають особистих навичок, які отримують визнання та використовуються в колективі. На засіданнях панує дух компетентності і рідко буває нудно. Колектив швидко рухається вперед і підтримує високий темп, але при цьому високий рівень особистої уваги та простота спілкування забезпечують розробку всіх питань, що стосуються справи.

7) Нестача відкритості та конфронтація.

У деяких колективах утворюється певна змова, коли люди та події не аналізуються критично. Тут гальмується вільний потік суджень та коментарів до створення доброзичливого мікроклімату. Члени колективу можуть перешкоджати відкритості з кількох причин: Чемність: члени колективу вважають, що громадський етикет виключає конфронтацію. Побоювання “втратити обличчя”: людям здається, що критика з боку колег може призвести до падіння їхнього авторитету. Небажання “розгойдувати човен”: співробітники вважають, що критика оголює слабкості та підриває моральний клімат. Недолік кваліфікації: члени колективу розуміють переваги ретельного аналізу, але не відчувають у собі вміння конструктивно проводити його; їм не вистачає необхідного вміння аналізувати та проводити індивідуальні зіставлення.

8) Нерозвинені працівники.

Ефективна робота колективу має зводити воєдино вміння всіх співробітників. За інших рівних умов найбільші можливості мають колективи з високим рівнем індивідуальних здібностей. Здібності можуть не залежати від освіти, кваліфікації та досвіду. Інші менеджери мають, здавалося б, всі необхідні знання та навички, проте їм ніколи не вдається досягти помітних результатів. А в інших освітній рівень буває низьким, і на перший погляд здається, що їм не вистачає управлінських навичок, але, незважаючи на це, їхні справи йдуть неймовірно успішно.

9) Низькі творчі здібності.

Ефективний колектив здатний генерувати творчі ідеї та здійснювати їх. Багато що залежить від складної схильності до нововведень, що важко піддається опису. Деякі організації змогли досягти того, що робота там захоплює, і в таких випадках життя буквально б'є ключем. Занудливе повторення безглуздих завдань лише збільшує розчарування, придушує життєві сили, ентузіазм та творчість. З організаційної точки зору це небезпечно, оскільки позбавляє систему творчого потенціалу та посилює опір змінам.

10) Неконструктивні відносини коїться з іншими колективами.

По роботі зазвичай доводиться мати справу з іншими колективами, але іноді якість такої взаємодії низька. Досить часто зв'язки незадовільні, загальних цілей не вистачає. Лідеру колективу відводиться особлива роль у зміцненні зв'язків з іншими колективами, і він може зробити багато для запобігання ворожості та виникнення співробітництва.

Ефективна робота тішить як начальника, вона підвищує якість життя співробітника. Кожній людині важливе почуття задоволеності від недаремно прожитого дня. Адже якщо ви виконуєте роботу, яка вам подобається, цікава, це впливає на ефективність роботи.

У 20 столітті критерієм ефективності була здатність чітко виконувати поставлені завдання. На цьому була побудована система навчання – ви навчаєтесь 5 років, глибоко вивчаєте предмет і потім застосовуєте свої знання на практиці. І зараз це також залишається мрією багатьох начальників - співробітник, який виконує свої обов'язки. Однак останнім часом, в силу постійно мінливих зовнішніх умов, технологій, кризи і т.д, така модель все менше підходить для розвитку бізнесу. Дедалі більше HR-менеджерів починають дивитися як знання, а й здатність людини до навчання. Співробітник має бути не тільки ефективним, а й ініціативним, мотивованим, розумним, здатним привнести свою логіку у вирішення поставлених завдань.

Що дозволяє досягти мотивації у роботі? Безумовно, інтерес до справи, роботи, якою ви займаєтесь. Однак, для реалізації інтересу важливим критерієм є емоційна безпека простору на роботі - дружня атмосфера, прийняття ініціативи співробітників. Абрахам Маслоу у своїй роботі "Самоактуалізація особистості" описав принципи появи інтересу у дитини. У випадку, коли поряд знаходиться мама, а мати в дитячому віці - це гарантія безпеки, у дитини мимоволі прокидається інтерес, і вона готова досліджувати навколишній світ. Якщо дитині небезпечно, вона не стане із захопленням грати, доки не опиниться в безпечному місці. Безумовно, у дорослих цей зв'язок від безпеки притуплюється, і часто просто не усвідомлюється. Але невипадково, понад 33% опитаних респондентів на сайті з працевлаштування «Робота у Харкові», на запитання – «Що сприяє ефективній роботі?» Головним критерієм назвали «дружня обстановка у колективі». Наступною за згадкою в опитуванні, але навіть великою за значимістю якістю, що впливає на ефективність, є самоорганізація. Близько 25% опитаних поставили цю якість на перше місце. Як би ви не були мотивовані отримати велику оплату, або обійняти високу посаду, без організації своїх зусиль важко кудись просунутися. І тут також на перше місце стає мотивація та здатність подолати внутрішній опір. Самоорганізація пов'язана з активною життєвою позицією, з розумінням роботи як важливу частину свого життя. Від того, наскільки ви пов'язуєте свою роботу з життєвими цілями, стільки ви і вкладатимете у вдосконалення себе на роботі.

Наступний рівень ефективної роботи передбачає управління своїм часом та планування. І тут все залежить від вашого складу характеру – частини претендентів важливим є можливість планувати свій час та свої завдання (19%), а частини – отримувати чіткі рекомендації та завдання від начальства (теж 19%). І в тому, і в тому випадку ефективна робота передбачає ефективне планування - ви можете це робити самостійно або за допомогою свого керівника.

Ефективна робота складається з багатьох факторів, і їх набір може бути індивідуальним. Всі люди різні і мотивацією можуть бути найнесподіваніші речі, але варто шукати ту роботу, де ці фактори будуть максимально враховані, і тоді робота буде сперечатися і приносити задоволення.

На будь-якій роботі ми завжди стикаємося з тим, що нам заважають виконувати нашу безпосередню роботу. Це можуть бути колеги в офісі або співробітники з іншого підрозділу. Навіть якщо ви станете індивідуальним підприємцем і працюватимете одні, вам все одно хтось постійно заважатиме працювати.

ЩО ЗАВАЖАЄ ЕФЕКТИВНО ПРАЦЮВАТИ

Уявіть собі, що ви сидите та робите заготовлений план на день. А тут вам починають додавати одне доручення за іншим. Проблема ускладнюється, якщо над вами працює кілька керівників, кожен із яких може звернутися до вас особисто. Ні про яку продуктивність у такому разі говорити не доводиться, тому що наш з вами мозок – це однозадачна машина. І водночас може працювати тільки над одним завданням чи проектом.

Особливо заважає у роботі - включений вконтакт, скайп, аська та стільниковий телефон. Усі фахівці, які досліджують можливості мозку підтверджують – людина не може робити два деа одночасно; людина також не може продуктивно працювати у стані стресу або коли його постійно висмикують із робочого процесу нарадами, зборами та кава-брейками.

Відволікати може і колега, яка вирішила у вас щось спитати. Не кажучи вже про якісь заходи. Наприклад, у місцевому технопарку часто трапляються цікаві події. Але якщо відвідувати кожне з них – то часу для роботи майже не лишиться.

Або ще приклад. Я почитаю лекції у місцевому університеті. Позаминулого тижня мене запросили на збори в розпал робочого дня. Минулого тижня запропонували пройти диспансеризацію.

ОХОРОНІТЬ СВОЮ РОБОТУ

Колеги обов'язково заважатимуть вам працювати. Вони роблять це не спеціально, але якщо погоджуватися з усім, що вони пропонують, то можна вдень і вночі ходити флюорографіями, здавати аналізи крові і сидіти на контрпродуктивних зборах.

Коли я почав працювати вдома як індивідуальний підприємець, я зіткнувся зі стіною нерозуміння серед близьких мені людей. Не розуміють вони, що мені, як і всім людям, потрібно багато і наполегливо працювати, щоб завтра отримати визначні результати.

Щоб вам не заважало працювати, потрібно намагатися захиститися від зовнішніх перешкод. Мені добре допомагає чітка постановка планів. Зараз я можу собі дозволити відволіктися від роботи. Але намагаюся це зробити лише після того, як виконано оптимальний план та досягнуто потрібних результатів за день.

Коли фактори, що відволікають, превалюють на робочому місці, це занадто дратує і не дає сконцентруватися. Все наше життя складається із днів, дні з хвилин. З коротких, але регулярних 10-хвилинних відволікань у сумі може вийти досить тривалий період. Нам треба пам'ятати, що життя занадто коротке, щоб дозволити собі марнувати його.

Якщо людина постійно відволікається, вона буде змушена плестися за загальною масою. І ні в кого не виникне бажання зупинитися та почекати. Тому що у цьому житті кожен грає за себе. Ніхто не шкодуватиме відстаючого, адже він сам обрав свою тактику.

Що заважає людині досягати мети?

Відволікаючі моменти стають складною перешкодою по дорозі до досягнення мети. Непотрібні рухи змушують нас витрачати час, а мета все ж примарна. Необов'язкові речі забирають багато сил, але людські ресурси не безмежні. У результаті, проробивши стільки провідних маніпуляцій, що ні до чого не ведуть, ми відчуваємо величезну втому, але головне завдання залишилося так і не зворушеним. Чи знаєте ви, що існує кілька областей, де відволікаючі моменти можуть бути усунені або зведені до мінімуму?

Позбавтеся шкідливих звичок

Для того, щоб продуктивно працювати, людському тілу необхідно багато енергії. Варто лише відмовитися від більшості шкідливих звичок, і ви помітите, як життя переходить на якісно новий рівень. Не принижуйте ефект від впливу водних процедур, фізичних вправ, відпочинку та правильного збалансованого харчування. Все перелічене вище має стати неодмінним атрибутом щоденного розпорядку. Не забувайте про повноцінний сон, звикайте відходити до сну в той же час і не захаращуйте зону для відпочинку електронними гаджетами.

Для самоорганізації та правильного розподілу ресурсів ви можете скористатися послугами персонального тренера, який розробить вам індивідуальну програму і навчить шукати мотивацію.

ТБ - головне джерело сміття

Виключіть із свого життя телевізор, який вважається головним передавачем сміття для нашої свідомості. Принаймні, обладнуючи своє робоче місце, ви завжди можете «забути» взяти з собою цю скриньку. Якщо ви часто працюєте вдома, відправте телевізор у найвіддаленішу кімнату. Цей трюк, як правило, добре працює.

Тиша допомагає зосередитися

Як часто ми помічаємо, що працюємо, як на автопілоті? Всюди какофонія звуків, ледь помітна мова, озвучення текстових повідомлень, радіо, факс, що безперервно працює. Як зосередитись у цьому потоці звуків? І варто нам почути свій улюблений хіт на радіохвилі, як ми негайно перемикаємо на нього свою увагу. Але першою і найважливішою дією має бути аж ніяк не прослуховування пісні. Вольовим рішенням ми повинні наказати собі стати і вимкнути приймач.

Отже, ми дійшли висновку, що повинні тримати ситуацію під контролем і позбутися більшої частини відволікаючих звуків. Написання доповіді буде набагато легше і продуктивніше, коли наш мозок порине в стан тиші. Подумайте над цим, коли ваш проект має чіткі терміни здачі.

Розвантажте день наперед

Дуже добрим прийомом не відволікатися є встановлений на день розклад. Тайм-менеджмент ефективніший, коли перед очима на папері розписані пріоритети та невідкладні справи. Подумайте про те, що в офісі є дуже багато доручень, покладених на вас, які в принципі ви робити не повинні. Зафіксуйте це та уникайте їх надалі.

Скільки часу ви витрачаєте на вислуховування проблем своїх товаришів по службі, на читання електронної пошти та на відповіді клієнтам по телефону? Ви це робили завжди, бо так звикли. Але тепер настав час зайнятися своїми важливими та пріоритетними справами. І нехай хтось із колег стукає у двері вашого кабінету з черговою неймовірною історією. Ви завжди можете послатися на зайнятість, адже у списку важливих справ ще не викреслено половину позицій.

Організуйте своє робоче місце

Як ми пам'ятаємо, в організації ефективного робочого процесу бичем та головним гальмом є постійні невмотивовані перерви. Але варто правильно підготувати своє робоче місце, позбутися зайвих фотографій, кольорових гравюр та яскравих дрібничок, як перерви зменшаться самі собою. Очі більше не блукають по стіні, вишукуючи милі дрібниці і постійно відволікаючись.

Переконайтеся, що кабінет досить чистий та повністю провітрений. Свіже повітря необхідне вашим думкам. Запасіться питною водою і легким перекушуванням - у такому разі голод і спрага не будуть додатково відволікати вас.

Усуньте доступ до особистої електронної пошти

Ваше робоче місце майже ідеально підготовлене, залишилося виключити найбільший відволікаючий аспект офісного працівника - комп'ютер із включеною поштою та чатами. Ви постійно відволікатиметеся, відповідаючи на повідомлення, яким просто не буде кінця і краю. Особливо вас відволікатимуть звукові сигнали. Навіть якщо в цьому повідомленні не буде нічого важливого, ваша цікавість візьме гору. Тому намагайтеся вимкнути всі чати та соціальні мережі.

Якщо ви вели важливе ділове листування, встановіть на свій гаджет спеціальний додаток, що блокує соціальні сайти. Для інтересу ви можете контролювати час, який ви витрачаєте на відвідування тих чи інших ресурсів, встановивши програму, що фіксує вашу веб-діяльність.

Встановіть час

Якщо встановити чіткі часові інтервали виконання тієї чи іншої завдання, можна помітно підвищити ефективність роботи. Тому вранці, коли плануватимете розпорядок, поруч із графою важливих справ на сьогодні прокресліть невелику колонку. У ній ви зафіксуєте час, що потрібно витратити виконання завдання. Не критично, якщо ви трохи запізнитеся з вашим графіком, він служить виключно для вашої орієнтації та допомоги з майбутнім плануванням.

Зачиніть двері

Стівен Кінг, великий майстер жахів – не лише визнаний геній у своєму жанрі, а й сумлінний та плідний письменник. В одній зі своїх книг він дає читачеві таку пораду: «Якщо ви не можете зробити щось буквально, робіть це в переносному». Попередьте всіх, що будете зайняті протягом якогось часу і наполегливо попросіть вас не турбувати. Так ваш робочий час буде присвячено лише роботі. Вимкніть телефон або поставте його на беззвучний режим. Таким чином, ніякі дії ззовні не встануть між вами та виконанням важливого завдання.

Управління завданнями

Таку важливу навичку, як управління завданнями, вчать на курсах лідерства. Лише кілька простих правил помітно спростять та прискорять робочий процес. Дробіть масштабні завдання на дрібніші частини. Адже, як відомо, ніхто не зможе з'їсти слона за один укус. Усуньте зі свідомості страхи і побоювання, скажіть собі, що їх не існує, і це лише плід вашої уяви.

Якщо ваша робота, навпаки, перевантажена дрібними справами, зберіть їх одне цільне завдання. Для цього відсортуйте дії аналогічного характеру та виконуйте їх один за одним системно. Відсортуйте грошові перекази, введення рахунків у систему або телефонні дзвінки окремо. Спочатку виконайте всі переклади, потім розберіться з рахунками, та й після займіться дзвінками. Втім, ваша власна послідовність може бути іншою.

Додаткова година для роботи

Одна додаткова година, що ви витратите на роботу, приїхавши раніше за всіх або затримавшись понаднормово, дозволить вам виконати набагато більше справ. До того ж, виїхавши на годину раніше, можливо, ви заощадите час, який могли б провести в пробці.